Hoe Customer Insights - Journeys onderdrukkingslijsten gebruikt voor de bezorging van e-mails
Een onderdrukkingslijst is een krachtige backend-tool die ervoor zorgt dat uw verzendreputatie gezond blijft. Met onderdrukkingslijsten voorkomt u dat e-mails naar schadelijke ontvangers worden verzonden.
In dit artikel worden de soorten schadelijke adressen besproken en wordt vervolgens beschreven hoe onderdrukkingslijsten voorkomen dat uw e-mails deze adressen bereiken.
Adressen van geadresseerden die van invloed zijn op uw verzendreputatie
Adressen met permanente retourzending
Door het verzenden van frequente e-mails naar hard-bounced, ongeldige e-mailadressen worden externe spamfilters gewaarschuwd voor mogelijk spamgedrag. Deze waarschuwingen zijn van invloed op de plaatsings- en leveringsresultaten voor uw inbox. Het versturen van meerdere harde bounces naar dezelfde e-mailprovider in dezelfde batch kan er zelfs toe leiden dat de e-mailprovider een afzender volledig blokkeert, wat gevolgen kan hebben voor geldige ontvangers.
Adressen die uw e-mail als spam markeren (feedbacklus/spamklacht)
Een ander type adres dat u beter kunt vermijden, is een e-mailadres dat uw e-mails als spam heeft gemarkeerd, of met andere woorden, een e-mailadres waarover klachten zijn ontvangen. Het blijven verzenden van e-mails naar een persoon die uw e-mailcampagnes als spam heeft gemarkeerd, heeft een negatieve invloed op uw verzendreputatie en labelt u als spambron. Bovendien zijn e-mails die spamklachten of feedbackloops genereren, doorgaans gericht aan ontvangers die uw e-mails niet willen ontvangen, of zelfs aan ontvangers die zich nooit hebben aangemeld voor uw mailing.
Tijdelijk retourgezonden e-mails
Het versturen van e-mails naar adressen die voortdurend soft bouncen, kan ook schadelijk zijn voor uw reputatie als verzender. Als u weet dat een e-mail meerdere keren achter elkaar is teruggestuurd, heeft het geen zin om nog meer e-mails te sturen. Vijf opeenvolgende pogingen om e-mails te verzenden naar hetzelfde e-mailadres die resulteren in een tijdelijk niet-bezorgd bericht (soft bounce), zorgen ervoor dat het e-mailadres wordt toegevoegd aan de onderdrukkingslijst, wat gelijk is aan een permanent niet-bezorgd bericht (hard bounce).
Hoe de back-end onderdrukkingslijsten werken
Een onderdrukkingslijst is een geautomatiseerde back-endtool die uw verzendreputatie beschermt.
- Wanneer klanten e-mails gaan versturen, controleert het systeem automatisch of er e-mailadressen van de ontvangers op de onderdrukkingslijst staan. Vervolgens worden e-mails naar deze adressen geblokkeerd.
- De onderdrukkingslijst werkt op basis van het type bounce of feedbackloop/spamklacht dat ons platform ontvangt van het e-mailsysteem van de externe ontvanger. Legitieme e-mailadressen worden niet geblokkeerd. De onderdrukkingslijst functioneert op e-mailadresniveau, niet op niveau van contactpersoon of potentiële klant.
De lijst is onderverdeeld in drie werkingsbereiken:
Onderdrukking van retourzending
E-mailadressen waar berichten permanent niet worden bezorgd, worden verzameld en opgeslagen in de onderdrukkingslijst. Het harde bounce-gedeelte van de onderdrukkingslijst is een lijst per organisatie. In de lijst wordt cumulatieve informatie uit verzendstatistieken van organisaties opgeslagen, waardoor de lijst breed en betrouwbaar is.
Ook e-mailadressen die via soft bounce worden verzonden, kunnen op deze onderdrukkingslijst staan. Na vijf opeenvolgende mislukte pogingen om op hetzelfde e-mailadres te bezorgen, worden ook adressen waar berichten tijdelijk niet worden bezorgd, toegevoegd aan de onderdrukkingslijst. Meer informatie over weigeringsredenen en categorieën vindt u hier: Bounce-categorieën voor e-mail
Om de lijst up-to-date te houden, bewaart de back-endtool informatie over hard bounce-adressen gedurende 180 dagen (ongeveer zes maanden). In zeldzame gevallen kan een hard-bounced adres weer geldig worden.
Onderdrukking van spamklachten (feedbacklus)
In de onderdrukkingslijst met spamklachten wordt informatie opgeslagen over spamklachten (feedbacklus-rapporten) die zijn ontvangen over een specifieke organisatie. Hiermee wordt voorkomen dat er e-mails naar deze adressen worden verzonden. Spamklachten worden niet alleen opgeslagen voor de specifieke organisatie die een klacht heeft ontvangen. Vermeldingen voor spamklachten in de onderdrukkingslijst verlopen niet automatisch.
Patroononderdrukking
Patroononderdrukking is een handmatige lijst die wordt bijgehouden door de deliverability engineers. Het bevat domeinen of e-mailadressen waarnaar het wellicht niet verstandig is om e-mails te versturen. Test bijvoorbeeld mailboxen die nooit e-mails lezen of domeinen die tijdelijke of wegwerp-e-mailadressen hosten. Dergelijke mailboxen en domeinen zijn voor iedereen toegankelijk en als u hiernaar verzendt, kan dat schadelijk zijn voor uw verzendreputatie.
Vervaldatum bij onderdrukking
Een e-mailadres dat op de onderdrukkingslijst is geplaatst, heeft een standaardvervaldatum. Verloop betekent dat het e-mailadres na die datum automatisch uit de onderdrukkingslijst wordt gehaald en dat u weer e-mails naar dat adres kunt sturen.
De vervaldatum wordt stapsgewijs naar voren verschoven. Hoe vaker een e-mailadres wordt onderdrukt, hoe langer het duurt voor het e-mailadres zijn volgende vervaldatum bereikt. In de onderstaande tabel ziet u het verband tussen het aantal keren dat een e-mailadres is onderdrukt en de lengte van de onderdrukkingsperiode.
| Aantal keren onderdrukt | Onderdrukkingsperiode |
|---|---|
| Eerste keer | 7 dagen |
| Tweede keer | 14 dagen |
| Derde keer | 30 dagen |
| Vierde keer of vaker | 180 dagen |
E-mailadressen verwijderen
Adressen die in aanmerking komen voor schrapping:
- E-mailadressen met een zachte bounce, waarbij het onderliggende probleem dat de bounce veroorzaakt, is opgelost.
- Permanent teruggezonden e-mailadressen die hetzelfde domein hebben als het verzendende domein.
- Bijvoorbeeld: Van admin@contoso.com Aan: John.Doe@contoso.com Het adres John.Doe@contoso.com waar permanent geen berichten worden bezorgd, komt in aanmerking voor verwijdering uit de lijst omdat de gebruiker eigenaar is van het domein contoso.com en de ontvanger als 'intern' wordt beschouwd. De gebruiker kan bevestigen dat de reden voor de harde bounce al is verholpen.
In aanmerking komende e-mailadressen hebben een automatische vervaldatum, waardoor het e-mailadres uit de onderdrukkingslijst wordt verwijderd zodra de datum aanbreekt. Elke keer dat hetzelfde e-mailadres op de onderdrukkingslijst komt, wordt de standaard vervaltijd verlengd.
Notitie
E-mailadressen die zijn vermeld vanwege feedbacklus/spamklachten komen nooit in aanmerking voor schrapping uit de lijst vanwege de regelgeving op het gebied van privacy en gegevensbescherming. Om verwijdering van dergelijke e-mails kan alleen worden verzocht door de ontvanger die eigenaar is van het e-mailadres. Afzenders kunnen geen toestemming krijgen om dergelijke adressen te verwijderen.
In aanmerking komende e-mailadressen verwijderen
Verwijder in aanmerking komende e-mailadressen uit de onderdrukkingslijst door naar Contactpersonen te gaan en het tabblad Communicatie te selecteren.
Op het tabblad Communicatie maken e-mailadressen deel uit van een van de volgende categorieën:
- Niet in de onderdrukkingslijst: het e-mailadres staat niet in de onderdrukkingslijst en u kunt e-mails naar dit e-mailadres sturen.
- Op onderdrukkingslijst: het e-mailadres staat in de onderdrukkingslijst vanwege een permanente retourzending (hard bounce) of meerdere tijdelijke retourzendingen (soft bounces). E-mailadressen in deze categorie zijn verwijderbaar. Verwijder deze door Verwijderen uit onderdrukkingslijst te selecteren.
- Permanent geblokkeerd: het e-mailadres staat op de onderdrukkingslijst vanwege een permanent probleem of een directe spamklacht van een ontvanger. E-mailadressen in deze categorie kunnen niet worden verwijderd, omdat ze niet in aanmerking komen voor verwijdering (bijvoorbeeld vanwege spamklachten) of omdat verwijdering het probleem niet oplost en ze weer op de suppressielijst terechtkomen zodra u contact met ze probeert op te nemen (bijvoorbeeld vanwege een ongeldige mailbox).
Meer informatie over de redenen en categorieën voor het niet bezorgbaar zijn van e-mails: Categorieën voor retourzending van e-mail
Belangrijk
U hebt een beperkt aantal pogingen om e-mailadressen te verwijderen. Als u te maken krijgt met veel onderdrukking na het uitvoeren van een reis (bijvoorbeeld honderden of duizenden onderdrukkingen), kunt u een ondersteuningsaanvraag indienen om contact op te nemen met ons bezorgingsteam. Dit is namelijk abnormaal gedrag en vereist nader onderzoek om de hoofdoorzaak van het probleem te achterhalen.
Geef in de ondersteuningsaanvraag de volgende vereiste informatie op:
- Een lijst met de betreffende e-mailadressen (bij het verwijderen is hoofdlettergevoelig, dus als een e-mailadres hoofdletters bevat, geef deze dan door).
- Verantwoording waarom u van mening bent dat elk e-mailadres per ongeluk is vermeld.
- Bewijs dat elk e-mailadres geldig is en kan worden bereikt door een andere e-mailprovider door een schermopname van een dergelijke e-mail te sturen of een kopie door te sturen van een e-mail die u van het desbetreffende e-mailadres hebt ontvangen.
- Maatregelen die zijn genomen om dezelfde bounces voor deze adressen te voorkomen (indien van toepassing).
Daarna zal ons bezorgingsteam de aanvraag beoordelen en bepalen of de adressen in aanmerking komen voor verwijdering.
Fooi
Als er een typefout staat in een e-mailadres dat op de onderdrukkingslijst staat, kunt u het probleem oplossen door het e-mailadres in de contactpersoon te corrigeren. U hoeft dan niet het onjuiste e-mailadres uit de onderdrukkingslijst te verwijderen. Bezorging wordt niet beïnvloed door onjuiste e-mailadressen in de onderdrukkingslijst.
Notitie
Als een e-mailadres van een contactpersoon dat wordt gebruikt in een live reis wordt verwijderd uit een onderdrukkingslijst, worden de wijzigingen van kracht in de volgende iteratie van de reis (als de reis terugkerend is), en niet in de huidige.