De reputatie van afzenders verbeteren in e-mail van Azure Communication Services
In dit artikel worden aanbevolen procedures beschreven voor het bezorgen van e-mail in B2C-communicatie (business-to-consumer) en het gebruik van e-maillogboeken van Azure Communication Services om u te helpen bij uw e-mailreputatie. Deze uitgebreide handleiding biedt inzicht in het optimaliseren van e-mailklachtbeheer, het bevorderen van gezondere e-mailprocedures en het maximaliseren van het succes van uw e-mailbezorging.
Reputatie van afzenders en e-mailklachten beheren om de bezorging van e-mail te verbeteren
Azure Communication Services biedt e-mailmogelijkheden die uw communicatie van klanten kunnen verrijken. Er is echter geen garantie dat de e-mailberichten die u via het platform verzendt, terechtkomen in het Postvak IN van de klant. Als u proactief leveringsproblemen wilt identificeren en voorkomen, moet u reputatiecontroles uitvoeren, zoals:
- Zorgen voor een consistent en gezond percentage van geslaagde e-mailberichten in de loop van de tijd.
- Het analyseren van specifieke details over mislukte e-mailbezorgingen en niet-bezorgde e-mail.
- Spam- en misbruikrapporten bewaken.
- Een lijst met contactpersonen in orde houden.
- Informatie over plaatsingen van gebruikersbetrokkenheid en Postvak IN.
- Inzicht in klachten van klanten en het bieden van een eenvoudig proces voor afmelden of afmelden.
Volg de stappen in de e-maillogboeken van Azure Communication Services om e-maillogboeken in te schakelen en uw e-mailbezorging te bewaken.
Niet-bezorgde e-mail: Bezorgingsstatussen en -typen
Niet-bezorgde e-mail geeft problemen aan met de geslaagde bezorging van een e-mailbericht. Tijdens het e-mailbezorgingsproces bieden de SMTP-antwoorden de volgende resultaten:
Geslaagd (2xx): de e-mailserviceprovider heeft het e-mailbericht geaccepteerd. Dit resultaat garandeert echter niet dat de e-mail terechtkomt in het Postvak IN van de klant. De status Geleverd geeft de bezorging van het e-mailbericht aan.
Tijdelijke fout (4xx):de e-mailserviceprovider kan het e-mailbericht momenteel niet accepteren. Maar het adres van de geadresseerde is nog steeds geldig, waardoor toekomstige bezorgingspogingen mogelijk zijn. Dit resultaat wordt vaak een zachte bounce genoemd. De oorzaak kan verschillende factoren zijn, zoals snelheidsbeperking of infrastructuurproblemen.
Permanente fout (5xx): de e-mailserviceprovider heeft het e-mailbericht geweigerd. Dit resultaat wordt meestal een harde bounce genoemd. Dit type niet-bezorgd treedt op wanneer het e-mailadres niet bestaat. Een e-mailbezorgingsstatus van Bounced geeft dit resultaat aan.
Volgens de RFC-definities:
- Een harde bounce (permanente fout) verwijst specifiek naar gevallen waarin het e-mailadres niet bestaat.
- Een zachte bounce omvat verschillende soorten fouten.
- Een spam-bounce treedt meestal op vanwege specifieke beleidsbeslissingen.
Deze procedures zijn niet altijd uniform en gestandaardiseerd tussen e-mailserviceproviders.
Harde bounces
De volgende SMTP-codes kunnen harde bounces beschrijven:
| Foutcode | Omschrijving | Uitleg |
|---|---|---|
| 521 | Server accepteert geen e-mail | Er is een probleem opgetreden met de SMTP-server waardoor de inkomende e-mail niet kan worden geaccepteerd. |
| 525 | Gebruikersaccount uitgeschakeld | Het e-mailaccount van de gebruiker is uitgeschakeld en kan geen e-mailberichten ontvangen. |
| 550 | Postvak niet beschikbaar | Het postvak van de geadresseerde is niet beschikbaar om e-mailberichten te ontvangen. Het postvak is mogelijk vol of heeft mogelijk een tijdelijk probleem. |
| 553 | Postvaknaam is niet toegestaan | Het e-mailadres of postvak van de geadresseerde is ongeldig of het beleid van het e-mailsysteem staat dit niet toe. |
| 5.1.1 | Ongeldig doelpostvakadres | Het adres van het doelpostvak is ongeldig of bestaat niet. Controleer het adres op typfouten of opmaakfouten. |
| 5.1.2 | Ongeldig doelsysteemadres | Het adres van het doelsysteem is ongeldig of bestaat niet. Controleer het e-maildomein of systeem van de geadresseerde op typefouten of fouten. Zorg ervoor dat het domein of systeem juist is geconfigureerd. |
| 5.1.3 | Ongeldige adressyntaxis van postvak | De syntaxis van het adres van het doelpostvak is onjuist. Controleer het e-mailadres van de geadresseerde op opmaakfouten of ongeldige tekens. Controleer of het adres de juiste syntaxis volgt. |
| 5.1.4 | Niet-eenduidig doelpostvakadres | Het e-mailadres van de geadresseerde is niet uniek en komt overeen met meerdere geadresseerden. Controleer het e-mailadres op nauwkeurigheid en geef een uniek adres op. |
| 5.1.6 | Doelpostvak verplaatst | Het postvak van de geadresseerde is verplaatst naar een andere locatie of server. Controleer het nieuwe postvakadres van de geadresseerde voor de bezorging van berichten. |
| 5.1.9 | Niet-compatibel doelsysteem | Het e-mailsysteem van de geadresseerde is niet geconfigureerd volgens standaardprotocollen. Neem contact op met de systeembeheerder om het probleem op te lossen. |
| 5.1.10 | Doeladres Null MX | Het e-maildomein van de geadresseerde heeft geen geldige Mail Exchange-record (MX). Neem contact op met de domeinbeheerder om de DNS-configuratie (Domain Name System) te herstellen. |
| 5.2.1 | Doelpostvak uitgeschakeld | Het postvak van de geadresseerde is uitgeschakeld, waardoor de bezorging van berichten wordt verhinderd. Neem contact op met de ontvanger om het postvak in te schakelen. |
| 5.2.1 | Probleem met uitbreiding van adressenlijst | Het doelpostvak is een adressenlijst en uitbreiding is mislukt. Neem contact op met de beheerder van de adressenlijst om het probleem op te lossen. |
| 5.3.2 | Doelsysteem accepteert geen berichten | De e-mailserver van de geadresseerde accepteert momenteel geen berichten. Probeer de e-mail op een later tijdstip opnieuw te verzenden. |
| 5.4.1 | Adres van geadresseerde geweigerd | De e-mailserver van de geadresseerde heeft het bericht geweigerd. Controleer het e-mailadres van de geadresseerde op nauwkeurigheid en de juiste opmaak. |
| 5.4.4 | Kan niet routeren | Het bericht kan niet worden doorgestuurd naar de server van de geadresseerde. Controleer de e-maildomein- en serverinstellingen van de geadresseerde. |
| 5.4.6 | Routeringslus gedetecteerd | Op de e-mailserver is een routeringslus opgetreden tijdens het bezorgen van het bericht. Neem contact op met de systeembeheerder om de lus op te lossen. |
| 5.7.13 | Gebruikersaccount uitgeschakeld | Het e-mailaccount van de geadresseerde is uitgeschakeld en de e-mailserver accepteert geen berichten voor dat account. De e-mailserviceprovider heeft het e-mailadres van de geadresseerde mogelijk gedeactiveerd of opgeschort, waardoor het adres niet toegankelijk is voor het ontvangen van e-mailberichten. Of de gebruiker of de organisatie heeft ervoor gekozen om het e-mailaccount uit te schakelen. |
| 5.4.310 | DNS-domein bestaat niet | Het e-maildomein van de geadresseerde bestaat niet of heeft een onjuiste DNS-configuratie. Controleer de DNS-instellingen van het domein. |
Het herhaaldelijk verzenden van e-mailberichten naar adressen die niet bestaan, kan de reputatie van uw afzender aanzienlijk beïnvloeden. Het is van cruciaal belang om actie te ondernemen door deze adressen onmiddellijk uit uw lijst met contactpersonen te verwijderen en zorgvuldig een gezonde lijst met contactpersonen te beheren.
Foutcodes voor zachte bounces
Controleer zachte bounces (tijdelijke fouten) nauwkeurig wanneer u e-mail verzendt. Een groot aantal zachte bounces kan duiden op een potentieel reputatieprobleem. E-mailserviceproviders vertragen mogelijk de bezorging van e-mail.
De volgende SMTP-codes kunnen zachte bounces beschrijven:
| Foutcode | Omschrijving | Uitleg |
|---|---|---|
| 551 | Gebruiker niet lokaal, alternatief pad proberen | Het e-maildomein van de geadresseerde is niet lokaal voor het e-mailsysteem. Het systeem moet een alternatief pad proberen om de e-mail te bezorgen. |
| 552 | Opslagtoewijzing overschreden | Het e-mailaccount van de geadresseerde heeft de opslaglimiet bereikt. Vraag de ontvanger om ruimte vrij te maken om nieuwe e-mailberichten te ontvangen. |
| 554 | Transactie is mislukt | De e-mailtransactie is mislukt vanwege een niet-opgegeven reden. Onderzoek om de oorzaak van de fout te bepalen. |
| 5.2.2 | Doelpostvak vol | Het postvak van de geadresseerde heeft de opslaglimiet bereikt. De geadresseerde moet ruimte vrij maken om nieuwe e-mailberichten te ontvangen. |
| 5.2.3 | Berichtlengte overschrijdt Beheer aantallen | De lengte van het bericht overschrijdt de limiet in het e-mailsysteem van de geadresseerde. Verminder de lengte van het bericht tot onder de limiet. |
| 5.2.121 | Ontvangstlimiet van geadresseerde per uur is overschreden | Het e-mailsysteem van de geadresseerde overschrijdt de limiet voor het aantal e-mailberichten dat het per uur kan ontvangen. Probeer het e-mailbericht later te verzenden. |
| 5.2.122 | Ontvangstlimiet van geadresseerde per uur is overschreden | Het e-mailsysteem van de geadresseerde heeft de limiet voor het ontvangen per uur bereikt. Probeer het e-mailbericht later te verzenden. |
| 5.3.1 | Doel-e-mailsysteem vol | Het e-mailsysteem van de geadresseerde is vol en kan geen nieuwe e-mailberichten accepteren. |
| 5.3.3 | Functie wordt niet ondersteund in het doelsysteem | Het e-mailsysteem van de geadresseerde biedt geen ondersteuning voor een specifieke functie die vereist is voor een geslaagde bezorging. |
| 5.3.4 | Bericht Te groot voor doelsysteem | De berichtgrootte overschrijdt de limiet in het e-mailsysteem van de geadresseerde. Controleer de e-mailgrootte en overweeg compressie of splitsen. |
| 5.5.3 | Te veel geadresseerden | Het e-mailbericht heeft te veel geadresseerden en het e-mailsysteem van een geadresseerde kan het niet verwerken. Het e-mailsysteem van de geadresseerde kan een limiet hebben voor het aantal geadresseerden per e-mail. Probeer het aantal geadresseerden te verminderen. |
| 5.6.1 | Media niet ondersteund | Het e-mailsysteem van de geadresseerde biedt geen ondersteuning voor de media-indeling van het e-mailbericht. Converteer de media-indeling naar een compatibele indeling. |
| 5.6.2 | Conversie vereist en verboden | De indeling of inhoud van het e-mailbericht vereist conversie, maar het e-mailsysteem van de geadresseerde kan de conversie niet uitvoeren. |
| 5.6.3 | Conversie vereist, maar niet ondersteund | De indeling of inhoud van het e-mailbericht vereist conversie, maar het e-mailsysteem van de geadresseerde biedt geen ondersteuning voor de conversie. |
| 5.6.5 | Conversie mislukt | Het e-mailsysteem van de geadresseerde kan de e-mailindeling of -inhoud niet converteren. Controleer de e-mailinhoud en probeer het opnieuw te verzenden. |
| 5.6.6 | Berichtinhoud niet beschikbaar | Het e-mailsysteem van de geadresseerde heeft geen toegang tot de inhoud van het e-mailbericht. Controleer de inhoud en bijlagen van het e-mailbericht op beschadiging of compatibiliteit. |
| 5.6.11 | Ongeldige tekens | Het e-mailbericht bevat ongeldige tekens die het e-mailsysteem van de geadresseerde niet kan verwerken. Verwijder ongeldige tekens uit de inhoud of onderwerpregel en verzend de e-mail opnieuw. |
| 5.7.1 | Bezorging niet geautoriseerd, bericht geweigerd | Het e-mailsysteem van de geadresseerde heeft geweigerd het bericht te accepteren omdat het niet is gemachtigd om het bericht te ontvangen. Neem contact op met de systeembeheerder om het probleem op te lossen. |
| 5.7.2 | Uitbreiding van adressenlijst verboden | Het e-mailsysteem van de geadresseerde staat de uitbreiding van adressenlijsten niet toe. Neem contact op met de systeembeheerder voor hulp. |
| 5.7.12 | Afzender niet geverifieerd door organisatie | De organisatie van de geadresseerde vereist verificatie van afzenders. Controleer de verificatie-instellingen. |
| 5.7.15 | Prioriteitsniveau te laag | Het prioriteitsniveau van het e-mailbericht is te laag om het e-mailsysteem van de geadresseerde te accepteren. Het e-mailsysteem van de geadresseerde kan beperkingen hebben voor het accepteren van e-mailberichten met lage prioriteit. Overweeg het prioriteitsniveau van het e-mailbericht te verhogen. |
| 5.7.16 | Bericht te groot voor opgegeven prioriteit | De berichtgrootte overschrijdt de limiet die het e-mailsysteem van de geadresseerde opgeeft voor het prioriteitsniveau. Controleer de e-mailgrootte en prioriteitsinstellingen. |
| 5.7.17 | Postvakeigenaar is gewijzigd | De eigenaar van het postvak van de geadresseerde is gewijzigd, wat problemen met de bezorging van berichten veroorzaakt. Controleer het eigendom van het postvak en neem contact op met de eigenaar van het postvak. |
| 5.7.18 | Domeineigenaar is gewijzigd | De eigenaar van het e-maildomein van de geadresseerde is gewijzigd, wat problemen met de bezorging van berichten veroorzaakt. Controleer het eigendom van het domein en neem contact op met de domeineigenaar. |
| 5.7.19 | Rrvs-test kan niet worden voltooid | De RRVS-test (Recipient Rate Validity System) kan niet worden voltooid op het e-mailsysteem van de geadresseerde. Neem contact op met de systeembeheerder voor hulp. |
| 5.7.20 | Er is geen dkim-handtekening gevonden | Het e-mailsysteem van de geadresseerde heeft geen DKIM-handtekeningen (Domain Keys Identified Mail) voor het e-mailbericht gevonden. Controleer de DKIM-configuratie en -handtekening aan uw zijde. |
| 5.7.21 | Geen acceptabele Dkim-handtekening gevonden | Het e-mailsysteem van de geadresseerde heeft geen acceptabele DKIM-handtekeningen voor het e-mailbericht gevonden. Controleer de DKIM-configuratie en -handtekening aan uw zijde. |
| 5.7.22 | Er is geen geldige auteur gevonden dkimhandtekening gevonden | Het e-mailsysteem van de geadresseerde heeft geen geldige DKIM-handtekeningen gevonden die overeenkomen met de auteur voor het e-mailbericht. Controleer de DKIM-configuratie en -handtekening aan uw zijde. |
| 5.7.23 | SPF-validatie is mislukt | De SPF-validatie (Sender Policy Framework) van het e-mailsysteem van de geadresseerde is mislukt. Controleer de SPF-records en de configuratie van uw e-mailserver. |
| 5.7.24 | SPF-validatiefout | Het e-mailsysteem van de geadresseerde heeft een SPF-validatiefout gevonden. Controleer de SPF-records en de configuratie van uw e-mailserver. |
| 5.7.25 | Omgekeerde DNS-validatie is mislukt | De e-mail heeft omgekeerde DNS-validatie op het e-mailsysteem van de geadresseerde mislukt. Controleer de omgekeerde DNS-instellingen. |
| 5.7.26 | Meervoudige verificatiecontroles zijn mislukt | Het e-mailbericht heeft meerdere verificatiecontroles op het e-mailsysteem van de geadresseerde mislukt. Controleer uw verificatie-instellingen en -methoden. |
| 5.7.27 | Adres van verzender heeft Null MX | Uw e-maildomein heeft geen geldige MX-record. Neem contact op met de domeinbeheerder om de DNS-configuratie te herstellen. |
| 5.7.28 | E-mailstroom gedetecteerd | Het e-mailsysteem van de geadresseerde heeft een e-mailstroom gedetecteerd. Controleer het e-mailverkeer en identificeer de oorzaak van de overstroming. |
| 5.7.29 | Arc-validatiefout | De e-mail is geverifieerde ontvangen ketenvalidatie (ARC) mislukt op het e-mailsysteem van de geadresseerde. Controleer de ARC-handtekening aan uw kant. |
| 5.7.30 | TLS-ondersteuning vereisen vereist | Voor het e-mailsysteem van de geadresseerde is TLS-ondersteuning (Transport Layer Security) vereist voor veilige verzending van e-mail. Zorg ervoor dat uw systeem TLS ondersteunt. |
| 5.7.51 | Naamsvermelding voor inkomend verkeer van tenant | Het e-mailsysteem van de geadresseerde heeft de binnenkomende e-mail aan een specifieke tenant. Controleer de gegevens van de afzender en de tenantvermelding van het e-mailbericht. |
Lijst met beheerde onderdrukkingen
Azure Communication Services biedt een functie die een beheerde onderdrukkingslijst wordt genoemd, die een belangrijke rol kan spelen bij het beschermen en behouden van uw afzenderreputatie.
De cache voor onderdrukkingslijsten houdt e-mailadressen bij die een harde bounce hebben ervaren voor alle e-mailberichten die via Azure Communication Services worden verzonden. Wanneer een e-mailbezorging mislukt met een van de opgegeven foutcodes, wordt het e-mailadres toegevoegd aan de intern beheerde onderdrukkingslijst, die het Azure-platform omvat en wereldwijd wordt onderhouden.
Dit is de levenscyclus van e-mailadressen die worden onderdrukt:
Eerste onderdrukking: wanneer Azure Communication Services voor het eerst een harde stuiting ondervindt met een e-mailadres, wordt het adres gedurende 24 uur toegevoegd aan de lijst met beheerde onderdrukkingen.
Progressieve onderdrukking: Als hetzelfde ongeldige e-mailadres van de geadresseerde opnieuw wordt weergegeven in eventuele volgende e-mailberichten die binnen de eerste periode van 24 uur naar het platform worden verzonden, wordt het automatisch onderdrukt tegen bezorging en wordt de cachetijd verlengd tot 48 uur. Voor volgende gevallen neemt de cachetijd geleidelijk toe tot 96 uur, vervolgens 7 dagen en bereikt uiteindelijk een maximale duur van 14 dagen.
Automatisch verwijderen: e-mailadressen worden automatisch verwijderd uit de lijst met beheerde onderdrukkingen wanneer er binnen het aangewezen tijdsbestek geen e-mailaanvragen worden verzonden naar dezelfde geadresseerde. Nadat de leaseperiode is verlopen, wordt het e-mailadres uit de lijst verwijderd. Als er nieuwe e-mailberichten naar dezelfde ongeldige geadresseerde worden verzonden, start Azure Communication Services een nieuwe cyclus door een andere bezorgingspoging uit te voeren.
Afleveren: als een e-mailadres onder een leasetijd valt, worden alle verdere e-mailberichten die naar dat adresadres worden verzonden, verwijderd totdat de adreslease verloopt of wordt verwijderd uit de lijst met beheerde onderdrukkingen. De bezorgingsstatus voor deze e-mailaanvraag wordt onderdrukt in de e-maillogboeken.
E-mailadressen kunnen maximaal 14 dagen in de lijst met beheerde onderdrukkingen blijven staan. Deze proactieve meting helpt uw afzenderreputatie en afschermingen te beschermen tegen de nadelige gevolgen van het herhaaldelijk verzenden van e-mailberichten naar ongeldige adressen. Toch moet u actie ondernemen op niet-bezorgde statussen en uw lijst met contactpersonen regelmatig opschonen om optimale prestaties van e-mailbezorging te behouden.
Reputatiegerelateerde en asynchrone e-mailbezorgingsfouten
Sommige e-mailserviceproviders genereren niet-bezorgde e-mail vanwege reputatieproblemen. Deze bounces worden vaak geclassificeerd als spam en misbruik, vanwege specifieke reputatie- of inhoudsproblemen. De niet-bezorgdberichten kunnen URL's bevatten voor webpagina's die meer uitleg geven over de niet-bezorgden, zodat u de reden voor de bezorgingsfout begrijpt en de juiste actie inschakelt.
Naast het niet-bezorgde SMTP-niveau kunnen er niet-bezorgden optreden nadat de ontvangende server een bericht heeft geaccepteerd. In eerste instantie kan het antwoord van de e-mailserviceprovider een geslaagde e-mailbezorging voorstellen. Maar later verzendt de provider een niet-bezorgdantwoord.
Deze asynchrone bounces worden doorgaans omgeleid naar het adres van het retourpad dat wordt vermeld in de nettolading van de e-mail. Houd rekening met deze asynchrone bounces en behandel ze dienovereenkomstig om optimale prestaties van e-mailbezorging te behouden.
Beheer van afmelden of afmelden
Inzicht in de interesse van uw klanten in uw e-mailcommunicatie en het controleren van afmeldings- of afmeldingsaanvragen zijn cruciale aspecten van het onderhouden van een positieve afzenderreputatie. Of u nu een handmatig of geautomatiseerd proces hebt voor het afhandelen van afmeldingsaanvragen, het is belangrijk dat u een afmeldingskoppeling opgeeft in de nettolading van het e-mailbericht dat u verzendt. Wanneer geadresseerden besluiten geen verdere e-mailberichten te ontvangen, kunnen ze de koppeling Afmelden selecteren en hun e-mailadres uit uw adressenlijst verwijderen.
De functionaliteit van de koppelingen en instructies in de e-mail is essentieel. Ze moeten correct werken en de adressenlijst van de toepassing onmiddellijk op de hoogte stellen om de contactpersoon uit de juiste lijst te verwijderen.
Een afmeldingsmechanisme moet expliciet en transparant zijn vanuit het perspectief van de abonnee. Het moet ervoor zorgen dat gebruikers precies weten van welke berichten ze zich afmelden.
Wanneer gebruikers zijn geabonneerd op meerdere lijsten in uw organisatie, is het ideaal om gebruikers een voorkeurencentrum te bieden waarmee ze zich kunnen afmelden voor meer dan één lijst. Dit proces voorkomt onbedoelde afmelding en stelt gebruikers in staat om hun voorkeuren voor opt-in en opt-out effectief te beheren via het beheerproces voor afmelden.
Volgende stappen
- Aanbevolen procedures voor het implementeren van DMARC
- Problemen met uw DMARC-implementatie oplossen
- E-maildomeinen en afzenderverificatie voor Azure Communication Services
- Een e-mailcommunicatieresource maken en beheren in Azure Communication Services
- Verbinding maken een geverifieerd e-maildomein in Azure Communication Services
De volgende onderwerpen zijn mogelijk interessant voor u:
- Raak vertrouwd met de e-mailclientbibliotheek.
- Meer informatie over het verzenden van e-mailberichten met aangepaste geverifieerde domeinen.
- Meer informatie over het verzenden van e-mailberichten met door Azure beheerde domeinen.