Definere forretningsverdien av å løse problemet
Forretnings verdi faller inn i en av fire kategorier, som er enkelt husket som OEVA:
Omsetning: Denne løsningen gir omsetning som du ellers ikke ville fått, gjennom en ny bransje eller en tjeneste som ikke har blitt tilbudt før.
Effektivitet: Effektiviteten handler om kostnadsbesparelser. Denne løsningen gjør at deltakerne som utfører prosessen, kan utføre den raskere.
Volum: Du unngår kostnader ved at de gjeldende brukerne kan behandle flere transaksjoner, noe som gjør at du slipper kostnaden for ekstra ressurser.
Annet: Løsningen hjelper organisasjonen med å overholde obligatoriske krav, som kan føre til at du unngår bøter.
Når kategorien er definert, må vi definere verdien som vi vil oppnå:
Omsetning
Avgjøre hva som skal belastes for servicen
Finne ut hvor mange kunder som kommer til å kjøpe servicen eller produktet
Finne ut tidsperspektivet som skal måles (månedlig, kvartalsvis, årlig)
Omsetning = (pris × kunder) for tidshorisonten
Effektivitet
Finne ut antallet personer som gjør jobben i dag
Finne ut hvor mye direkte tid de bruker på å utføre jobben i dag ("gammel tid")
Finne ut antall personer som skal gjøre jobben etter at Microsoft Power Platform-løsningen er bygget
Finne hvor mye direkte tid det vil ta å bruke den nye løsningen ("ny tid")
Tidsbesparelser = gammel tid – ny tid (for å regne dette om til penger multipliserer du tidsbesparelsene med de fullstendig belastede kostnadene for personene for tidsenheten du måler i (for eksempel timer).)
Volum
Finne antallet transaksjoner som én enkelt person kan behandle for en bestemt tidsenhet ("transaksjoner per person")
Finne antallet transaksjoner som den nye løsningen vil kunne behandle i dette tidsrommet ("nye transaksjoner per person")
Finne antallet transaksjoner som må behandles i dette tidsrommet ("antall")
Kostnadsunngåelse = (volum ÷ transaksjoner per person) – (volum ÷ nye transaksjoner per person)
Dette beregner antallet personer som ikke trenger å behandle transaksjoner for å oppnå antallet som blir behandlet av løsningen.
Annen
- Finne boten som kan unngås ved å inneha informasjonen som er registrert og tilgjengelig i løsningen
Hvis forretningsverdien du oppnå ved å automatisere prosessen, ikke er høyere enn kostnaden av å utføre noe, må du spørre deg selv om dette er det rette forretningsproblemet å fokusere på.
Hvis forretningsverdien du mottar ved å løse forretningsproblemet, er større enn kostnaden for å utføre noe—pluss utviklingstiden og den månedlige kostnaden for en programvarelisens—, er det fornuftig å automatisere prosessen.
Eksempel: Forretningsverdien for automatisering av utgiftsprosessen
Når det gjelder eksempelappen vår, er hovedkategorien for forretningsverdi effektivitet. Den nye appen vil redusere tiden det tar å behandle det samme antallet reiseregninger hver uke, hver måned og hvert år. Vi har gått gjennom den nye prosessen og det vi ønsker at appen skal utføre med våre fremtidige brukere. Vi spurte dem hvor mye lang tid de forventer å spare med den nye prosessen og samtidig kunne bygge inn noen av reglene i appen for reiseregninger.
Vi har fremdeles 140 reiseregninger som sendes hver uke. Dette er ikke endret. Da vi snakket med personene som sender rapportene, fant vi imidlertid at vi kan redusere tiden de bruker, ned til 20 minutter, ved at de kan angi informasjon umiddelbart og ta bilder av kvitteringen når det er nødvendig med en kvittering. De fullt innlastede kostnadene beholdes også.
(140 reiseregninger i uken × 20 minutter) × $ 90/t = $ 4158 i uken = $ 216 216 i året
Nick går gjennom reiseregningene til teamet (omtrent 100 selgere), og det beregnes at det tar ca. 5 minutter å se gjennom hver reiseregning. Nicks gjennomgang er begrenset til utgiftstypen som sendes inn, og han vet behovet for kvitteringer — og behovet for å inkludere navn på gjester på måltider og fordele hotellutgifter til de riktige kategoriene — kontrolleres av appen.
(100 reiseregninger i uken × 5 minutter) × $ 90/t = $ 750 i uken = $ 39 000 i året
Andre ledere vil se gjennom og godkjenne reiseregningene fra sine avdelinger etterpå, så de resterende 40 reiseregningene vil koste $ 15 600 i året.
Arbeidet for Abhay og teamet har nå endret seg til å ta stikkprøver av rapporter. De har ikke behov for å utføre noe videre arbeid. Abhays team kan faktisk gjøre andre aktiviteter på grunn av reduksjonen i innsats som kreves for å se gjennom reiseregninger.
Vi har optimalisert prosessen for å knytte den riktige finansregnskapskoden til hver av utgiftskategoriene. Abhay og teamet kan nå trekke ut dataene for å opprette betalingsjournalen, noe som reduserer de 40,3 timene (16,5 for koding + 23,8 for postering) i uken ned til noen få minutter, og de sparer $ 188 604 ($ 77 220 for koding og $ 111 384 for postering) i året. Abhay kan så få temaet til å utføre annet, viktigere arbeid i avdelingen sin.
Med den nye prosessen kan Abhay og teamet vurdere å postere reiseregningene hver dag, noe som vil gi Charlotte en oppdatert visning av budsjettet hver dag. Dette vil også gi Charlotte mulighet til å reagere raskere etter hvert som budsjettbegrensninger nærmer seg.
Den nye kostnaden til firmaet som bruker den automatiserte appen er omtrent som følgende:
$ 216 216 + $ 39 000 + $ 15 600 = $ 270 816 i året
Sparing for firmaet omtrent $ 777 738 i året
Obs!
Kan du fortelle oss om språkinnstillingene for dokumentasjonen? Ta en kort undersøkelse. (vær oppmerksom på at denne undersøkelsen er på engelsk)
Undersøkelsen tar rundt sju minutter. Det blir ikke samlet inn noen personopplysninger (personvernerklæring).