Exporteren naar een dynamisch Excel-werkblad

Dit artikel is van toepassing op Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) versie 9.1 met behulp van de oude webclient. Als u Unified Interface gebruikt, werken uw apps hetzelfde als Unified Interface voor modelgestuurde Power Apps. Voor de Power Apps-versie van dit artikel, zie: Exporteren naar een dynamisch Excel-werkblad

Exporteer gegevens naar een Office Excel-werkblad zodat gebruikers de nieuwste Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises)-informatie krijgen wanneer ze het werkblad weergeven. Stel dat een CEO van uw bedrijf de belangrijke informatie krijgt die hij of zij nodig heeft zonder door Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) te hoeven navigeren, maar door slechts de Excel-koppeling op het bureaublad te openen. U kunt maximaal 100.000 records tegelijkertijd exporteren.

Belangrijk

De regionale instellingen van uw besturingssysteem (in Windows, Configuratiescherm>Regio) en de taal van uw Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises)-organisatie en landinstelling (Instellingen>Beheer>Systeeminstellingen>tabblad Indelingen>Huidige indeling) moeten hetzelfde zijn. Als dit niet het geval, leidt het vernieuwen van dynamische gegevens met de optie Vernieuwen vanuit CRM er mogelijk toe dat gegevens worden gewijzigd.

Gegevens exporteren naar een dynamisch Excel-werkblad

U kunt niet voor alle Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises)-recordtypen gegevens exporteren naar een dynamisch werkblad in Excel. Als u deze optie niet ziet, is de optie niet beschikbaar voor die record.

1. Open een lijst met records.

2. Selecteer op de opdrachtbalk Exporteren naar Excel>Dynamische werkblad.

3. Configureer onder Algemene taken de kolominstellingen en kies vervolgens Exporteren.

4. Klik op Opslaan en sla vervolgens het .xlsx-bestand op. Noteer de locatie waar u het bestand opslaat.

   Notitie

   Als u het gegevensbestand later gaat bewerken, wordt het aanbevolen dat u het bestand opslaat voordat u het opent. Anders kan het volgende foutbericht worden weergegeven: Er kunnen geen documenten meer worden geopend of opgeslagen, omdat er onvoldoende geheugen of schijfruimte beschikbaar is.

   Als u het probleem wilt oplossen, doet u dit:

   1. Open Excel en ga naar Bestand>Opties>VertrouwenscentrumInstellingen vertrouwenscentrum>Beveiligde weergave.
      2. Schakel onder Beschermde weergave de selectievakjes uit voor alle drie de items.
      3. Selecteer vervolgens OK>OK.

      We bevelen sterk aan dat u het gegevensbestand opslaat en vervolgens opent, in plaats van de beschermde weergave uit te schakelen, waardoor uw computer gevaar kan lopen.

5. Open Excel en open vervolgens het xlsx-bestand dat u in de vorige stap hebt opgeslagen.

6. Als de beveiligingswaarschuwing Externe gegevensverbindingen zijn uitgeschakeld wordt getoond, klikt u op Inhoud inschakelen.

7. Als u de gegevens in het bestand wilt vernieuwen, selecteert u op het tabblad Gegevens de optie Alles vernieuwen>Alles vernieuwen.

   Als er een waarschuwingsbericht wordt weergegeven waarin wordt aangegeven dat de webquery geen gegevens heeft opgeleverd, selecteert u OK. Het Excel-bestand wordt blanco weergegeven. Volg de stappen zoals beschreven in om de waarschuwing op te lossen De gegevens verdwijnen nadat ik het geëxporteerde dynamische Excel-bestand heb vernieuwd.

   Notitie

   • Als u dynamische gegevens wilt weergeven en vernieuwen, moet Microsoft Dynamics 365 for Outlook zijn geïnstalleerd. Als het al is geïnstalleerd en geconfigureerd, klikt u op Vernieuwen vanuit CRM en meldt u zich aan bij Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises). Als u niet opnieuw wilt worden gevraagd om u aan te melden, klikt u op E-mailadres en wachtwoord opslaan in de Aanmeldingspagina.
   • Als u een telefoonnummer hebt dat begint met + of –, bijvoorbeeld +1-123-456-7890, en u het dynamische werkblad vernieuwt, wordt het telefoonnummer niet goed weergegeven in het telefoonnummerveld.
   • Als u dit probleem wilt voorkomen, gebruikt u een spatie of haakjes (), als volgt: +1 123-456-7890 of +1 (123)-456-7890

Tips

• U kunt een dynamisch Excel-bestand per e-mail verzenden of opslaan als een gedeeld bestand als de ontvangers zich in hetzelfde domein bevinden als u. Wanneer ontvangers het dynamische bestand openen, zien zij de gegevens waarvoor ze in Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) over weergavemachtiging beschikken. Zij zien dus mogelijk andere gegevens dan u.

• Sommige systeemweergaven (zoals Accounts: laatste 3 mnd geen campagneactiviteiten) kunnen alleen worden geëxporteerd naar een statisch Excel-werkblad.

• In Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) worden geldwaarden naar Excel geëxporteerd als getallen. Als u na het exporteren de gegevens wilt indelen als valuta, raadpleegt u het Excel Help-onderwerp Getallen weergeven als valuta.

• De datum- en tijdwaarden die u ziet in Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises), worden als Alleen datum weergegeven wanneer u het bestand exporteert naar Excel, maar de cel toont zowel de datum als de tijd.

• Als u wijzigingen gaat aanbrengen en het bestand weer in Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) gaat importeren, houd er dan rekening mee dat beveiligde, berekende en samengestelde velden (zoals Volledige naam) alleen-lezen zijn en niet in Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) kunnen worden geïmporteerd. U kunt deze velden in Excel bewerken maar wanneer u de gegevens terug importeert in Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises), worden deze velden niet bijgewerkt. Als u deze velden, zoals de naam van een contactpersoon, wilt bijwerken, wordt aanbevolen dat u die weergave gebruikt om uw gegevens bij te werken, ze bijwerkt in Excel en ze weer in Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) importeert om wijzigingen aan te brengen.

Privacyverklaring

Als u Microsoft Dynamics 365 (online) gebruikt, wordt tijdens het exporteren naar een statisch werkblad een lokale kopie van de geëxporteerde gegevens gemaakt en opgeslagen op uw computer. De gegevens worden overgebracht van Dynamics 365 (online) naar uw computer via een beveiligde SSL-verbinding en er wordt geen verbinding onderhouden tussen deze lokale kopie en Dynamics 365 (online).

Wanneer u exporteert naar een dynamisch werkblad of een draaitabel, wordt een koppeling onderhouden tussen het Excel-werkblad en Dynamics 365 (online). Steeds wanneer een dynamisch werkblad of draaitabel wordt vernieuwd, wordt u geverifieerd bij Dynamics 365 (online) met uw gebruikersreferenties. U kunt die gegevens bekijken waarvoor u toestemming hebt.

Een beheerder bepaalt met beveiligingsrollen of de gebruikers van uw organisatie toestemming hebben om gegevens naar Excel te exporteren.

Zie ook

Gegevens exporteren naar Excel