Dele opp flyter i mindre automatiserte prosesser
Når du konfigurerer et automatisering, kan du prøve å bygge flytene slik at du ikke har én enkelt automatisering som dekker hele prosessen. Det er flere årsaker til at du bør opprette flere mindre flyter:
Vedlikehold er enklere.
Feilbehandling trenger ikke å være så raffinert.
Flere personer kan arbeide med automatiseringen.
Det er ikke nødvendig å starte automatiseringen på nytt fra begynnelsen hvis et trinn mislykkes.
I eksemplet nedenfor er én automatisering konfigurert for en godkjenningsprosess, som dekker flere prosesser med én enkelt automatisering.
Diagram som viser en forretningsprosess der det opprettes en utgiftsrapport. Hele forretningsprosessen er konfigurert som én enkelt lang automatisering med ti trinn som må fullføres.
Hvis for eksempel kontant refusjonen mislykkes, blir hele automatiseringen en feil. Hvis et krav eller en spesifikasjon for å slå opp endringer i bankdetaljer for en ansatt endres, må hele prosessen stoppes til oppdateringene er på plass.
I stedet kan du dele automatiseringen inn i moduler, som vist i følgende bilde.
Andre automatisering starter når status oppdateres til Samsvarskontroll fullført. Hvis den godkjennes, blir resultatet sendt med e-post, og statusen settes til godkjent. Hvis forespørselen avslås, blir reparasjon forespurt. Tredje automatisering starter når status oppdateres til godkjent. Systemet vil automatisk se på den ansattes bankdetaljer og refundere kontanter til den ansatte, og i tillegg arkivere utgiftsrapporten.
I dette eksemplet avhenger Automatisering nr. 2 av forrige automatisering for å angi statusen til utgiftsrapporten til Samsvarskontroll fullført. Men hvis det er et problem med postsystemet og Automatisering nr. 2 mislykkes, er oppgaver i Automatisering nr. 1 fortsatt fullført. Bare oppgaver i automatisering nr. 2 må startes på nytt.