Artikelversies beheren
Via artikelversies kunt u updates voor uw kennisartikelen beheren zonder de live of gepubliceerde artikelen te verstoren. Door primaire en secundaire versies van een kennisartikel te maken kunt u de artikelen up-to-date houden met de meest recente informatie terwijl u wijzigingen bijhoudt tijdens de levenscyclus van uw producten en services. Als uw artikel grote wijzigingen bevat of is gebaseerd op een nieuwe functie, kunt u het beste een grote versie maken. Als het artikel kleine wijzigingen bevat of niet gebaseerd is op een wijziging in de functionaliteit, kunt u overwegen een kleine versie te maken.
Versiebeheer helpt u nauwkeurige records bij te houden van de functies die uw organisatie biedt en laat u zo nodig teruggaan naar vorige versies.
Een nieuwe versie maken
Ga in Field Service naar Instellingen>Kennisbeheer>Kennisartikelen.
Selecteer het artikel waarvoor u een nieuwe versie wilt maken.
Selecteer in de opdrachtbalk Hoofdversie maken of Subversie maken.
De nieuwe versie van uw artikel bevat dezelfde inhoud, informatie en machtigingen als de huidige versie. Het veld Primair versienummer of Secundair versienummer wordt automatisch bijgewerkt met het nieuwe versienummer.
Notitie
U kunt geen wijzigingen in de velden Primair versienummer, Secundair versienummer, Taal of Openbaar nummer van artikel aanbrengen wanneer u een nieuwe primaire of secundaire versie van een artikel maakt.
Breng wijzigingen aan in de nieuwe versie. U kunt de artikeltitel, inhoud, trefwoorden en beschrijving, bijwerken om eventuele wijzigingen in de producten, services of functies aan te geven.
De nieuwe versie beoordelen en publiceren
Als u klaar bent met het aanbrengen van wijzigingen, kunt u de nieuwe versie van uw artikel de standaardartikelwerkstroom laten doorlopen. Wanneer u klaar bent met beoordelen en gereed bent om te publiceren, selecteert u op de werkbalk Meer opdrachten (⋮) >Publiceren en kiest u hoe en wanneer u uw nieuwe versie wilt publiceren. U kunt de nieuwe versie onmiddellijk publiceren, plannen om deze later te publiceren of als een concept laten om deze later handmatig te publiceren. Meer informatie: Kennisartikelen publiceren.
Artikelversies beheren
Uw artikelversies beheren betekent verschillende versies van elk artikel publiceren en archiveren om zo accuraat mogelijke informatie te bieden aan uw klanten en interne werknemers. Houd er rekening mee dat er slechts één versie van een artikel tegelijk kan worden gepubliceerd. Het is belangrijk om de wijzigingen bij te houden die in elke versie zijn aangebracht en om versies op het juiste moment te publiceren.
U kunt een eerdere versie verwijderen of archiveren. Een artikelversie verwijderen is permanent en kan niet ongedaan worden gemaakt. U kunt niet teruggaan naar die versie van het artikel, dus zorg ervoor dat u de gegevens niet nodig hebt. Het is een goed idee om lokaal een back-up van alle versies die u verwijdert te maken.
Gearchiveerde versies zijn alleen-lezen. U kunt alle gearchiveerde versies bekijken door de weergave op de pagina Kennisartikelen te wijzigen in Gearchiveerde artikelen.
Selecteer in het Knowledge Base-artikel het tabblad Samenvatting.
Selecteer in de sectie Verwante Informatie het pictogram Verwante versies om een lijst met alle primaire en secundaire versies van het artikel weer te geven.
Selecteer in de lijst Verwante versies de versie die u wilt beheren.
Selecteer op de opdrachtbalk Naar prullenbak verplaatsen om de versie te verwijderen of Archiveren om de versie te archiveren.
Wanneer dit wordt gevraagd, selecteert u OK.