Meer efficiëntie in Quote-to-Cash met Dynamics 365 Sales

Artikel
06/10/2024

Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management gebruikt twee keer wegschrijven om te integreren met Dynamics 365 Sales. In Supply Chain Management versie 10.0.34 en hoger is deze mogelijkheid verbeterd om een meer naadloze offerteprocesstroom tussen de twee systemen te bieden. Het zorgt dus voor minder contactmomenten, meer efficiëntie en meer transparantie. Deze wijzigingen zijn alleen bedoeld voor gebruik in de context van de integratie van Quote-to-Cash tussen Sales en Supply Chain Management.

Oorsprong en eigendom verkoopoffertes

Zowel Supply Chain Management als Sales slaan de oorsprong- en eigendomsinformatie voor elke offerte op en tonen deze.

De oorsprong geeft aan welk systeem een offerte oorspronkelijk heeft gemaakt. De mogelijke waarden voor het veld Oorsprong zijn Supply Chain Management en Dynamics 365 Sales. De waarde wordt ingesteld wanneer de offerte wordt gemaakt en is daarna alleen-lezen.
Eigendom geeft aan welk systeem momenteel eigenaar van een offerte is. Het geeft aan welk systeem eigenaar is van de verwerking van de levenscyclus van een offerte en welk systeem updates voor de offerte mag uitvoeren gedurende de levenscyclus. De mogelijke waarden van het veld Eigendom zijn Gebaseerd op oorsprong, Dynamics 365 Sales en Supply Chain Management.
- Op basis van de oorsprong : de oorsprongswaarde bepaalt de eigenaar.
- Dynamics 365 Verkoop: de offerte wordt verwerkt via de levenscyclus van Verkoop.
- toeleveringsketen Management : de offerte wordt verwerkt gedurende de levenscyclus van toeleveringsketen Management.

Wanneer de functionaliteit Levenscyclus van offertes integreren is ingeschakeld in Supply Chain Management, worden de velden Oorsprong en Eigendom zichtbaar voor offertes. Het veld Oorsprong werkt dan als volgt:

Offertes die zijn gemaakt in Supply Chain Management hebben als waarde voor Oorsprong de optie Supply Chain Management.
Offertes die in Sales zijn gemaakt, hebben als waarde voor Oorsprong de optie Dynamics 365 Sales.

Informatie over oorsprong en eigendom bekijken in Supply Chain Management

Volg in Supply Chain Management deze stappen om de oorsprong- en eigendomsinformatie voor een verkoopofferte te bekijken.

Ga naar Verkoop en marketing > Verkoopoffertes > Alle offertes.
Volg één van deze stappen:
- Zoek de offerte in het raster en controleer de waarden in de kolommen Oorsprong en Eigendom.
- Open de offerte om de details weer te geven. Open het sneltabblad Verkoopoffertekoptekst en controleer in de sectie Offerteaanmaak de waarden in de velden Oorsprong en Eigendom.

Oorsprong- en eigendomsinformatie weergeven in Sales

In Sales wordt informatie over oorsprong en eigendom weergegeven in de sectie Integratie van de pagina Offerte.

Bovendien worden in het berichtgedeelte van de pagina Offerte informatieve berichten weergegeven die het eigendom van Supply Chain Management aangeven. Gebruikers weten dus dat ze beperkte controle hebben over de geselecteerde verkoopofferte en dat ze bepaalde acties niet kunnen uitvoeren. Voor offertes die eigendom zijn van Sales wordt geen bericht getoond.

Voor offertes die eigendom zijn van Supply Chain Management wordt het volgende informatiebericht weergegeven:

Deze offerte is geen eigendom van Dynamics 365 Sales

Voor offertes die eigendom zijn van Supply Chain Management én actief zijn, wordt het volgende gecombineerde bericht weergegeven:

Alleen-lezen De status van dit record: Actief
Deze offerte is geen eigendom van Dynamics 365 Sales

Scenario 1: Er wordt een verkoopofferte gemaakt en vervolgens geactiveerd in Sales

De volgende stappen laten zien wat er gebeurt als u in Sales een verkoopofferte maakt en activeert.

Een gebruiker maakt een koptekst voor een verkoopofferte in Sales.
Sales stelt het veld Oorsprong in op Dynamics 365 Sales, het veld Eigendom op Gebaseerd op oorsprong en het veld Status op Concept.
Het systeem synchroniseert de nieuwe verkoopoffertekoptekst via tweemaal wegschrijven met behulp van de entiteit Dynamics 365 Sales-offertekoptekst ( offertes).

Notitie

De entiteit Dynamics 365 Sales-offertekoptekst (offertes) stelt het veld Oorsprong in op Dynamics 365 Sales. De waarde wordt niet gesynchroniseerd vanuit Dataverse, maar wordt rechtstreeks ingesteld op basis van de gebruikte entiteit. Omdat de entiteit Dynamics 365 Sales-offertekoptekst (offertes) alleen moet worden gebruikt in de context van een Sales-integratie, wordt aangenomen dat alle invoegingen afkomstig zijn van Sales.
Wanneer de offerte binnenkomt in Supply Chain Management, krijgt deze als Status de waarde Gemaakt.

Notitie

Het veld Status in Sales wordt alleen door Sales gebruikt en het veld Status in Supply Chain Management wordt alleen door Supply Chain Management gebruikt. De twee velden Status verschillen van elkaar en kunnen verschillende waarden hebben. De waarde voor Status van Supply Chain Management wordt weergegeven als de Status verkoopofferte in Sales (op het tabblad Integratie van de offerte).
Een verkoopofferte heeft als Status de waarde Concept in Sales en Gemaakt in Supply Chain Management, maar gebruikers van beide systemen kunnen er regels aan toevoegen, uit verwijderen en in aanpassen. Alle wijzigingen worden tussen de twee systemen gesynchroniseerd. Omdat het eigendom echter bij Sales ligt, kunnen gebruikers die in Supply Chain Management werken de offertekoptekst niet verwijderen of gedurende de gehele levenscyclus ervan verwerken.
Wanneer de offerte klaar is om naar de klant te worden verzonden, activeert een Dynamics 365-gebruiker deze. Door activering wordt de offerte alleen-lezen in Sales en wordt een gebeurtenis voor het verzenden van een offerte in Supply Chain Management geactiveerd.
- Als de functie Aan Dynamics 365 Sales-integratie gerelateerde gebeurtenissen verwerken is uitgeschakeld, wordt de gebeurtenis voor het verzenden van een offerte onmiddellijk en volledig verwerkt in Supply Chain Management. Eerst wordt het offertejournaal gemaakt in Supply Chain Management en wordt de waarde voor Status van de verkoopofferte in Supply Chain Management bijgewerkt naar Verzonden. Daarna wordt de waarde voor Status van de verkoopofferte in Sales bijgewerkt naar Actief.
- Als de functie Aan Dynamics 365 Sales-integratie gerelateerde gebeurtenissen verwerken is ingeschakeld en in uitvoering is, wordt een deel van de gebeurtenis voor het verzenden van een offerte om de status bij te werken onmiddellijk verwerkt terwijl het offertejournaal in batchmodus wordt gemaakt. Eerst wordt de waarde voor Status van de offerte in Supply Chain Management bijgewerkt naar Verzonden. Daarna wordt de waarde voor Status van de verkoopofferte in Sales bijgewerkt naar Actief en wordt een aanvraag om het offertejournaal in Supply Chain Management te maken naar een berichtenwachtrij verzonden. Als die aanvraag wordt opgepikt door de berichtenwachtrijprocessor, wordt het verkoopoffertejournaal gemaakt. Zie Gebeurtenissen met betrekking tot Sales-integratie verwerken voor meer informatie.
Wanneer de verkoopofferte in Supply Chain Management de Status-waarde Verzonden heeft en Sales het eigendom heeft, worden de gegevens van de verkoopofferte alleen-lezen in Supply Chain Management.
Sales verwerkt de verkoopofferte gedurende de hele levenscyclus ervan en relevante gebeurtenissen activeren de juiste updates voor de gekoppelde Supply Chain Management-offerte.

Scenario 2: Er wordt een verkoopofferte gemaakt en verzonden in Supply Chain Management

De volgende stappen laten zien wat er gebeurt als u in Supply Chain Management een verkoopofferte maakt en verzendt.

Een gebruiker maakt een koptekst voor een verkoopofferte in Supply Chain Management.
Supply Chain Management stelt het veld Oorsprong in op Supply Chain Management en het veld Eigendom op Gebaseerd op oorsprong.
Wanneer de nieuwe verkoopoffertekoptekst wordt ingevoegd in Dataverse vanuit de entiteit Dynamics 365 Sales-offertekoptekst (offertes), wordt de waarde voor Oorsprong gesynchroniseerd. Deze wordt daardoor ingesteld op Supply Chain Management. De synchronisatie van de waarde voor Oorsprong gaat in één richting: alleen van Supply Chain Management naar Dataverse. Wanneer de verkoopofferte eenmaal in Dataverse is, is deze toegankelijk in Sales, waar de Reden van status op In uitvoering is en de Status Concept.
Een verkoopofferte heeft als Status de waarde Concept in Sales en Gemaakt in Supply Chain Management, maar gebruikers van beide systemen kunnen er regels aan toevoegen, uit verwijderen en in aanpassen. Omdat het eigendom echter bij Supply Chain Management ligt, kunnen gebruikers die in Sales werken de offerte niet verwijderen of gedurende de gehele levenscyclus ervan verwerken. Daarom krijgen gebruikers die de offerte vanuit de pagina Offerte in Sales openen, het volgende bericht:

Deze offerte is geen eigendom van Dynamics 365 Sales
Als de offerte klaar is om naar de klant gestuurd te worden, roept een gebruiker in Supply Chain Management de functionaliteit offerte verzenden genereren aan. Deze functionaliteit maakt het verkoopoffertejournaal en werkt de Status van de offerte bij naar Verzonden. De nieuwe Status wordt vervolgens gesynchroniseerd met Sales. Daardoor wordt de Status van de verkoopofferte bijgewerkt naar Actief in Sales.

Notitie

De functie Aan Dynamics 365 Sales-integratie gerelateerde gebeurtenissen verwerken maakt niets uit voor dit scenario, omdat de verkoopofferte vanuit Supply Chain Management is verwerkt.
Wanneer een verkoopofferte in Sales de Status Actief heeft, zorgt de standaardlogica van Sales ervoor dat de offertegegevens in de gebruikersinterface (UI) van Sales als alleen-lezen worden weergegeven. Voor offertes met Oorsprong Supply Chain Management en Eigendom Gebaseerd op oorsprong kunnen gebruikers die in Sales werken de knoppen Order maken, Sluiten, Herzien of Verwijderen niet gebruiken. Gebruikers die deze offertes vanuit de pagina Offerte in Sales openen, krijgen het volgende bericht:

Alleen-lezen De status van dit record: Actief
Deze offerte is geen eigendom van Dynamics 365 Sales
Supply Chain Management verwerkt de verkoopofferte gedurende de hele levenscyclus ervan en relevante gebeurtenissen activeren de juiste updates voor de gekoppelde Sales-offerte.

Voorbeeld van een geïntegreerde werkstroom voor verkoopoffertes

Deze sectie geeft een voorbeeld van een geïntegreerde werkstroom voor verkoopoffertes in het volgende scenario:

De functie Levenscyclus van verkoopoffertes integreren met Dynamics 365 Sales is ingeschakeld.
De verkoopofferte wordt gemaakt in en is eigendom van Sales. (Met andere woorden: de Oorsprong is Dynamics 365 Sales en de waarde voor Eigendom is Gebaseerd op oorsprong.)

Dit voorbeeld lijkt op het eerste scenario uit de vorige sectie. Het biedt echter meer details over de statuswaarden en beperkingen die van toepassing zijn op de verkoopofferte in elk systeem.

Stap 1: De verkoopofferte maken

Het proces begint wanneer een gebruiker een verkoopofferte maakt in Sales. In Sales is de Reden van status In uitvoering en de Status is Concept. De nieuwe offerte wordt gesynchroniseerd met Supply Chain Management, waar de Status wordt weergegeven als Gemaakt. Omdat het eigendom bij Sales ligt, kan de offerte niet worden verzonden, verloren, geannuleerd, bevestigd of verwijderd uit Supply Chain Management. Gebruikers kunnen de verkoopofferte echter wel bewerken in Supply Chain Management.

De volgende tabel geeft een overzicht van de initiële statuswaarden van de verkoopofferte in elk systeem en de beperkingen die van toepassing zijn.

	Sales (eigenaar)	Supply Chain Management
Statuswaarde	concept	Geschapen
Waarde statusreden	In uitvoering	Niet van toepassing
Levenscyclusbeperkingen	Geen	De offerte kan niet worden verzonden, verloren, geannuleerd, bevestigd of verwijderd.
Gegevensbeperkingen	Geen	Geen

Notitie

In deze tabel (en de andere tabellen in deze sectie) geeft 'Geen' aan dat de beperkingen dezelfde zijn als die van toepassing zijn wanneer de functie Levenscyclus van verkoopoffertes integreren met Dynamics 365 Sales is uitgeschakeld.

Stap 2: De verkoopofferte activeren

Wanneer de offerte klaar is om naar de klant te worden verzonden, activeert de gebruiker deze in Sales. In Sales wordt de Reden van status bijgewerkt naar In uitvoering en de Status naar Actief. Als gevolg hiervan wordt de offerte alleen-lezen in de Sales UI.

De bijgewerkte offerte wordt gesynchroniseerd met Supply Chain Management, waar de Status wordt bijgewerkt naar Verzonden. Omdat het eigendom bij Sales ligt, kan de offerte niet worden verzonden, verloren, geannuleerd, bevestigd of verwijderd uit Supply Chain Management. Vanwege de Status en het eigendom zijn gegevens in de verkoopofferte nu alleen-lezen in Supply Chain Management.

De volgende tabel geeft een overzicht van de statuswaarden van de verkoopofferte in elk systeem en de beperkingen die van toepassing zijn.

	Sales (eigenaar)	Supply Chain Management
Statuswaarde	Actief	Gezonden
Waarde statusreden	In uitvoering	Niet van toepassing
Levenscyclusbeperkingen	Geen	De offerte kan niet worden verzonden, verloren, geannuleerd, bevestigd of verwijderd.
Gegevensbeperkingen	Geen	Gegevens zijn alleen-lezen.

Stap 3: De verkoopofferte herzien

Als er wijzigingen nodig zijn nadat een offerte is geactiveerd, moet de offerte worden herzien vanuit het systeem waarvan de offerte eigenaar is. In dit geval ligt het eigendom bij Sales.

Wanneer een offerte wordt herzien, maakt Sales er een kopie van. Het werkt de inmiddels verouderde offerte bij, zodat deze de Status Gesloten krijgt en de Reden van status Herzien wordt. De nieuwe kopie heeft de Status Concept en de Reden van status wordt In uitvoering.

De nu verouderde offerte wordt gesynchroniseerd met Supply Chain Management, waar de Status wordt weergegeven als Herzien. De nieuwe offerte wordt ook gesynchroniseerd met Supply Chain Management, waar de Status wordt weergegeven als Gemaakt. Omdat het eigendom bij Sales ligt, kan de offerte niet worden verzonden, verloren, geannuleerd, bevestigd of verwijderd uit Supply Chain Management.

De volgende tabel geeft een overzicht van de statuswaarden van de nu verouderde (herziene) en nieuwe verkoopoffertes in elk systeem en de beperkingen die van toepassing zijn.

	Herziene offerte in Sales (eigenaar)	Nieuwe offerte in Sales (eigenaar)	Herziene offerte in Supply Chain Management	Nieuwe offerte in Supply Chain Management
Statuswaarde	Gesloten	concept	Herziene	Geschapen
Waarde statusreden	Herziene	In uitvoering	Niet van toepassing	Niet van toepassing
Levenscyclusbeperkingen	Geen	Geen	De offerte kan niet worden verzonden, verloren, geannuleerd, bevestigd of verwijderd.	De offerte kan niet worden verzonden, verloren, geannuleerd, bevestigd of verwijderd.
Gegevensbeperkingen	Geen	Geen	Gegevens zijn alleen-lezen.	Geen

Stap 4: De verkoopofferte sluiten

Wanneer een gebruiker een geactiveerde verkoopofferte in Sales sluit, wordt gevraagd een van de volgende redencodes te selecteren om een reden op te geven:

De offerte is herzien
De offerte is verloren.
De offerte is geannuleerd.

Notitie

Redencodes worden niet gesynchroniseerd tussen de systemen voor verloren en geannuleerde gebeurtenissen in Supply Chain Management.

De volgende tabel geeft een overzicht van de statuswaarden en beperkingen die van toepassing zijn in Sales wanneer een verkoopofferte wordt gesloten in Sales om elk van de gebruikelijke redenen.

Resultaat	Status	Reden van status	Levenscyclusbeperkingen	Gegevensbeperkingen
Offerte gesloten	Gesloten	Herziene	Geen	Geen
Offerte gesloten	Gesloten	Kwijt	Geen	Geen
Offerte gesloten	Gesloten	Geannuleerd	Geen	Geen

De volgende tabel geeft een overzicht van de statuswaarden en beperkingen die van toepassing zijn in Supply Chain Management wanneer een verkoopofferte wordt gesloten in Sales en daarna wordt gesynchroniseerd met Supply Chain Management.

Resultaat	Status	Levenscyclusbeperkingen	Gegevensbeperkingen
Offerte herzien	Herziene	De offerte kan niet worden verzonden, verloren, geannuleerd, bevestigd of verwijderd.	Geen
Offerte verloren	Kwijt	De offerte kan niet worden verzonden, verloren, geannuleerd, bevestigd of verwijderd.	Geen
Offerte geannuleerd	Geannuleerd	De offerte kan niet worden verzonden, verloren, geannuleerd, bevestigd of verwijderd.	Geen

Variatie op stap 4: Een verkooporder maken op basis van de offerte

Wanneer een gebruiker een verkooporder maakt op basis van een geactiveerde verkoopofferte in Sales, worden de volgende gebeurtenissen geactiveerd in Supply Chain Management.

De Status van de verkoopofferte wordt bijgewerkt naar Bevestigd en het offertebevestigingsjournaal wordt gegenereerd.
De verkooporder die in Sales is gemaakt, wordt gesynchroniseerd en komt beschikbaar in Supply Chain Management.
Supply Chain Management koppelt de nieuwe verkooporder aan de bijbehorende verkoopofferte, zodat gebruikers hiertussen kunnen navigeren.

De volgende tabel geeft een overzicht van de statuswaarden en beperkingen die van toepassing zijn in Sales wanneer een verkooporder wordt gemaakt op basis van een verkoopofferte in Sales.

Resultaat	Status	Reden van status	Levenscyclusbeperkingen	Gegevensbeperkingen
Offerte binnengehaald	Won	Won	Geen	Geen
Verkooporder gemaakt	Actief	Nieuw	Geen	Geen

De volgende tabel geeft een overzicht van de statuswaarden en beperkingen die van toepassing zijn in Supply Chain Management wanneer een verkoopofferte is gemaakt op basis van een verkoopofferte in Sales en daarna is gesynchroniseerd met Supply Chain Management.

Resultaat	Status	Levenscyclusbeperkingen	Gegevensbeperkingen
Journaal voor bevestiging van offerte gemaakt	Won	De offerte kan niet worden verzonden, verloren, geannuleerd, bevestigd of verwijderd.	Gegevens zijn alleen-lezen.
Verkooporder gemaakt	Openen	Geen	Geen

Delen via