Overzicht van Verkooporderagent (preview)
[Dit artikel maakt deel uit van de voorlopige documentatie en kan nog veranderen.]
De Verkooporderagent helpt Business Central gebruikers bij het automatiseren van het vastleggen van verkooporders. De agent maakt gebruik van AI om klantaanvragen die via e-mail zijn ontvangen te analyseren, de klant in Business Central te lokaliseren en deel te nemen aan multi-turn e-mailgesprekken om aanvragen te verduidelijken als belangrijke details ontbreken of er meer keuzes beschikbaar zijn. De agent controleert en informeert de klant ook over de beschikbaarheid van de artikelen die ze zoeken en volgt op met een verkoopofferte. De offerte is opgemaakt als pdf en bevat de gevraagde artikelen, hoeveelheden, eenheden, prijzen, belastingen, gevraagde leveringsdata, verstrekte externe documentreferentie en andere belangrijke details.
Fooi
Bekijk een korte video in het kanaal Dynamics Business Central op YouTube via Aan de slag met de Verkooporderagent voor Dynamics 365 Business Central.
Belangrijk
- Dit is een preview-functie.
- Preview-functies zijn niet bedoeld voor productiegebruik en bieden mogelijk beperkte functionaliteit. Voor deze functies gelden aanvullende gebruiksvoorwaarden. Bovendien zijn ze beschikbaar vóór een officiële release zodat klanten vroeg toegang kunnen krijgen en feedback kunnen geven.
- Om u aan te melden voor deze gesloten openbare preview, vult u het preview-aanmeldingsformulier in.
Functionaliteit
Activering en configuratie
De agent is direct beschikbaar in het product. Om de agent te activeren, geeft u het e-mailpostvak op dat u door de agent wilt laten controleren. Daarnaast geeft u uw voorkeuren voor bepaalde aspecten op van het gedrag van de agent en wijst u de gebruikers aan die bevoegd zijn om de agent te gebruiken om bestellingen van klanten te verwerken, zodat de agent kan handelen namens een bedrijf, afdeling of team, niet alleen namens een individuele gebruiker.
Machtigingen en profielen
De agent werkt binnen de machtigingen en het profiel (rol) die eraan zijn toegewezen door de beheerder. Machtigingen definiëren tot welke delen van het product (tabellen) de agent toegang heeft. Het profiel schetst de UX-elementen (pagina's en acties) waarmee de agent zich tijdens het werk kan bezighouden. Standaardmachtigingen en het profiel worden standaard toegewezen aan de agent. Beheerders kunnen deze machtigingen echter indien nodig bijwerken.
Bewerking
De Verkooporderagent is ontworpen om autonoom op de achtergrond te worden uitgevoerd, waarbij AI wordt gebruikt om de agenttaken uit te voeren en gebruikers op de hoogte worden gehouden van belangrijke stappen en indien nodig worden betrokken. Betrokkenheid kan nodig zijn in specifieke scenario's, bijvoorbeeld om uitgaande berichten te bekijken of om ontbrekende details te verstrekken, op basis van geconfigureerde voorkeuren.
Conceptueel gezien werkt de agent met Business Central-functionaliteit op een manier die vergelijkbaar is met de manier waarop Business Central-gebruikers ermee omgaan. Aan de agent worden algemene instructies verschaft, uitgedrukt in natuurlijke taal, waarin wordt uiteengezet hoe het proces van het vastleggen van verkooporders moet worden afgehandeld. Vervolgens worden metagegevens van gebruikersinterface, zoals bijschriften, knopinfo en andere eigenschappen, gecombineerd met de gegevens op Business Central-pagina's en de eigen instructies, gebruikt om elke stap te bepalen die nodig is om de taak te voltooien. Beginnend bij het aangewezen rolcentrum navigeert de agent door de pagina's, roept gebruikersinterfaceacties aan en voert gegevens in zoals een gebruiker dat zou doen. Deze aanpak biedt een hoge mate van flexibiliteit en aanpassingsvermogen voor de agent om doelen te bereiken, omdat de interactie en de stappen van de agent niet hard gecodeerd zijn. In plaats daarvan bepaalt AI deze op basis van de context van elke stap.
Deze flexibiliteit stelt de agent in staat om relevante aangepaste velden en acties te ontdekken en ermee te werken. De agent kan ook proberen om validatiefouten automatisch op te lossen door weergegeven foutmeldingen te verwerken en de invoer dienovereenkomstig aan te passen.
E-mailbewaking en communicatie
De agent vertrouwt op een interne e-maildispatcher die als achtergrondtaak wordt uitgevoerd om continu een aangewezen postvak te controleren op artikelaanvragen. De dispatcher activeert de agent om taken uit te voeren en verzendt vervolgens de resultaten, zoals voorbereide verkoopoffertes of orders, naar de klant in respons.
De agent helpt bij het samenstellen van e-mailteksten op basis van de context van de huidige stap. U kunt bijvoorbeeld een overzicht geven van de beschikbare voorraad of een korte omschrijving van de bijgevoegde verkoopofferte of verkooporder. Bovendien kan irrelevante of mogelijk schadelijke e-mailinhoud worden gedetecteerd en gemarkeerd en gebruikers wordt gevraagd dit te controleren en te beslissen hoe verder te gaan.
Gebruikersbetrokkenheid van de klant en Business Central
Gebruikers kunnen de stappen van de agent en de gemaakte verkoopdocumenten bekijken. Ze kunnen gemakkelijk de gegevens identificeren die door de agent worden ingevoerd in vergelijking met gegevens die worden gegenereerd door de eigen bedrijfslogica van Business Central en indien nodig meer input leveren, zoals het toevoegen van kortingen of het bijwerken van verzendkosten.
Als de klant besluit de offerte bij te werken door nog een e-mail te sturen met de vereiste wijzigingen, helpt de agent bij deze wijzigingen door de offerte te zoeken en de gevraagde updates uit te voeren. Zodra de klant de juistheid van de offerte bevestigt, zet de agent deze om in een verkooporder, die vervolgens ook via e-mail met de klant wordt gedeeld, na bevestiging van de gebruiker.
De agent betrekt altijd aangewezen Business Central-gebruikers erbij om alle uitgaande berichten te bekijken en goed te keuren, voordat ze naar de klanten worden verzonden.
Hoe de agent aanvragen verwerkt
De agent controleert een aangewezen postvak voor inkomende e-mails van klanten over vragen over artikelen. Het postvak is opgegeven in de configuratie van de Verkooporderagent (zie Verkooporderagent instellen voor meer informatie). Wanneer de agent een potentiële aanvraag in een e-mail identificeert, wordt begonnen met het voorbereiden van een verkoopofferte. Er wordt bijvoorbeeld gecontroleerd of de klant is geregistreerd in Business Central. Vervolgens wordt de beschikbaarheid van artikelen gecontroleerd, wordt een verkoopofferte gemaakt en wordt een e-mailrespons aan de klant opgesteld met de offerte als pdf-bijlage.
Sommige stappen vereisen uw tussenkomst, zoals het beoordelen van e-mailcorrespondentie en het assisteren van de agent indien nodig. Totdat een order is gemaakt, verwerkt de agent e-mailuitwisselingen met de klant om ontbrekende details op te lossen en wijzigingen in de oorspronkelijke aanvraag toe te staan. Meer informatie vindt u in Agentprocesstroom.
Identificatie van klanten/contactpersonen en gerelateerde documenten
De agent zorgt ervoor dat een aanvraag van de ene klant niet over de aanvragen van een andere klant kan gaan. Wanneer de agent een aanvraag verwerkt, wordt de klant eerst geïdentificeerd in Business Central aan de hand van het e-mailadres van de afzender. De agent zoekt naar het e-mailadres tussen de geregistreerde Business Central-contactpersonen, verkoopoffertes en -orders, en zoekt vervolgens de klant die aan dat e-mailadres is gekoppeld:
Als een klant wordt gevonden, past de agent een filter toe zodat alleen verkoopoffertes en -orders worden gebruikt die bij de klant horen.
Dit gedrag zorgt ervoor dat de agent alleen documenten maakt en bijwerkt die horen bij de klant die de e-mail heeft verzonden
Als een contactpersoon wordt gevonden die echter geen klant is, past de agent zodanig een filter toe dat alleen documenten worden gebruikt die horen bij de contactpersoon. Offertes kunnen worden verzonden naar de contactpersonen die niet als klant zijn geregistreerd.
Als er geen contactpersoon wordt gevonden, worden alle documenten uitgefilterd door de agent en kan om tussenkomst van de gebruiker worden gevraagd omdat het document niet kan worden gevonden.
Om te voorkomen dat de agent om tussenkomst vraagt en om te helpen bij het controleren van inkomende berichten, controleert de agent of de contactpersoon is geregistreerd en wordt een melding weergegeven op de pagina voor het controleren van inkomende berichten als dat niet het geval is. U kunt dit probleem oplossen door een nieuwe contactpersoon/klant te registreren of de contactgegevens van een bestaande contactpersoon/klant bij te werken. De agent genereert de melding om aan te geven dat het e-mailadres van de contactpersoon niet is gevonden.
Producten/artikelen zoeken
De agent analyseert inkomende e-mails om parameters te detecteren voor het opstellen van een nieuwe verkoopofferte of het bijwerken van een bestaande. Naast de artikelen zelf kunnen de parameters de artikelkenmerken, hoeveelheden, eenheden, aangevraagde leverdatum, extern documentnummer en meer omvatten. De agent zoekt vervolgens naar deze artikelen in de voorraad van Business Central in een groot aantal gerelateerde tabellen.
| Tafel | Velden |
|---|---|
| Artikelen | Nr. Omschrijving Beschrijving 2 Zoekbeschrijving GTIN Leveranciersartikelnummer |
| Artikelvariant | Code Omschrijving Beschrijving 2 |
| Artikelreferentie | Verwijzingsnr. Omschrijving Beschrijving 2 |
| Artikelkenmerken | Naam Waarde |
| Artikelcategorie | Code Omschrijving Bovenliggende categorie - 1 niveau |
| Artikelvertaling | Taal Omschrijving Beschrijving 2 |
| Artikelidentificatie | Code |
| Uitgebreide tekstregel | Tekst |
Hoewel de agent producten kan vinden op basis van vage en onvolledige beschrijvingen, wordt de effectiviteit ervan beïnvloed door de kwaliteit van de productinformatie in Business Central. U kunt het vermogen van de agent om producten te vinden verbeteren door beschrijvingen, kenmerken, categorieën en uitgebreide tekst van uw voorraadartikelen te verbeteren.
Wanneer de artikelen worden gevonden, controleert de agent de beschikbaarheid van de artikelen door meerdere parameters te analyseren, zoals het vereiste aantal, de leverdatum, de locatie, geplande en geplande ontvangsten en meer.
Agentprocesstroom
Bij de verwerking van een aanvraag voor een verkoopofferte in een order zijn drie deelnemers betrokken:
- Klant die een verkoopofferte aanvraagt via e-mail
- Verkooporderagent, waarmee het postvak wordt bewaakt, de inkomende aanvraag wordt afgehandeld en de offerte en order worden gemaakt
- Business Central-gebruiker die agenttaken beoordeelt
De algemene stroom wordt geïllustreerd in de afbeelding, gevolgd door meer details van de stappen. De werkelijke stroom kan variëren, afhankelijk van factoren zoals vervolgaanvragen, wijzigingen of annuleringen in beoordeling, blokkeringsproblemen, enzovoort.
- Klant: stuurt een e-mail naar het Business Central-postvak met de vraag om een verkoopofferte voor artikelen.
- Verkooporderagent: haalt ongelezen e-mail op uit het postvak en maakt een taak met een stap voor het controleren van de inkomende aanvraag.
- Beoordelaar: beoordeelt/bevestigt de stap met e-mail.
- Verkooporderagent:
- Zoekt de contactpersoon of de klant.
- Zoekt de gevraagde artikelen en controleert de beschikbaarheid ervan.
- Maakt de verkoopofferte.
- Voegt de beoordelingsstap toe met een antwoordmail met verkoopofferte bijgevoegd als pdf.
- Beoordelaar: beoordeelt/bevestigt e-mail en verkoopoffertes.
- Verkooporderagent: verzendt e-mail en verkoopofferte als pdf naar de klant.
- Klant: beoordeelt verkoopofferte en verzendt e-mail waarin order wordt aangevraagd.
- Verkooporderagent: neemt e-mail op en voegt beoordelingsstap toe.
- Beoordelaar: beoordeelt/bevestigt de bevestigingsmail voor een verkooporder.
- Verkooporderagent:
- Converteert offerte naar order.
- Voegt beoordelingstaak toe met uitgaande e-mail ter bevestiging van de order.
- Beoordelaar: beoordeelt/bevestigt uitgaande e-mail.
- Verkooporderagent: verzendt e-mail naar klant.