Hvordan feltsikkerhet påvirker synkronisering med Outlook
Å sikre et felt med feltnivåsikkerhet kan påvirke synkroniseringen mellom kundeengasjementsapper (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing og Dynamics 365 Project Service Automation) og Microsoft Dynamics 365 for Outlook. Tenk deg følgende scenario.
Merk
Vi anbefaler ikke å sikre et felt når feltet er satt til synkronisering. Anbefalt fremgangsmåte er IKKE å sikre noen synkroniseringsfelt. Hvis du bestemmer deg for å sikre synkroniseringsfelt, må du gjøre følgende:
- Sikre feltet ved hjelp av feltsikkerhet på brukernivå. Mer informasjon: se Angi feltnivåsikkerhet nedenfor.
- Endre synkroniseringsretningen slik at synkroniseringen ikke prøver å oppdatere eller skrive i feltet under synkroniseringen. Mer informasjon: Kontrollere feltsynkronisering mellom kundeengasjementsapper og Outlook eller Exchange
Scenario: Begrense brukernes mulighet til å endre stilling
Selskapet Contoso ønsker å fremme konsekvent dataregistrering. Når selgerne er ute på jobb, er det fort gjort at de oppretter forskjellige dataoppføringer som beskriver samme ting. Samme stilling kan for eksempel angis som anleggsleder, formann eller plassansvarlig. Du kan unngå dette ved å sikre stillingsfeltet. Dette har konsekvenser for synkronisering.
Angi feltnivåsikkerhet
John, administrator for Contoso, angir sikkerhet på flere felter.
John fulgte denne fremgangsmåten:
I webappen går du til Innstillinger (
) >Avanserte innstillinger.Velg Innstillinger>Tilpassinger.
Velg Tilpasse systemet.
Utvid Enheter>Kontakt.
Velg Felt, og velg jobtitle. Det er mange kontaktfelt, så du må gå flere sider frem.
Velg Rediger.
Velg Aktiver for Feltsikkerhet>Lagre og lukk.
Velg Publiser alle tilpassinger.
John sikret også følgende kontaktfelt slik at de ikke vises i kundeengasjementsapper: ftpsiteurl, governmentid
Opprett og konfigurer en profil for feltsikkerhet
John oppretter en feltsikkerhetsprofil og tilordner medlemmer i salgsteamet til profilen.
John gjorde følgende for å opprette feltsikkerhetsprofilen:
I webappen går du til Innstillinger (
) >Avanserte innstillinger.Velg Innstillinger>Sikkerhet.
Velg Profiler for feltsikkerhet.
Opprett en profil. Velg Ny, og skriv inn et navn.
Velg Lagre og lukk.
Velg den nye profilen >Brukere>Legg til
Velg brukere og deretter Velg Velg> Legg til.
Angi felttillatelser
Når en feltsikkerhetsprofil er opprettet og brukere lagt til i profilen, kan John angi tillatelser på feltene i samsvar med organisasjonens behov.
I webappen går du til Innstillinger (
) >Avanserte innstillinger.Velg Innstillinger>Sikkerhet.
Velg Sikkerhetsprofiler for felt> din profil.
Velg Felttillatelser> feltet som skal sikres>Rediger
Endre sikkerhetsinnstillingene i samsvar med firmaets behov, og velg deretter OK>Lagre og lukk.
Det brukeren ser
Gjertrud, en selger hos Contoso, bruker Dynamics 365 for Outlook og oppretter en ny kontakt og sporer den i Dynamics 365-apper.
Når Nora synkroniserer med Customer Engagement-apper, er Stilling-feltet forsvunnet fra kontakten. Dette skyldes at Nora ikke har oppdateringsrettigheter for Stilling-feltet.
Lederen til Nora, som har oppdateringsrettigheter til Stilling-feltet, fyller ut feltet med riktig stilling: Anleggsleder.
Nora synkroniserer på nytt med kundeengasjementsapper, og nå inneholder kontakten Stilling-feltet med riktig tittel.
