Scenario: Generer rutinemessige dokumenter automatisk med Microsoft Syntex
Bruk innholdssamlingsfunksjonen i Microsoft Syntex til å opprette moderne maler for filer som må opprettes regelmessig. Filer kan deretter genereres basert på disse malene, enten gjennom manuell forespørsel eller gjennom en automatisering.
Funksjoner som brukes:
- Innholdssamling
- SharePoint-lister
- Power Automate
Rutinemessige vedlikeholdsrapporter
Du kan bruke innholdssamling til å automatisere generering av daglig inspeksjon eller vedlikeholdsrapporter. Disse rapportene har vanligvis mye standardisert tekst med bestemte felt eller verdier som angis av brukeren etter inspeksjon.
I dag inspiserer brukerne fysisk deler og fyller deretter ut en liste eller et skjema eller fysiske papirrapporter. Dette fører til mer arbeid med å transformere disse dataene til digitalt innhold som kan brukes videre.
Slik implementerer du en Microsoft Syntex løsning:
Konfigurer et dokumentbibliotek der du vil lagre rapportene.
Konfigurer en SharePoint-liste med de nødvendige kolonnene som du må fylle ut av frontlinjearbeiderne.
Gå til dokumentbiblioteket, og opprett en moderne mal ved hjelp av en eksisterende rapport. Opprett felt for verdiene som angis av frontlinjearbeiderne. Knytt feltene til kolonnene i SharePoint-listen du opprettet tidligere.
Opprett nå en Power Automate-flyt ved hjelp av handlingen «Generer dokument ved hjelp av Microsoft Syntex», og bruk utløseren «Når et listeelement opprettes». Denne handlingen sikrer at når en ny oppføring legges til av en frontlinjearbeider i listen, genereres en ny rapport.
Ved hjelp av Microsoft Forms kan du opprette et skjema for frontlinjearbeidere for å angi verdier i listen eller vise selve listen for å legge til verdier.
Nå kan du se gjennom alle daglige rapporter etter hvert som de opprettes basert på verdier som frontlinjearbeidere angir i skjemaet.
Obs!
Selv om dette eksemplet bruker en SharePoint-liste som datakilde, kan du bruke en hvilken som helst datakilde som utløser for generering av dokumenter hvis du har tilgang til den nødvendige Power Automate-koblingen.