Få viktig e-postinformasjon og utkast til svar

Å raskt hente nøkkelinformasjon fra kunde-e-poster og utarbeide riktig svar kan være utfordrende for travle kundeservice-representanter. Microsoft 365 Copilot for kundeservice gjør det for deg på bare sekunder? Når du åpner en e-postmelding i Outlook, viser Copilot for kundeservice et sammendrag av den viktigste informasjonen i e-postmeldingen. Du kan enkelt lage utkast til et svar med sammendraget synlig i sideruten, eller du kan gjøre det enda enklere ved å la Copilot for kundeservice lage utkast til et svar for deg. Den bruker kunstig intelligens til å generere et utkastforslag basert på e-postmeldingens innhold og kontekst. Bruk utkastforslaget som det er, eller som utgangspunkt for ditt eget svar.

Foreslått innhold erstatter ikke innhold som allerede er i svarteksten i e-postmeldingen. Det blir føyet til eksisterende innhold.

Vis viktig e-postinformasjon

Copilot for kundeservice genererer et sammendrag av viktig informasjon for e-postmeldinger eller e-posttråder som har minst 1000 tegn eller omtrent 180 ord. Sammendraget er en punktliste på opptil 400 tegn. Kortet Viktig e-postinformasjon omfatter følgende:

• E-postdata som brukes i e-postsammendraget, med referansenumre. Velg referansenummeret for å se den nøyaktig tilbudsteksten fra e-postmeldingen og navnet på personen som siterer den.
• Lag lag til en e-postknapp for å svare på e-postmeldingen med AI-hjelp.
• Alternativer for å kopiere sammendraget eller dele tilbakemelding om det.

Lag utkast til en e-postmelding med kopilot

Når du velger Lag utkast til en e-postmelding i ruten Copilot for kundeservice, kan du velge en av følgende forhåndsdefinerte ledetekster for å lage utkast til et svar:

• Foreslå en samtale: Tilby å ringe kunden samme dag eller neste dag.
• Be om mer informasjon: Be om mer informasjon fra kunden for å løse problemet.
• Empati med tilbakemeldinger: Gi et empatisk svar til en kunde som uttrykker en klage.
• Oppgi produkt-/tjenestedetaljer: Tilby detaljer eller svare på kundespørsmål om et bestemt produkt eller en bestemt tjeneste.
• Løs kundens problem: Gi en løsning – og løsningstrinn, hvis aktuelt – på kundens problem.
• Egendefinert: Lar deg gi din egen forespørsel om svaret.

Bruke den egendefinerte ledeteksten

Bruk den egendefinerte ledeteksten til å inkludere samtaleemner, formidle målene for e-posten og fastslå lengden og tonen. Velg deretter Opprett svar-pilen for å generere svaret. Gå alltid gjennom svaret før du deler det med kunden. Du kan revidere den egendefinerte ledeteksten om nødvendig, og deretter velge Oppdater for å oppdatere svaret.

Merk

• Eksisterende innhold i brødteksten i e-postmeldingen blir ikke erstattet. Det foreslåtte innholdet føyes til eksisterende innhold i brødteksten i e-postmeldingen.
• Du kan generere forslag til innhold for e-postmeldinger som inneholder interne e-postadresser. Hvis alle e-postadressene er interne, vises bare alternativet for å skrive inn den egendefinerte ledeteksten. Hvis du legger til en ekstern e-postadresse, blir de forhåndsdefinerte svarkategoriene tilgjengelige.

Du kan utføre følgende handlinger i ruten for egendefinert ledetekst:

• Når du angir en egendefinert ledetekst, vises foreslåtte ledetekster basert på konteksten for e-postmeldingen. Du kan velge en foreslått ledetekst for å legge den til i tekstboksen for egendefinert ledetekst.
• Du kan holde musepekeren over det foreslåtte innholdet og velge Favoritter-ikonet for å lagre en ledetekst. Velg fanen for favoritter for å vise og bruke lagrede ledetekster. Du kan fjerne ikonet for favoritter hvis du vil fjerne en ledetekst fra fanen for favoritter.
• Hvis du vil generere et annet forslag, velger du Flere alternativer.

Se gjennom og kopiere foreslåtte svar

Når du har valgt en av de forhåndsdefinerte ledetekstene, genererer kopilot et foreslått svar. Utkastforslaget til e-postmelding har følgende:

• Viser saken som brukes til å generere e-postinnholdet. Du kan velge en annen sak hvis utkastet ikke passer dine behov.
• Alternativer for å finjustere innholdet. Du kan finjustere utkastforslaget til e-postmelding ytterligere ved å gi en ny ledetekst som bygger på forrige forslag. Dermed kan du finjustere e-postsvarene dine. Du kan justere lengden og tonen i utkastet eller legge til flere detaljer i e-postutkastet ved hjelp av Juster utkast.
• E-postutkastet som genereres av Copilot for kundeservice, er på samme språk som e-postmeldingen. Du kan imidlertid angi et annet språk for e-postutkastet ved å bruke alternativet Utkastspråk i Juster utkast.
• Flere alternativer gjør at du kan begynne på nytt eller gjenopprette den tidligere versjonen av det genererte utkastet.

Foreta eventuelle nødvendige endringer, og velg deretter Legg til i e-post, slik at programmet limer inn innholdet i brødteksten i e-postmeldingen.

Merk

Eksisterende innhold i brødteksten i e-postmeldingen erstattes ikke. Det foreslåtte innholdet legges til før eksisterende innhold i brødteksten i e-postmeldingen.

Du kan også velge Kopier til e-post for å kopiere hele svaret til utkastet. Du kan også merke en del av svaret og bruke høyreklikkmenyen til å kopiere og lime inn utvalget.