Svare på DSR-forespørsler (Data Subject Rights) for Microsoft Dataverse-kundedata
EUs personvernforordning (GDPR) gir personer betydelige rettigheter når det gjelder opplysningene deres. Se Microsoft Learn sammendraget av EUs personvernforordning for en oversikt over GDPR, inkludert terminologi, en handlingsplan og beredskapssjekklister for å hjelpe deg med å oppfylle dine forpliktelser i henhold til GDPR når du bruker Microsoft produkter og tjenester.
Du kan lære mer om GDPR og hvordan Microsoft det hjelper til med å støtte det og våre kunder som er berørt av det.
- Microsoft Klareringssenteret gir generell informasjon, anbefalte fremgangsmåter for samsvar og dokumentasjon som er nyttig for GDPR-ansvarlighet, for eksempel konsekvensvurderinger for databeskyttelse, forespørsler fra registrerte og varsling om datainnbrudd.
- Service Trust-portalen gir informasjon om hvordan Microsoft tjenester bidrar til å støtte samsvar med GDPR.
Denne artikkelen inneholder eksempler på hva du kan gjøre for å støtte samsvar med personvern ved bruk av Power Apps og Power Automate Dataverse. Lær hvordan du bruker Microsoft produkter, tjenester og administrative verktøy for å hjelpe behandlingsansvarlige kunder med å finne, få tilgang til og handle på personopplysninger i skyen Microsoft som svar på forespørsler om den registrertes rettigheter (DSR).
Følgende handlinger dekkes i denne artikkelen:
Oppdag – Bruk søke- og oppdagelsesverktøy for å finne kundedata som kan være gjenstand for en forespørsel om forespørsler om den registrere. Når du har samlet inn mulige responsive dokumenter, kan du utføre én eller flere av følgende DSR-handlinger for å svare på forespørselen. Du kan eventuelt fastslå at forespørselen ikke oppfyller retningslinjene for organisasjonen for å svare på DSR-forespørsler.
Tilgang – Hent personopplysninger som ligger i skyen Microsoft , og gjør en kopi av disse dataene tilgjengelig for den registrerte hvis du blir bedt om det.
Korrigere – Gjør endringer eller implementer andre forespurte handlinger på personopplysningene, der det er aktuelt.
Begrens – Begrens behandlingen av personopplysninger, enten ved å fjerne lisenser for ulike nettjenester eller slå av de ønskede tjenestene der det er mulig. Du kan også fjerne data fra skyen Microsoft og beholde dem lokalt eller på et annet sted.
Slett – Fjern personlige data som ligger i skyen Microsoft permanent.
Eksport – Gi en elektronisk kopi (i et maskinlesbart format) av personopplysninger til den registrerte.
Kundedata for Dataverse
Viktig
Gjelder både Dataverse og forrige versjon av Dataverse.
Dataverse og den forrige versjonen av Dataverse har separate prosesser for samhandling med personlige data.
Du kan finne ut hvilken type miljø du har, ved å logge deg på Power Apps og følge denne fremgangsmåten:
Velg miljøet ditt i rullegardinlisten Miljø.
Velg Dataverse i navigasjonsruten, og velg deretter Tabeller.
Miljøet ditt er Dataverse hvis du ser følgende tabeller oppført:
Når du har funnet ut hvilken type miljø du har, følger du fremgangsmåten i avsnittene nedenfor for å identifisere personlige data.
Obs!
Det kan hende du har miljøer i Dataverse og andre i forrige versjon av Dataverse, så du må gjenta prosessene som er angitt nedenfor for hvert miljø i organisasjonen.
Personlige brukerdata i Dataverse
Krav
Du må opprette brukere i administrasjonssenteret for Microsoft 365 og tilordne dem en riktig brukerlisens og sikkerhetsrolle før de kan få tilgang til og bruke Dataverse.
Standard personopplysninger for brukere (for eksempel brukernavn, bruker-ID, telefon, e-post og adresse) oppbevares og vedlikeholdes i administrasjonssenteret for Microsoft 365. Systemadministratorer kan bare oppdaterer disse personopplysningene i administrasjonssenteret for Microsoft 365, og dataene synkroniseres da automatisk til Dataverse-systembrukertabellen i alle miljøer. Systemansvarlige kan også opprette egendefinerte attributter for å registrere flere personlige brukerdata i Dataverse systembrukertabellen, og deretter vedlikeholde og administrere disse attributtene manuelt.
For å unngå avbrudd i forretningsprogrammer som kan være kritiske for organisasjonens drift, fjernes ikke en brukers rader automatisk fra Dataverse systembrukertabellen når brukeren slettes fra administrasjonssenteret Microsoft 365 . Brukerens status er satt til deaktivert i Dataverse, men en Dataverse-systemadministrator må finne og fjerne brukerens personlige data fra Dataverse i selve programmet.
Dataverse Systemansvarlige kan utføre handlingene for å oppdage, rette, eksportere og slette handlingene som er oppført nedenfor.
Søk
Systemadministratorer kan opprette flere miljøer. Disse miljøene kan brukes til prøve-, utviklings- eller produksjonsformål. Hvert av disse miljøene har en kopi av systembrukertabellen med eventuelle egendefinerte attributter som kan ha blitt lagt til av system administrator, og brukerens personlige data synkronisert fra administrasjonssenteret Microsoft 365 .
Systemansvarlige kan finne en liste over alle miljøene ved å gå til administrasjonssenteret Microsoft Power Platform .
Du finner personlige data fra Dataverse-brukere i følgende ressurser:
| Ressurs | Hensikt | Nettstedstilgang | Programmatisk tilgang |
|---|---|---|---|
| Tabellrad | Det er kjent som systembrukertabellen, og lagrer en brukers personlige data. | Power Platform Administrasjonssenter | Via API-adresse for web |
| Sporingslogg | Gjør det mulig for kunder å identifisere ressurser som brukere har opprettet, åpnet, endret eller slettet på tabellnivå. | Power Platform Administrasjonssenter | Via API-adresse for web |
User
Personlige brukerdata lagres i Microsoft Entra og synkroniseres automatisk til alle miljøer med en Dataverse-database. Systemansvarlige kan ikke oppdatere disse personlige dataene direkte mens Dataverse brukeren er aktiv – de må oppdatere dataene fra administrasjonssenteret Microsoft 365 . Systemadministratorer kan legge til personlige data (for eksempel egendefinerte attributter) direkte i Dataverse, men de må behandle disse dataene manuelt.
Hvis du vil finne en bruker og vedkommendes personlige data, kan du gå Power Platform-administrasjonssenteret og gjøre følgende:
Velg Miljøer, og velg deretter et miljø fra listen.
Gå til Innstillinger>Brukere + tillatelser>Brukere.
Angi navnet på brukeren i Søk-boksen, og velg deretter Enter.
Hvis du vil vise brukerens personopplysninger, velger du brukerens navn ved å dobbeltklikke eller dobbelttrykke.
Hvis du vil gjøre endringer i kontaktinformasjonen, utvider du ellipsen og klikker på Administrer bruker i Dynamics 365
Logg for sporing av endringer
Når revisjonssporing er aktivert for en tabell i Dataverse, blir personopplysninger for brukere logget i revisjonshistorikken sammen med handlingene som brukeren utfører.
Korriger
Hvis et dataemne ber deg om å korrigere de personlige dataene i organisasjonsdataene, må du og organisasjonen din avgjøre om det er passende å ta hensyn til forespørselen. Korrigeringsdata kan inneholde redigering, skjuling eller fjerning av personlige data fra et dokument eller en annen elementtype.
Du kan bruke Microsoft Entra til å administrere identitetene (personlige data) for brukerne i Dataverse. Enterprise-kunder kan administrere forespørsler om retting av forespørsler om hjelp av forespørsler om korrigering av forespørsler ved hjelp av de begrensede redigeringsfunksjonene i en gitt Microsoft tjeneste. Som databehandler,tilbyr ikke muligheten til å korrigere systemgenererte logger, Microsoft fordi de gjenspeiler faktiske aktiviteter og utgjør en historisk oversikt over hendelser i Microsoft tjenester.
Når en brukerrad slettes fra Microsoft Entra ID, kan systemansvarlige fjerne alle gjenværende personopplysninger som er relatert til den aktuelle brukeren (f.eks. egendefinerte attributter), fra alle miljøene.
Eksporter
Systembruker
Du kan eksportere en brukers personlige data lagret i systembrukertabellen til Excel fra brukerlisten i administrasjonssenteret.
Gjør følgende fra Power Platform-administrasjonssenteret:
- Velg Miljøer, og velg deretter et miljø fra listen.
- Gå til Innstillinger>Brukere + tillatelser>Brukere.
- VelgAdministrer brukere i Dynamics 365 fra kommandolinjen.
- VelgAktiverte brukere-visningen fra visningsrullegardinmenyen hvis brukeren du vil eksportere er Aktivert , ellers Velg visningenIkke-funksjonelle brukere .
- Angi navnet på brukeren i Søk-boksen, og velg deretter Enter.
- Velg avmerkingsboksen for brukeren du vil eksportere.
- Utvid ellipsen om nødvendig, og VelgEksporter til Excel.
Logg for sporing av endringer
Du kan ta skjermbilder av loggen for sporing av endringer i administrasjonssenteret.
Gjør følgende fra Power Platform-administrasjonssenteret:
- Velg Miljøer, og velg deretter et miljø fra listen.
- Gå til Innstillinger>for overvåking og logger> , og Velg Sammendragsvisning for overvåking.
- Finn brukerovervåkingsoppføringen, og trykk deretter ALT+PrtScn for å ta skjermbildet.
- Lagre skjermbildet i en fil, som du deretter kan sende til DSR-anmoderen.
Slett
User
For å unngå avbrudd i forretningsprogrammer som kan være kritiske for organisasjonens drift, fjernes ikke en brukers oppføringer automatisk fra Dataverse systembrukertabellen når brukeren slettes fra administrasjonssenteret Microsoft 365 . Brukerens status er satt til Deaktivert i Dataverse, men en systemadministrator i Dataverse må finne og fjerne brukerens personopplysninger fra Dataverse i programmet eller slette brukeren fra hvert miljø. Du kan fjerne brukerens personopplysninger eller slette brukeren permanent.
Fjerne en brukers personlige data fra brukerens sammendragsside
Når en brukeroppføringen slettes fra Microsoft Entra, vises følgende melding på brukerens sammendragsside:
Denne brukerens informasjon er ikke lenger administrert av Office 365. You can update this record to respond to DSR requests by removing or replacing all personal data associated with this user. (Du kan oppdatere denne oppføringen for å håndtere DSR-forespørsler ved å fjerne eller erstatte alle personopplysninger tilknyttet denne brukeren.)
Gjør følgende fra Power Platform-administrasjonssenteret:
- Velg Miljøer, og velg deretter et miljø fra listen.
- Gå til Innstillinger>Brukere + tillatelser>Brukere.
- VelgFilter og VelgDeaktiverte brukere-visningen fra rullegardinmenyen.
- Skriv inn navnet på brukeren i søkeboksen , og trykk Enter.
- Hvis du vil vise brukerens personlige data, Velg brukerens navn ved å velge navnet eller dobbeltklikke på navnet.
- Hvis du vil gjøre endringer i brukerinformasjonen, Velg ellipseknappen og VelgAdministrer bruker i Dynamics 365.
- Fjern alle personlige data på brukerens Sammendrag-side , og velg deretter Velg Lagre.
Fjerne en brukers personlige data ved hjelp av Excel
Gjør følgende fra Power Platform-administrasjonssenteret:
- Velg Miljøer, og velg deretter et miljø fra listen.
- Gå til Innstillinger>Brukere + tillatelser>Brukere.
- VelgAdministrer brukere i Dynamics 365 fra kommandolinjen.
- Velg ikonet Visning av deaktiverte brukere .
- Skriv inn navnet på brukeren i søkeboksen , og trykk Enter.
- Velg avmerkingsboksen for brukeren du vil eksportere.
- Velg ellipseknappen om nødvendig, og Velg deretter Eksporter til Excel.
- Opprett og last ned en Excel-malfil med brukerens personlige data. Hvis du vil ha trinnvise instruksjoner, kan du se Opprett en ny Excel-mal.
- Åpne den nedlastede Excel-malfilen, fjern brukerens personlige data, og lagre deretter filen.
- Gå tilbake til visningssiden for deaktiverte brukere , og VelgImporter fra Excel.
- VelgVelg Fil og Velg den oppdaterte Excel-filen.
- VelgNeste to ganger.
- Gjør alle nødvendige endringer i vinduet Tilordne felt , for eksempel endre handlingen Fullt navn til Ignorer.
- VelgNeste to ganger, og deretter VelgSend .
Slett bruker permanent
Du kan enten fjerne brukerens personlige data eller slette brukeroppføringen permanent fra Dataverse brukertabellen. Mer informasjon: Slett brukere permanent i Power Platform.
Når brukeroppføringen slettes permanent, vises brukerens navn i alle oppføringer der den slettede brukeren var oppretteren eller sist endret av og i overvåkingsloggene som Ikke navn.
Fjerne logg for sporing av endringer fra siden Sammendragsvisning for sporing av endringer
Gjør følgende fra Power Platform-administrasjonssenteret:
- Velg Miljøer, og velg deretter et miljø fra listen.
- Gå til Innstillinger>for sporing av endringer og logger> , og Velg sammendragsvisning for overvåking.
- Finn brukerens endringslogg, merk av i avmerkingsboksen ved siden av raden(e), og velg deretter Slett endringshistorikk.
Personlige data som lagres i databaser i Dataverse
Forhåndskrav
Det kan hende du lagrer personopplysninger fra enkeltpersoner (for eksempel dine egne kunder) i Dataverse-tabellen dine.
Dataverse-systemansvarlige er ansvarlig for å opprettholde en oversikt over hvor personopplysninger lagres i ulike tabeller for hver person slik at vedkommende kan finne disse opplysningene som svar på eventuelle DSR-forespørsler.
Personopplysninger kan deretter eksporteres, korrigeres eller slettes i en tabell ved hjelp av funksjonene i produktet.
Oppdag
Når Dataverse-systemansvarlige mottar en DSR-forespørsel fra en person, må de identifisere hvilke miljøer / miljøer med en Dataverse-database som inneholder personopplysninger for denne personen. Personlige data lagres vanligvis i viktige tabeller (for eksempel konto, kontakt, kundeemne, salgsmulighet osv.), men det er ditt ansvar å utarbeide retningslinjer og prosedyrer for å opprettholde en oversikt over hvor du lagrer personlige data for hver person, slik at du er forberedt på å svare på forespørsler om DSR.
Ved hjelp av en innholdsliste kan Dataverse-systemansvarlige konfigurere søkeenhetene og feltene og deretter få tilgang til miljøet for å oppdage personopplysninger. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Konfigurer relevanssøk.
Gjør følgende fra Power Platform-administrasjonssenteret:
- Velg Miljøer, og velg deretter et miljø fra listen.
- VelgÅpne fra kommandolinjen.
- Velg en app.
- Skriv inn brukeren i søkeboksen .
- Se gjennom søkeresultatene for alle tabellene som brukeren refererer til.
Korriger
Dataverse-systemansvarlige kan oppdatere enkeltpersoners personopplysninger ved hjelp av listen over resultater fra Dataverse-søket. Personlige data for en enkeltperson kan imidlertid også være lagret i andre egendefinerte tabeller. Dataverse-systemansvarlige har ansvaret for å opprettholde en oversikt over disse egendefinerte tabellene og gjøre de aktuelle oppdateringene i personopplysningene.
Gjør følgende fra Dataverse søkeresultatene (over):
- Velg et element som inneholder personens personlige data.
- Oppdater den enkeltes personlige data der det er nødvendig, og velg deretter Lagre.
Export
Du kan ta et skjermbilde av dataene og dele det med DSR-anmoderen.
Gjør følgende fra Power Platform-administrasjonssenteret:
- Velg Miljøer, og velg deretter et miljø fra listen.
- VelgÅpne fra kommandolinjen.
- Velg en app.
- Skriv inn brukeren i søkeboksen .
- Se gjennom søkeresultatene for alle tabellene som brukeren refererer til.
- Dobbeltklikk elementet i søkeresultatlisten.
- Trykk Alt+PrtScn for å ta skjermbildet.
- Lagre skjermbildet i en fil, som du deretter kan sende til DSR-anmoderen.
Slett
Dataverse-systemadministratorer kan slette en persons personlige data fra oppføringer der dataene lagret. Dataverse-systemadministrator kan velge enten å slette oppføringen der de personlige dataene er lagret, eller fjerne innholdet i de personlige dataene fra oppføringen.
Obs!
Dataverse Administratorer kan tilpasse et miljø for å hindre at en oppføring slettes fra en tabell. Hvis det er konfigurert på denne måten, må du fjerne innholdet i de personlige dataene fra oppføringen i stedet for å slette selve oppføringen.
Gjør følgende fra resultatene av Dataverse-søket:
- Velg et element som inneholder personens personlige data.
- Velg Slett på båndet. (Merk at Slett er ikke tilgjengelig hvis oppføringen ikke kan slettes).
Personlige data som er lagret i databaser i den tidligere versjonen av Dataverse
Forhåndskrav
Det kan hende du lagrer personopplysninger fra enkeltpersoner (for eksempel dine egne kunder) i Dataverse-tabellen dine.
Dataverse-systemansvarlige er ansvarlig for å opprettholde en oversikt over hvor personopplysninger lagres i ulike tabeller for hver person slik at vedkommende kan finne disse opplysningene som svar på eventuelle DSR-forespørsler.
Personopplysninger kan deretter eksporteres, korrigeres eller slettes i en tabell ved hjelp av funksjonene i produktet.
Oppdag
Når Dataverse-systemansvarlige mottar en DSR-forespørsel fra en person, må de identifisere hvilke miljøer / miljøer med en Dataverse-database som inneholder personopplysninger fra denne personen. Personlige data lagres vanligvis i viktige tabeller (for eksempel konto, kontakt, kundeemne, salgsmulighet osv.), men det er ditt ansvar å utarbeide retningslinjer og prosedyrer for å opprettholde en oversikt over hvor du lagrer personlige data for hver person, slik at du er forberedt på å svare på forespørsler om DSR.
Du finner personlige data fra brukere i den tidligere versjonen av Dataverse i følgende ressurser:
| Ressurs | Hensikt | Nettstedstilgang | Programmatisk tilgang |
|---|---|---|---|
| Tabellrader | Registrerer forretningstransaksjoner i de respektive forretningstabellene. | Power Apps | Nei |
Tabellrader
Enkeltpersonens personopplysninger kan lagres i en hvilken som helst forretningstabell.
Denne versjonen av Dataverse inneholder et eget databaseskjema og egen infrastruktur. Den har sine egne tabeller, og du administrerer disse tabellene i Power Apps.
Gjør følgende for å se listen over tabellene dine:
Velg miljøet ditt i rullegardinlisten Miljø.
Velg Dataverse i navigasjonsruten, og velg deretter Tabeller.
Velg en tabell (for eksempel tabellen Forretningsforbindelse), som vist nedenfor, fra listen over tabeller.
Velg Eksporter>Eksporter data på menylinjen.
Når eksporten er fullført, velger du Last ned eksporterte data.
Når eksporten er fullført, velger du .zip-filen i mappen Nedlastinger og pakker ut filen. Åpne .csv-filen.
Velg søkeknappen, og angi personopplysningene for brukeren i søkeboksen, og deretter velger du Søk.
Bruk lagerlisten, gjenta trinnene ovenfor for hver av forretningstabellene for å finne alle de individuelle personopplysningene.
Korriger
Hvis et dataemne ber deg om å korrigere de personlige dataene i organisasjonsdataene, må du og organisasjonen din avgjøre om det er passende å ta hensyn til forespørselen. Korrigeringsdata kan inneholde redigering, skjuling eller fjerning av personlige data fra et dokument eller en annen elementtype.
Du kan bruke Microsoft Entra til å administrere identitetene (personlige data) for brukerne i forrige versjon av Dataverse. Enterprise-kunder kan administrere forespørsler om retting av forespørsler om hjelp av forespørsler om korrigering av forespørsler ved hjelp av de begrensede redigeringsfunksjonene i en gitt Microsoft tjeneste. Som databehandler,tilbyr ikke muligheten til å korrigere systemgenererte logger, Microsoft fordi de gjenspeiler faktiske aktiviteter og utgjør en historisk oversikt over hendelser i Microsoft tjenester.
Du kan korrigere personopplysninger som ligger i miljøet, ved å eksportere tabelldataene til et Excel-regneark, oppdatere dem og deretter importere oppdateringene tilbake til databasen.
Dataverse-systemadministratorer har ansvaret for å identifisere alle tabeller som inneholder personopplysninger for en enkeltperson, og for å gjenta følgende trinn for hver av tabellene.
Fra Power Apps gjør du følgende:
Velg Dataverse i navigasjonsruten, og velg deretter Tabeller.
Velg en tabell (for eksempel tabellen Forretningsforbindelse), som vist nedenfor, fra listen over tabeller.
Velg Eksporter>Eksporter data på menylinjen.
Når eksporten er fullført, velger du Last ned eksporterte data.
Når eksporten er fullført, velger du .zip-filen i mappen Nedlastinger og pakker ut filen. Åpne .csv-filen.
På menylinjen velger du Fil, velg Lagre som, og velg deretter en plassering der du vil lagre filen.
Gjør de nødvendige oppdateringene for personlige data, og lagre regnearket.
I Power Apps går du tilbake til den valgte tabellen og velger deretter Importer>Importer data.
Velg Søk, og Velg og åpne deretter Excel-regnearket du oppdaterte.
Velg Importer.
Export
Du kan eksportere personopplysninger fra hver tabell til et Excel-regneark og vise det.
Fra Power Apps gjør du følgende:
Velg Dataverse i navigasjonsruten, og velg deretter Tabeller.
Velg en tabell (for eksempel tabellen Forretningsforbindelse), som vist nedenfor, fra listen over tabeller.
Velg Eksporter>Eksporter data på menylinjen.
Når eksporten er fullført, velger du Last ned eksporterte data.
Når eksporten er fullført, velger du .zip-filen i mappen Nedlastinger og pakker ut filen. Åpne .csv-filen.
Slett
Du kan slette personopplysninger som er lagret i tabeller, ved å bruke funksjonen for eksport/import av data.
Dataverse-systemadministratorer har ansvaret for å identifisere alle tabeller som inneholder personopplysninger for en enkeltperson, og for å gjenta følgende trinn for hver av tabellene.
Fra Power Apps gjør du følgende:
Velg Dataverse i navigasjonsruten, og velg deretter Tabeller.
Velg en tabell (for eksempel tabellen Forretningsforbindelse), som vist nedenfor, fra listen over tabeller.
Velg Eksporter>Eksporter data på menylinjen.
Når eksporten er fullført, velger du Last ned eksporterte data.
Når eksporten er fullført, velger du .zip-filen i mappen Nedlastinger og pakker ut filen. Åpne .csv-filen.
På menylinjen velger du Fil, velg Lagre som, og velg deretter en plassering der du vil lagre filen.
Slett rader som inneholder personlige data som du vil fjerne fra tabellen, og lagre regnearket.
I Power Apps går du tilbake til den valgte tabellen og velger deretter Importer>Importer data.
Velg Søk, og Velg og åpne deretter Excel-regnearket du oppdaterte.
Velg Importer.