Werken met Microsoft Excel-lay-outs

Microsoft Excel-rapportlay-outs zijn gebaseerd op Excel-werkmappen (.xlsx-bestanden). Hiermee kunt u rapporten maken die vertrouwde Excel-functies bevatten voor het samenvatten, analyseren en presenteren van gegevens zoals formules, draaitabellen en draaigrafieken.

In dit artikel worden enkele belangrijke dingen uitgelegd die u moet weten om aan de slag te gaan met Excel-lay-outs.

Waarom Excel-lay-outs gebruiken?

Voordelen van het gebruik van Excel-lay-outs:

• Interactieve rapporten maken met behulp van visualisaties zoals slicers.
• Onbewerkte gegevens bekijken uit de rapportgegevensset om te begrijpen hoe het rapport werkt en waar de gegevens in visuele elementen vandaan komen.
• Ingebouwde Microsoft Office-functies gebruiken voor nabewerking van weergegeven rapporten, zoals:
  • Werkbladen beschermen
  • Vertrouwelijkheidslabels toepassen
  • Opmerkingen en notities toevoegen
  • Prognose en analyse
• Geïnstalleerde invoegtoepassingen en app-integraties gebruiken, zoals Power Automate-stromen of OneDrive.

Fooi

Wanneer OneDrive de integratie is ingesteld, wordt het Excel-werkmapbestand gekopieerd naar OneDrive en vervolgens online geopend in Excel wanneer u een rapport uitvoert met een Excel-indeling. Zie voor meer informatie Excel-werkmappen en rapportbestanden opslaan in OneDrive

Aan de slag

Er zijn in principe twee taken betrokken bij het instellen van een Excel-lay-out van een rapport:

1. Maak het bestand met de nieuwe Excel-lay-out.
2. Voeg de nieuwe lay-out toe aan het rapport.

Taak 1: het bestand met de nieuwe Excel-lay-out maken

Dit zijn verschillende manieren om een Excel-lay-outbestand voor een rapport te maken.

Vanuit een willekeurig rapport

Volg deze stappen om een Excel-lay-out te maken vanuit een willekeurig rapport, ongeacht het huidige lay-outtype. De Excel-lay-out bevat het blad en de tabel Gegevens die vereist zijn, een blad Rappportmetagegevens en verder niets.

1. Kies het pictogram , voer Rapportlay-outs in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.

   Op de pagina Rapportlay-outs worden alle lay-outs weergegeven die momenteel beschikbaar zijn voor alle rapporten.

2. Kies op de pagina Rapportlay-outs een lay-out voor het rapport en kies vervolgens de actie Rapport uitvoeren.

3. Kies aanvraagpagina van het rapport Verzenden naar>Microsoft Excel-document (alleen gegevens)>OK.

   Met deze stap wordt een Excel-werkmap gedownload die de rapportgegevensset bevat.

4. Open het gedownloade bestand in Excel, breng de wijzigingen aan en sla het bestand op.

Vanuit een andere Excel-rapportlay-out

Als er al een Excel-lay-out voor een rapport is, kunt u de bestaande lay-out als uitgangspunt gebruiken. Er zijn twee manieren om een kopie van de lay-out te krijgen. U kunt de bestaande lay-out exporteren vanaf de pagina Rapportlay-outs of de lay-out downloaden vanaf de aanvraagpagina van het rapport. Met beide manieren wordt een Excel-lay-outbestand gedownload dat alle bladen van het bestaande bestand bevat. Het verschil is dat wanneer u deze downloadt vanaf de aanvraagpagina, de lay-out feitelijke gegevens zal bevatten. (De gegevens zijn niet vereist, maar helpen bij het ontwerpen van de lay-out.)

Manier 1: de lay-out vanaf de pagina Rapportlay-outs exporteren

1. Kies het pictogram , voer Rapportlay-outs in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.

   Op de pagina Rapportlay-outs worden alle lay-outs weergegeven die momenteel beschikbaar zijn voor alle rapporten.

2. Selecteer de Excel-lay-out in de lijst en kies vervolgens de actie Lay-out exporteren boven aan de pagina.
3. Open het bestand in Excel, breng de wijzigingen aan en sla het bestand op.

Manier 2: de lay-out vanaf de aanvraag pagina van het rapport downloaden

1. Kies het pictogram , voer Rapportlay-outs in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.

   Op de pagina Rapportlay-outs worden alle lay-outs weergegeven die momenteel beschikbaar zijn voor alle rapporten.

2. Kies op de pagina Rapportlay-outs een lay-out voor het rapport en kies vervolgens de actie Rapport uitvoeren.
3. Kies Downloaden op de rapportaanvraagpagina.
4. Open het bestand in Excel, breng de wijzigingen aan en sla het bestand op.

Van AL-code

Dit is de meest geavanceerde methode om een Excel-rapportlay-out te maken. Het vereist kennis van AL-code, dus het is gericht op programmeurs. Met deze aanpak maken de Excel-lay-outs deel uit van een extensiepakket dat u installeert. Zie voor meer informatie Een Excel-lay-outrapport maken in de Help voor ontwikkelaars en IT-professionals.

Taak 2: de Excel-lay-out toevoegen aan het rapport

Zodra u het Excel-lay-outbestand hebt, is de volgende taak om het toe te voegen als een nieuwe lay-out voor het rapport.

1. Kies het pictogram , voer Rapportlay-outs in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.

   Op de pagina Rapportlay-outs worden alle lay-outs weergegeven die momenteel beschikbaar zijn voor alle rapporten.

2. Kies Nieuwe lay-out.

3. Stel de Rapport-id in op Rapport.

4. Voer een naam in Lay-outnaam in.

5. Stel Opties voor opmaak in op Excel.

6. Selecteer OK en voer vervolgens een van de volgende stappen uit om het lay-outbestand voor het rapport te uploaden:

   • Sleep het bestand vanuit de bestandsverkenner op uw apparaat naar het dialoogvenster.
   • Selecteer de koppeling klik hier om te bladeren, zoek het bestand en selecteer vervolgens de knop Openen.

   Het geselecteerde bestand wordt geüpload naar de lay-out en de pagina Rapportlay-outs wordt geopend.

7. Als u wilt zien hoe het rapport eruitziet met de nieuwe lay-out, kiest u de lay-out in de lijst en selecteert u vervolgens Rapport uitvoeren.

Excel-lay-outs begrijpen

Er zijn een paar dingen die u moet weten of overwegen wanneer u begint met het maken of wijzigen van Excel-lay-outs. Elke Excel-lay-out moet twee elementen bevatten: een blad Gegevens en een tabel Gegevens. Deze elementen vormen de basis van de lay-out door de bedrijfsgegevens uit Business Central te definiëren waarmee u aan de slag kunt. Zie het blad Gegevens als een soort contract tussen de lay-out en de bedrijfsgegevens. U gebruikt deze gegevens als de bron van berekeningen en visualisaties die u op andere werkbladen wilt presenteren.

Er is een aantal vereisten voor de structuur van de Excel-werkmap waaraan moet worden voldaan om de lay-out te laten werken. Het volgende diagram en de tabel geven een overzicht van de elementen van een Excel-lay-out en de vereisten.

Nee.	Element	Omschrijving	Verplicht
1	Blad Gegevens	Moet de naam Gegevens hebben. Kan slechts één tabel bevatten en de tabel moet de naam Gegevens hebben.
2	Tabel Gegevens	Moet de naam Gegevens hebben. Moet minimaal één kolom hebben. Kan alleen kolommen bevatten die in de rapportgegevensset staan. Moet in de eerste cel, A1, van het blad Gegevens beginnen.
3	Presentatiebladen	Wordt gebruikt om gegevens te presenteren. Gegevens komen van het blad Gegevens.
4	Blad Rappportmetagegevens	Wordt automatisch opgenomen als de lay-out is gemaakt door een ander Excel-rapport te exporteren. Bevat algemene informatie over het rapport. Kan worden verwijderd.

Samengevat, dit is wat u wel en niet moet doen op het blad Gegevens:

• Verander de naam van het blad Gegevens, de tabel Gegevens of van kolommen niet.
• U kunt kolommen verwijderen of verbergen.
• Voeg geen kolommen toe, tenzij deze zijn opgenomen in de rapportgegevensset.
• U kunt de bladen in willekeurige volgorde plaatsen, met het blad Gegevens als eerste of laatste.

Zie ook

Een Excel-indelingsrapport maken (ontwikkelaarsdocumentatie)
Rapportlay-outs beheren
De huidige rapportindeling wijzigen
Een aangepaste indeling voor een rapport of document importeren of exporteren (verouderd)
Rapportgegevens analyseren met Excel
Werken met -rapporten
Werken met Business Central

U vindt hier gratis e-learningmodules voor Business Central