Del via

Se gjennom og signer en signaturforespørsel ved hjelp av SharePoint eSignature

  • Artikkel

Når en signaturforespørsel opprettes, sendes et e-postvarsel til mottakerne. (I noen tilfeller kan mottakerne også motta varsler i Teams via Godkjenninger-appen.) Varselet inneholder detaljer om forespørselen, inkludert alle mottakere som må signere, og eventuelle signeringsinstruksjoner. En mottaker trenger ikke å ha en SharePoint-lisens eller en Microsoft-konto for å signere forespørselen.

Få tilgang til dokumentet som skal signeres

Når du mottar e-postvarselet, velger du Vis forespørsel i e-postmeldingen for å starte signeringsprosessen.

Skjermbilde av et e-postvarsel som viser Vis forespørsel-knappen.

Hvis du vil fortsette den elektroniske signeringsprosessen, må du samtykke i vilkårene og betingelsene og godta å bruke den elektroniske signaturen for signering. På skjermbildet Vilkår og betingelser for SharePoint eSignature :

  • Velg Godta for å bruke den elektroniske signaturen, og fortsett med signeringsprosessen.

  • Eller velg Avslå hvis du foretrekker ikke å bruke den digitale signaturen, og kontakt personen som ba om signaturen din, for å fullføre signaturen ved hjelp av en annen metode.

  • Hvis du lukker skjermbildet Vilkår og betingelser for SharePoint eSignature uten å velge Godta-knappen , kan du åpne dialogboksen på nytt ved å velge Vis fremlegging-knappen øverst til venstre i dokumentet.

    Skjermbilde av vilkårs- og betingelsesskjermen.

Signere dokumentet

Når du godtar vilkårene og betingelsene for eSignature, åpnes dokumentvisningsprogrammet i en ny nettleserfane. Her kan du navigere i og lese dokumentet og se gjennom innholdet. Når du er klar til å signere, velger du Start. Denne handlingen bringer deg til den første plasseringen der inndataene er nødvendige.

Skjermbilde av dokumentet som skal signeres, som viser Start-knappen.

Det finnes tre forskjellige typer inndata du kan bli bedt om:

Underskrift

Elektroniske signaturer lar deg signere et dokument digitalt ved å gi deg mulighet til å legge til en fremstilling av den fysiske signaturen.

  1. Hvis du vil legge til signaturen, skriver du inn navnet ditt. Hvis du vil velge en annen skriftstil for signaturen, velger du Endre skrift og velger skriften du vil bruke.

    Skjermbilde av typen navneskjerm.

  2. Velg Ferdig for å legge til signaturen i dokumentet.

  3. Velg Neste for å gå til neste plassering i dokumentet som krever inndata.

    Skjermbilde som viser en elektronisk signatur som er lagt til i et dokument.

Initialer

Noen steder i dokumentet kan du bli bedt om å legge til initialene dine for å bekrefte en bestemt setning.

  1. Velg Initial her, og skriv inn initialene dine. Denne handlingen er forhåndsutfyllet hvis du allerede har skrevet inn signaturen.

    Skjermbilde som viser Initial her-feltet for å legge til elektroniske initialer i et dokument.

  2. Velg Neste for å gå til neste plassering i dokumentet som krever inndata.

Dato

Datoen er forhåndsutfyllet med gjeldende dags dato.

Send inn det signerte dokumentet

Når du har angitt alle nødvendige inndata, velger du Send for å fullføre signeringsprosessen.

Skjermbilde av det fullførte dokumentet som viser Send-knappen.

Statusen for forespørselen endres fra Pågår til Fullført. Dokumentet blir skrivebeskyttet. Du mottar et e-postvarsel som sier at signaturen din er mottatt, og at anmoderen blir varslet.

Når alle har signert dokumentet, mottar du et e-postvarsel som sier hvor du kan vise dokumentet og be om detaljer. Dokumentet er tilgjengelig via Vis forespørsel-knappen i e-postmeldingen i 30 dager, så pass på at du laster det ned for dine egne poster.

Avslå å signere dokumentet

Hvis du ser gjennom dokumentet og ikke vil signere det, kan du avslå å signere.

  1. Velg Flere alternativer (...) i dokumentvisningsprogrammet, og velg deretter Avslå for å signere.

    Skjermbilde av dokumentvisningsprogrammet som viser Avslå for å signere-knappen.

  2. Skriv inn en grunn til ikke å signere dokumentet på skjermen Du avslår å signere , og velg deretter Avslå. Eller hvis du ombestemmer deg, velger du Avbryt.

    Skjermbilde av dokumentvisningsprogrammet som viser skjermbildet Du avslår å signere.

Når du avslår, kan du ikke legge til signaturen, men du kan se dokumentet i skrivebeskyttet modus.

Når du avslår, sendes det et e-postvarsel til anmoderen om at du ikke vil signere dokumentet. Hvis du avslår å signere, fullføres signeringsprosessen og statusen for forespørselen fra Pågår til Avslått.

Hvis det er flere mottakere, vil de også motta et varsel om at forespørselen er avslått.

Vis forespørselslogg og detaljer

Enten du er en anmoder eller mottaker, kan du velge Vis forespørsel fra en av e-postvarslene dine for å vise dokumentet og finne ut mer om forespørselen.

  1. Velg Vis logg-fanen i dokumentvisning for å se statusen for forespørselen. I Logg-panelet kan du se mottakerne som ikke har signert ennå, og aktivitetene som har skjedd så langt, for eksempel når forespørselen ble opprettet og hvem mottakerne er.

    Skjermbilde av Vis logg-fanen og Logg-panelet.

  2. Velg Vis detaljer-fanen for å se detaljene for forespørselen. I Detalj-panelet kan du se tittelen på forespørselen, eventuelle instruksjoner som anmoderen la til når forespørselen ble sendt, og hvem forespørselen ble sendt til.

    Skjermbilde av Vis detaljer-fanen og Detaljer-panelet.

Overvåke statusen for en forespørsel

Når du oppretter en signaturforespørsel med SharePoint eSignature, går den gjennom forskjellige faser som gjenspeiles i forespørselsstatusene. Du kan vise statusen for en forespørsel ved å velge Vis forespørsel i alle e-postvarslene du mottok om signaturforespørselen. Tabellen nedenfor viser statusene for forespørselen og deres betydning.

Status Beskrivelse
Pågår Forespørselen pågår så snart den er opprettet. Statusen forblir i denne tilstanden til forespørselen er gjennomgått av alle mottakere eller avbrutt av avsenderen av forespørselen.
Fullført Forespørselen fullføres når alle mottakerne har signert dokumentet.
Avbrutt Forespørselen er avbrutt av avsenderen.
Avslått En av mottakerne har avslått å signere.

Når statusen for en forespørsel er fullført, avbrutt eller avslått, kan ikke forespørselen lenger behandles av avsenderen eller mottakerne. Hvis en mottaker for eksempel avslår en forespørsel, må avsenderen sende en ny forespørsel etter at årsaken til avslåingen er adressert. Den opprinnelige avslåtte forespørselen kan ikke redigeres.

Obs!

For forespørsler som sendes via andre leverandører av elektroniske signaturer, bestemmes statusen av signaturleverandøren og kan være forskjellig fra statusen som er beskrevet ovenfor.

Få tilgang til det signerte dokumentet

Dokumenter signert med Microsoft SharePoint eSignature

Alle parter som er involvert i forespørselen, mottar et e-postvarsel om at forespørselen er fullført, og statusen for forespørselen er fullført. I e-postmeldingen kan du velge Vis signert dokument for å få tilgang til det signerte dokumentet og forespørselsloggen. Signatarene kan fortsette å få tilgang til og laste ned det signerte dokumentet fra e-postvarselet i 30 dager etter at de har mottatt e-postmeldingen. I tillegg vil avsendere av forespørsler få tilgang til den opprinnelige mappen der det signerte dokumentet ble lagret direkte fra e-postmeldingen.

Obs!

Når du åpner et PDF-dokument på et SharePoint-nettsted, ser du ikke detaljene for forespørselen hvis standard PDF-visningsprogram er satt til Adobe. Du må angi PDF-visningsprogram som standard visningsprogram.

Sikkerhet for det signerte dokumentet

Når alle mottakerne har signert dokumentet, legges signaturene til og et revisjonsspor legges til i den signerte PDF-filen. Detaljer om forespørselen, inkludert aktiviteter og tidsstempler for når de oppstod gjennom hele signeringsprosessen, er inkludert. Detaljene omfatter datoen og klokkeslettet forespørselen ble opprettet, dato og klokkeslett da mottakerne signerte, og så videre. Disse detaljene gir bevis på integriteten til signeringsprosessen. Det signerte dokumentet signeres deretter digitalt av et Microsoft-sertifikat for å sikre at det ikke kan tukles med.

Dokumenter signert med andre signaturleverandører

Alle parter mottar et e-postvarsel fra leverandøren når dokumentsigneringen er fullført. E-postmeldingen inneholder vanligvis en kobling til det signerte dokumentet eller som et vedlegg. I tillegg lagres en kopi av det signerte dokumentet automatisk i SharePoint. Når den som er lagret, mottar oppretteren av forespørselen en e-postmelding fra SharePoint eSignature med en kobling til SharePoint-plasseringen. Det signerte dokumentet lagres i en leverandørspesifikk mappe i SharePoint-dokumentbiblioteket i det opprinnelige dokumentet (det opprinnelige dokumentet er PDF-filen som forespørselen ble startet fra). Du finner det signerte dokumentet ved hjelp av denne mappebanen: [Dokumentbibliotek] > Apper\Signerte dokumenter\leverandør (for eksempel Docusign for Contoso-dokumentapper >>> . Oppbevaringspolicyen for det lagrede dokumentet arver oppbevaringspolicyen som er konfigurert av SharePoint- eller leieradministratoren.

Obs!

En kopi av det signerte dokumentet lagres ikke hvis forespørselen blir avslått eller avbrutt. Eventuelle tilleggsdokument som lastes opp via tredjepartsplattformen (dvs. utenfor SharePoint) når du oppretter en forespørsel, lagres heller ikke tilbake til SharePoint. Bare dokumenter som er startet fra SharePoint, lagres tilbake til SharePoint.