Aan de slag met het maken van rapportlay-outs

Business Central wordt geleverd met veel ingebouwde lay-outs die u in uw rapporten kunt gebruiken. Andere lay-outs zijn mogelijk toegevoegd als onderdeel van extensies. Bovendien kunt u uw eigen rapportlay-outs vanuit het niets of op basis van een bestaande lay-out maken.

Notitie

U kunt ook rapportlay-outs gebruiken om inhoud aan e-mailberichten toe te voegen. Rapportlay-outs kunnen helpen tijd te besparen en zorgen voor consistentie door dezelfde inhoud opnieuw te gebruiken wanneer u met uw klanten communiceert. Alleen aangepaste rapportlay-outs van het type Word kunnen met e-mail worden gebruikt. U kunt geen lay-outs van RDLC met e-mail gebruiken. Meer informatie vindt u in Herbruikbare e-mailteksten en lay-outs instellen.

Overzicht van rapportlay-outs

Het kan handig zijn om een rapportlay-out te zien als een bestand dat wordt geïmporteerd en toegewezen aan een rapport. U beheert alle lay-outs in Business Central op vrijwel dezelfde manier, ongeacht het type van de lay-out. Meestal werkt u vanuit de pagina Rapportlay-outs. De lay-outs verschillen vooral in de manier waarop u ze ontwerpt. Elke lay-out is ontworpen met behulp van de software waarop de lay-out is gebaseerd, zoals Word, Excel of SQL Server Report Builder.

Er zijn drie of vier taken betrokken bij het instellen van een lay-out voor een rapport.

1. Kies het type lay-out.
2. Exporteer een kopie van een bestaande lay-out om als uitgangspunt te gebruiken.
3. Breng wijzigingen aan in het lay-outbestand in de juiste toepassing.
4. Voeg het nieuwe lay-outbestand toe aan het rapport.

Belangrijk

Alleen door de gebruiker ingestelde lay-outs kunt u wijzigen of vervangen. U kunt extensielay-outs niet wijzigen of vervangen. Dit zijn lay-outs die afkomstig zijn van een extensie. Op de pagina Rapportlay-outs kunt u zien of een lay-out een extensielay-out of een door de gebruiker ingestelde lay-out is door te kijken in de kolom Extensie. Voor een extensielay-out toont de kolom Extensie informatie over de bronextensie. De kolom Extensie is leeg voor een door de gebruiker ingestelde lay-out.

Meer informatie over het verschil tussen extensielay-outs en door de gebruiker gedefinieerde lay-outs vindt u in Lay-outbronnen.

Aan de slag

Afhankelijk van uw situatie variëren de daadwerkelijke taken. Gebruik de volgende tabel om aan de slag te gaan.

Wat u wilt doen?	Meer informatie
Uitzoeken wat het beste lay-outtype is om te gebruiken voor mijn situatie.	Bepalen welk type lay-out u wilt
Een nieuwe lay-out maken voor een rapport dat is gebaseerd op een kopie van een bestaande lay-out of zelf een geheel nieuwe lay-out maken.	Een nieuwe lay-out maken
Wijzigingen aanbrengen in de lay-out die in een rapport wordt gebruikt	Een lay-out wijzigen
Het huidige lay-outbestand dat in een rapport wordt gebruikt, vervangen door een nieuwe versie van het lay-outbestand.	Een lay-out vervangen
De huidige lay-out die door een rapport wordt gebruikt, wijzigen in een andere lay-out.	De lay-out instellen die door een rapport wordt gebruikt
De naam en beschrijving van een lay-out wijzigen.	De naam van een lay-out wijzigen

Bepalen welk type lay-out u wilt

De eerste taak bij het maken van een lay-out is beslissen welk lay-outtype u wilt. U kunt kiezen uit de lay-outtypen Word , Excel en RDLC. Uw keuze is afhankelijk van hoe u wilt dat het gegenereerde rapport eruitziet. Bovendien hangt het af van uw kennis van de software voor het maken van de lay-out, zoals Word, Excel en SQL Server Report Builder.

• Excel-lay-outs zijn over het algemeen het gemakkelijkst te maken en aan te passen, omdat de functies voor het samenvatten van gegevens, het toevoegen van afbeeldingen en het opmaken, veelgebruikte Excel-functies zijn.
• Niet alle rapporten hebben een gegevensset die geoptimaliseerd is voor gebruik met een Excel-lay-out. Samenvoegingen en complexe berekeningen werken bijvoorbeeld het beste met RDLC- of Word-lay-outs. Hetzelfde geldt voor documenten.
• Als u alleen stijlwijzigingen aanbrengt, zoals wijzigingen in lettertype, grootte en kleuren, is een Word-lay-out een goede keuze.
• De mogelijkheden voor het toevoegen en herschikken van gegevensvelden zijn geavanceerder in Word- en RDLC--lay-outs dan in Excel-lay-outs.
• Word- en RDLC-lay-outs zijn een goed keuze voor rapporten die uiteindelijk worden afgedrukt.
• De algemene grondslagen voor Word- en RDLC-lay-outs lijken op elkaar. Elk type heeft echter bepaalde ontwerpfuncties die bepalen hoe het gegenereerde rapport eruitziet in Business Central. Daarom kan hetzelfde rapport er anders uitzien, afhankelijk van of een Word- of een RDLC-lay-out wordt gebruikt.

Een nieuwe lay-out maken

Er zijn verschillende methoden om een nieuwe lay-out te maken. De eenvoudigste methoden zijn het gebruik van een kopie van een bestaande lay-out. Bij deze methoden kunt u de bestaande lay-out direct opslaan als kopie of exporteren en vervolgens in een nieuwe lay-out importeren. Een andere, meer geavanceerde manier is om een lay-out helemaal opnieuw zelf te maken.

Bestaande lay-out opslaan als kopie

Het kopiëren van een bestaande lay-out is een snelle manier om een nieuwe lay-out te maken die hetzelfde is als een bestaande lay-out. U kunt vervolgens wijzigingen aanbrengen door de nieuwe lay-out te exporteren.

1. Kies het pictogram , voer Rapportlay-outs in en kies de gerelateerde koppeling.

   Op de pagina Rapportlay-outs worden alle lay-outs weergegeven die momenteel beschikbaar zijn voor alle rapporten.

2. Selecteer de lay-out waarvan u een kopie wilt hebben voor uw nieuwe lay-out en selecteer vervolgens de actie Info bewerken.

   Als u een extensielay-out selecteert, wordt u gevraagd of u een kopie ervan wilt bewerken. Selecteer Ja.

   Fooi

   Om de gewenste lay-out te vinden, gebruikt u het zoekveld, het deelvenster Filter en sorteert u kolommen.

3. Voer in het veld Naam lay-out een nieuwe naam in.

4. Stel de optie Wijzigingen in kopie opslaan in op Aan.

5. Selecteer OK.

   De nieuwe lay-out wordt weergegeven op de pagina Rapportlay-outs.

6. Breng de gewenste wijzigingen aan in de nieuwe lay-out.

Bestaande lay-out exporteren als kopie en importeren als nieuw

1. Kies het pictogram , voer Rapportlay-outs in en kies de gerelateerde koppeling.

   Op de pagina Rapportlay-outs worden alle lay-outs weergegeven die momenteel beschikbaar zijn voor alle rapporten.

2. Selecteer de lay-out waarvan u een kopie wilt hebben voor uw nieuwe lay-out en selecteer vervolgens de actie Lay-out exporteren.

   Het lay-outbestand wordt naar uw apparaat gedownload.

   Fooi

   Om de gewenste lay-out te vinden, gebruikt u het zoekveld, het deelvenster Filter en sorteert u kolommen.

3. Open het lay-outbestand in de juiste toepassing, zoals Word (voor een .docx-bestand) of Excel (voor een .xlsx-bestand).

   Meer informatie:

   • Werken met Word-lay-outs
   • Werken met Microsoft Excel-lay-outs
   • Werken met RDLC-lay-outs

4. Breng de gewenste wijzigingen aan in het bestand en sla ze op.

5. Selecteer op de pagina Rapportlay-outs Nieuw.

6. Stel in het dialoogvenster Nieuwe lay-out voor een rapport toevoegen de volgende velden in.

   Veld	Omschrijving	Verplicht
   Rapport-id	Voer de id in die aan het rapport is toegewezen.	Ja
   Lay-outnaam	Typ een korte beschrijvende naam voor de lay-out zodat u deze gemakkelijk kunt herkennen.	Ja
   Omschrijving	Typ meer gedetailleerde informatie over de lay-out.	Nr.
   Opmaakopties	Stel dit veld in op het type lay-out (bijvoorbeeld Word, Excel of RDLC).	Ja

7. Selecteer OK.

8. Voer een van de volgende stappen uit om het lay-outbestand voor het rapport te uploaden:

   • Sleep het bestand vanuit de bestandsverkenner op uw apparaat naar het dialoogvenster.
   • Selecteer de koppeling klik hier om te bladeren, zoek het bestand en selecteer vervolgens de knop Openen.

   Het geselecteerde bestand wordt geüpload naar de lay-out en u keert terug naar de pagina Rapportlay-outs.

Als u wilt zien hoe het rapport eruitziet met de nieuwe lay-out, selecteert u de lay-out in de lijst en selecteert u vervolgens Rapport uitvoeren.

Geheel nieuw maken

Wanneer u een nieuwe lay-out maakt vanuit een lege lay-out, moet u het geheel ontwerpen. Het lay-outbestand bevat alle rapportvelden die u naar wens kunt toevoegen en rangschikken.

1. Kies het pictogram , voer Rapportlay-outs in en kies de gerelateerde koppeling.

   Op de pagina Rapportlay-outs worden alle lay-outs weergegeven die momenteel beschikbaar zijn voor alle rapporten.

2. Selecteer een lay-out die betrekking heeft op hetzelfde rapport dat u wilt gebruiken voor de nieuwe lay-out.

3. Selecteer Nieuw.

4. Stel in het dialoogvenster Nieuwe lay-out voor een rapport toevoegen de volgende velden in.

   Veld	Omschrijving	Verplicht
   Rapport-id	Voer de id in die aan het rapport is toegewezen.	Ja
   Lay-outnaam	Typ een korte beschrijvende naam voor de lay-out zodat u deze gemakkelijk kunt herkennen.	Ja
   Omschrijving	Typ meer gedetailleerde informatie over de lay-out.	Nr.
   Opmaakopties	Stel dit veld in op het type lay-out (bijvoorbeeld Word, Excel of RDLC).	Ja

5. Schakel de optie Een lege lay-out maken vanuit het rapportobject in.

6. Selecteer OK.

   De nieuwe lay-out verschijnt in de lijst. De lay-out is leeg, maar alle rapportvelden en bijschriften zijn beschikbaar zodat u ze aan de lay-out kunt gaan toevoegen.

7. Nu bent u klaar om te beginnen met het ontwerpen van de lay-out.

Een lay-out wijzigen

Volg deze stappen om een bestaande, door de gebruiker ingestelde lay-out te wijzigen.

1. Kies het pictogram , voer Rapportlay-outs in en kies de gerelateerde koppeling.

   Op de pagina Rapportlay-outs worden alle lay-outs weergegeven die momenteel beschikbaar zijn voor alle rapporten.

2. Selecteer de lay-out die u wilt bewerken en selecteer vervolgens de actie Lay-out exporteren.

   Het lay-outbestand wordt naar uw apparaat gedownload.

   Fooi

   Om de gewenste lay-out te vinden, gebruikt u het zoekveld, het deelvenster Filter en sorteert u kolommen.

3. Open het lay-outbestand in de juiste toepassing, zoals Word (voor een .docx-bestand) of Excel (voor een .xlsx-bestand).

   Meer informatie:

   • Werken met Word-lay-outs
   • Werken met Microsoft Excel-lay-outs
   • Werken met RDLC-lay-outs

4. Breng de gewenste wijzigingen aan in het bestand en sla ze op.

5. Selecteer op de pagina Rapportlay-outs de bestaande lay-out en selecteer vervolgens de actie Lay-out vervangen.

6. Selecteer OK en vervolgens Kiezen om de bestandsverkenner op uw apparaat te openen.

7. Zoek en selecteer het Excel-bestand en selecteer vervolgens Openen.

   Het geselecteerde bestand wordt geüpload naar de lay-out en u keert terug naar de pagina Rapportlay-outs.

8. Als u wilt zien hoe het rapport eruitziet met de nieuwe lay-out, selecteert u de lay-out in de lijst en selecteert u vervolgens Rapport uitvoeren.

Een lay-out vervangen

Volg deze stappen om het bestaande bestand met de door de gebruiker ingestelde lay-out te vervangen door een nieuw bestand.

1. Kies het pictogram , voer Rapportlay-outs in en kies de gerelateerde koppeling.

   Op de pagina Rapportlay-outs worden alle lay-outs weergegeven die momenteel beschikbaar zijn voor alle rapporten.

2. Selecteer de bestaande lay-out en selecteer vervolgens de actie Lay-out vervangen.

3. Selecteer OK en vervolgens Kiezen om de bestandsverkenner op uw apparaat te openen.

4. Zoek en selecteer het Excel-bestand en selecteer vervolgens Openen.

   Het geselecteerde bestand wordt geüpload naar de lay-out en u keert terug naar de pagina Rapportlay-outs.

5. Als u wilt zien hoe het rapport eruitziet met de nieuwe lay-out, selecteert u de lay-out in de lijst en selecteert u vervolgens Rapport uitvoeren.

De naam van een lay-out wijzigen

Volg deze stappen als u de naam en beschrijving van een door de gebruiker ingestelde lay-out wilt wijzigen.

1. Kies het pictogram , voer Rapportlay-outs in en kies de gerelateerde koppeling.

   Op de pagina Rapportlay-outs worden alle lay-outs weergegeven die momenteel beschikbaar zijn voor alle rapporten.

2. Selecteer de lay-out waarvan u de naam wilt wijzigen en selecteer vervolgens de actie Info bewerken.

   Fooi

   Om de gewenste lay-out te vinden, gebruikt u het zoekveld, het deelvenster Filter en sorteert u kolommen.

3. Voer in Naam lay-out een nieuwe naam in.

4. Selecteer OK.

Verwante gegevens

Overzicht van lay-outs van rapporten en documenten
Werken met Word-lay-outs
Werken met Microsoft Excel-lay-outs
Rapporten uitvoeren en afdrukken in Business Central
Werken met Business Central

U vindt hier gratis e-learningmodules voor Business Central