Scenario: Gjør det enklere å finne informasjon med Microsoft Syntex
Bruk Syntex til å gjøre det enklere for brukere å finne og bruke informasjon om forretningsdokumenter og ansatte som er lagret i dokumentbiblioteker.
Funksjoner som brukes:
- Dokumentbehandlingsmodeller
- Termlager
- Søk
- Viva Topics
Policyer og prosedyrer
Organisasjonen kladder og lagrer policyer og prosedyrer i noen få store dokumenter i SharePoint eller flere mindre dokumenter, alt i et dokumentbibliotek som vanligvis har en veldefinert mappestruktur.
Erfarne brukere vet kanskje hvor policyen eller prosedyren er de må referere til for å gjøre jobben sin effektivt. Det kan imidlertid hende at nye brukere eller brukere som ikke regelmessig fokuserer på en bestemt policy, ikke vet hvor de skal lete.
Ved å bruke Syntex og Termlageret for SharePoint, kan du tilordne riktig term når policyer legges til i biblioteket og behandles Syntex. Brukere kan deretter filtrere eller søke ved hjelp av disse termene, eller deres synonymer.
Termene kan også brukes til å generere emner i Viva Topics. Ai-en for Viva Topics-kurering genererer deretter emner for disse termene og knytter filer som er merket med termen.
I stedet for å navigere i en mappestruktur, kan brukere deretter søke etter synonymer eller alternative navn som definert i emnet, og se den aktuelle policyen eller prosedyren.