Communicatie wijzigen
Wijzigingscommunicatie betekent dat u het bedrijf informeert over uw aanstaande wijzigingen om ervoor te zorgen dat iedereen die door de overgang wordt beïnvloed, inzicht heeft in het cloudmigratieproces.
Uw communicatieplan kan consistent blijven, maar elke workload moet een eigen wijzigingscommunicatie ondergaan vanwege de afzonderlijke gebruikers en operators.
De wijzigingscommunicatie is naast eventuele wijzigingsaanvragen die zijn vastgelegd door uw wijzigingsbeheerteam. U moet samenwerken met uw wijzigingsbeheerteam om ervoor te zorgen dat ze de wijziging correct beheren. Dat team kan ook helpen met de communicatie over wijzigingen.
Doelgroep voor wijzigingscommunicatie
Uw wijzigingscommunicatie moet zich richten op verschillende groepen in uw organisatie. U moet een duidelijk plan hebben voor elk van de volgende rollen:
- Zakelijke gebruikers die de betreffende workload gebruiken om activiteiten te voltooien
- Wijzigingsmanagers die moeten plannen voor risicobeheer en ervoor moeten zorgen dat de cutover voldoet aan alle vereiste vereisten
- Eigenaren en operators van de assets die worden verplaatst naar Azure
- Ontwikkelaars die implementeren in de assets die overstappen naar Azure
- Migratietechnici die de migratie uitvoeren
Notitie
Uw organisatie kan ook andere benodigde rollen hebben om op te nemen.
Communicatie-inhoud wijzigen
In uw wijzigingscommunicatie moet u duidelijk maken voor elke rol hoe de aanstaande wijziging specifiek van invloed is op deze wijzigingen en wat ze moeten doen om zich voor te bereiden. Uw wijzigingscommunicatie moet ook groepen bevatten die werken met gerelateerde systemen of gerelateerde bedrijfsgebieden. Zelfs als ze geen voorbereidingsstappen hebben en niet rechtstreeks worden beïnvloed door de wijziging, moeten ze zich bewust zijn als er indirecte gevolgen voor hun werk zijn.
Beantwoord de volgende vragen in uw wijzigingscommunicatie:
- Kritieke datums: Wat zijn de kritieke datums voor de migratie?
- Impact: Wie werk wordt onderbroken, wanneer en voor hoe lang?
- Stappen voor voltooiing: Wat moet elke rol voltooien voordat de wijziging gereed is?
- Stappen na wijziging: Wat moet elke rol na de wijziging voltooien om de functionaliteit te bevestigen?
- Krijg ondersteuning of meer informatie: Wie moeten personen contact opnemen als ze vragen of uitdagingen hebben?
Vanwege het aantal betrokken rollen moet u mogelijk verschillende wijzigingsmeldingen verzenden naar verschillende doelgroepen. Er kan een brede communicatie zijn voor een algemeen publiek dat het tijdsbestek en de verwachte storingen uitlegt, en vervolgens een specifiekere communicatie voor IT-resources om operationele acties te plannen.
Voorbeeld van communicatie-inhoud wijzigen
U kunt de volgende sjabloon gebruiken om uw wijzigingscommunicatie op te stellen:
| Wat u moet communiceren | DETAILS |
|---|---|
| Wat verandert er? | Application X migreert naar Azure. |
| Wanneer vindt deze wijziging plaats? | 29 februari 2024, om 10:00 uur PST |
| Wie is deze wijziging van invloed? | Zakelijke gebruikers van Application X en iedereen die systemen gebruikt die gegevens ophalen uit Application X. |
| Hoe worden ze beïnvloed? | Application X is pas beschikbaar voor nieuw werk als de systemen zijn hersteld op 1 maart 2024 om 2:00 uur PST. |
| Wat moet ik doen? | Zorg ervoor dat uw werk in Application X is opgeslagen vóór de wijziging. U kunt de normale functies op 1 maart hervatten. Neem contact op als u problemen ondervindt. |
| Wie moet ik contact opnemen? | Neem vóór de wijziging contact op met <e-mail> voor vragen of meer informatie. Als u na de wijziging problemen ondervindt, neemt u contact op met contoso Helpdesk voor hulp. Vermeld Application X in de onderwerpregel. |
Volgende stap
Zakelijke tests of UAT (User Acceptance Testing) kunnen beginnen nadat u de bedrijfswijziging hebt documenteren en plannen.