Anbefalinger for formalisering av rutineoppgaver og ikke-rutineoppgaver
Gjelder denne Power Platform anbefalingen for Well-Architected Operational Excellence-sjekklisten:
| OE:02 | Formaliser måten du kjører rutine-, behovs- og nødoperasjonsoppgaver på ved hjelp av dokumentasjon, sjekklister eller automatisering. Streb etter konsistens og forutsigbarhet for teamprosesser og leveranser ved å ta i bruk bransjeledende praksiser og tilnærminger, for eksempel en «skift venstre»-tilnærming. |
|---|
Denne veiledningen beskriver anbefalingene for formalisering av rutineoppgaver og ikke-rutineoppgaver. Formalisering av rutiner og ikke-rutineoppgaver er avgjørende for effektiv og vellykket praksis for administrasjon av arbeidsbelastninger. Innføring av verktøy og fremgangsmåter i bransjen hjelper arbeidsbelastningsteam med å optimalisere effektivitet og konsekvens samt automatisere prosesser når det er praktisk. Denne praksisen bidrar til å redusere risikoen for å være uforberedt når det oppstår problemer, og sikrer at støtten for arbeidsbelastningen er effektiv. Ved å være konsekvent for hvordan rutineoppgaver, improvisasjonsoppgaver og nødoppgaver håndteres, kan arbeidsbelastningsmedlemmer redusere risikoen for feil og forsterke sunn fornuft i eierskapet.
Viktige utformingsstrategier
Konsekvente prosesser gjør arbeidskvaliteten forutsigbar og forutsigbar arbeidskvalitet gjør arbeidsbelastningsstøtten jevnere. For å oppnå konsekvent i prosessene må du standardisere prosesser og dokumentere standard driftsprosedyrer. Standardisering hjelper arbeidsbelastningsteam med å vedlikeholde og kontinuerlig forbedre arbeidsbelastningen under den generelle styringen av organisasjonen. Bruk strategier som automatisering og skift-venstre-tilnærminger for å redusere potensielle områder av uforutsigbarhet.
Prosesstandardisering bruker mange figurer. Her er noen generelle anbefalinger:
Prosessene du standardiserer, bør dekke alle aspekter ved administrasjon av arbeidsbelastning: pålitelighet, sikkerhet, ytelse, erfaring og driftsprosesser. Arbeidsbelastningsteamet bør ha så mye eierskap til prosessene som det trenger for å opprettholde og kontinuerlig forbedre arbeidsmengden under den overordnede styringen av organisasjonen.
Dokumentasjonen du produserer, registrerer standard driftsprosedyrer og dikterer hvordan ting gjøres, men dokumentasjonen er aldri endelig. Prosedyrer bør utvikles etter hvert som arbeidsbelastningen og teamet utvikler seg. Gjennomgå regelmessig og utfordre standarder for å sikre at de er de rette standardene for teamet ditt med en gang. Dokumentasjonen bør være malbasert og versjonskontrollert for å sikre konsistens i dokumentasjonsformatene og at Der er en oversikt over gjennomganger og oppdateringer.
Del opp rutineoppgaver, improvisasjonsoppgaver og nødoppgaver i sjekklisteelementer som er enkle å forstå, slik at arbeidsbelastningsteam kan oppnå ensartethet i prosessene og minimere potensielle områder med uforutsigbarhet.
Et eksempel på en rutineoppgave er prosessen med å oppgradere til en løsning i produksjonsmiljøet. Når du finner ut at du må utføre en løsningsoppgradering, kan det hende at arbeidsbelastningsteamet oppretter en sjekkliste som inneholder elementer som følgende:
Test oppdateringen i test- og oppsamlingsmiljøer.
Opprett en forespørsel om endringsbehandling for å rulle ut oppgraderingen i produksjon.
Oppdater dokumentasjonen, for eksempel en wiki eller en kunnskapsbase, slik at den gjenspeiler den nyeste informasjonen.
Se gjennom strømbruddsvinduet for å minimere forstyrrelser for brukerne.
Fokuser hvert sjekklisteelement på en diskret oppgave som er klart definert.
Improvisasjons- og nødoppgaver er scenariospesifikke, men operatørene må likevel forstå rollene og ansvaret de har. De må vite hvordan de kan samhandle med arbeidsbelastningsteamet og andre team i organisasjonen for å kunne arbeide effektivt med disse typene oppgaver.
En improvisert oppgave kan for eksempel innebære å slå på en ny miljøinnstilling eller funksjon, eller bruke kodekomponenter for utvikleropplevelser. Det finnes kanskje ikke en fullstendig realisert sjekkliste for testing av denne ressurstypen. Det bør imidlertid finnes generelle sjekklister for hvordan du legger til nye ressurser eller funksjoner i miljøene og standardene som dekker testing av ytelse, sikkerhet og pålitelighet i hver fase.
På samme måte bør beredskapsplanen tydelig definere roller og ansvar samt generelle prosesser og prosedyrer. Du må følge denne planen i situasjoner med nødstilfelle for å sikre at du håndterer dem effektivt.
Improvisasjons- og nødoperasjoner er også gode muligheter til å lære hvordan du kan forbedre standard driftsprosedyrene. Be arbeidsbelastningsteamet om å reflektere over hvordan operasjonene kan ha gått jevnere, og avgjøre om en oppdatering av eksisterende prosesser kan komme bedre ut fremover.
Innføre bransjeprøvde fremgangsmåter for å redusere tiden teamet bruker på å finne opp prosesser og standarder. Å følge fleksible fremgangsmåter med Scrum, organisere arbeidet ditt gjennom Kanban-tavler og ta i bruk skift-venstre-etos er eksempler på praksis som er effektive for organisasjoner av alle størrelser. Mange modne organisasjoner bruker versjonskontrollerte standard driftsprosedyrer, wiki-er, nye håndbøker for ansatte og brukshåndbøker for å sikre ensartet praksis.
Stol på teamets erfaring for å avgjøre hvilke praksiser som passer til administrasjonen av arbeidsbelastningens livssyklus. Lær av andre team om standardene de har implementert for å forstå hvordan bestemte praksiser passer inn i organisasjonsstrukturen din.
Innlemme organisasjonskrav og funksjoner på tvers av funksjoner i standard driftsprosedyrene. Det kan hende at organisasjonen har standarder for enkelte prosesser du bør ta i bruk, for eksempel endringsbehandling og støtte. Det kan imidlertid også hende du har mulighet til å utvikle dine egne standarder for andre prosesser, så se etter måter å innlemme nødvendige standarder på i prosessene. Prosessene du eier, vil sannsynligvis overlappe med prosessene til andre team, så prøv å tilpasse standardene i en best mulig utstrekning.
Dokumenter hvor arbeidsmengdeteamets og andre teams prosesser avviker for å sikre at arbeidsbelastningsteamet kan jobbe bedre med andre team når Der er skjæringspunkter. Sentrale sikkerhetsteam bruker kanskje andre verktøy og prosedyrer enn arbeidsbelastningsteamet, og teamene kan samarbeide på en enklere måte hvis de er klar over disse forskjellene.
Bruk automatisering for å oppnå konsekvens. Automatiser oppgaver som er repeterende og utsatt for menneskelig feil, for å få ledelsen til å gå ut av teamet. Se etter muligheter til å automatisere prosesser, for eksempel generere forespørsler for administrasjon av IT-tjenester. Finn ut mer i Anbefalinger for implementering av automatisering.
Avveining: Kodifisering av standard driftsprosedyrer kan medføre risiko for stagnasjon eller selvtilfredshet. Standarder bør følges, men de bør ikke være faste eller statiske. Forsøk å finne en balanse mellom streng overholdelse og kvote for nyskapning, slik at prosessene kan utvikles trygt over tid.
Tilrettelegging for Power Platform
Selv om Der ikke er noen Power Platform produkter som direkte letter formaliseringen av prosesser og prosedyrer,publiserer Microsoft omfattende veiledning om dette emnet. Bruk denne veiledningen til å forstå bransjeprøvde og anbefalte fremgangsmåter, og til å vurdere hvordan de kan brukes på arbeidsbelastningen din.
Power Platform Well-Architected gir også detaljert veiledning om prosessene og prosedyrene som bør kodifiseres for å sikre at arbeidsmengden og arbeidsbelastningsteamet ditt kjører i henhold til bransjestandarder:
- Anbefalinger for implementering av automatisering
- Anbefalinger for å aktivere automatisering i arbeidsbelastningen
- Anbefalinger for formalisering av ledelsespraksis for programvareutvikling
- heve nivå en smidig kultur i teamet ditt