Start med en pilotdistribusjon av Microsoft 365 for frontlinjearbeidere
Før du forplikter deg til en fullstendig utrulling av Microsoft 365 for frontlinjearbeidere på tvers av organisasjonen, er det lurt å prøve det først med et lite sett med personer i organisasjonen. Det kan hjelpe å starte med et pilotprogram først:
- Valider brukerberedskap.
- Identifiser og redaktiver problemer.
- Sikre en vellykket utrulling for hele organisasjonen.
En pilot kan for eksempel hjelpe deg med å fastslå:
- Om scenarioene du identifiserte samsvarer med forretningsbehovene i organisasjonen.
- Hvilke elementer må endres eller tilpasses ytterligere for organisasjonen.
- Hvilken opplærings- og retningsinformasjon du må oppgi til brukerne før, under og etter at de begynner å arbeide med disse nye verktøyene.
Å kjøre et pilotprogram er en del av den generelle innføringsprosessen. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du tar i bruk Microsoft 365 i organisasjonen, kan du se:
- Microsoft 365 Adoption
- Anbefalte fremgangsmåter for Microsoft 365 Adoption.
- Innføring i Microsoft Teams
- Aktivering av frontlinjearbeidere med Microsoft Teams
Trinn for å kjøre et pilotprogram
Samle personene dine
Sett sammen en gruppe enkeltpersoner fra forretnings-, IT- og frontlinjefellesskapene for å fungere som interessent og beslutningsgruppe for Microsoft 365-piloten for frontlinjearbeidere. Pass på å inkludere enkeltpersoner fra alle tre samfunnene for å gi deg selv den beste sjansen for suksess.
Identifiser deretter pilotfellesskapet i fase 1, og sørg for at det inkluderer faktiske frontlinjearbeidere i den minste logiske grupperingen for organisasjonen. For eksempel én restaurant, én avdeling i et varehus, én butikk, én klinisk avdeling, ett distrikt, én plante, ett distribusjonssenter osv. Nøkkelen er å optimalisere rundt den gjennomsnittlige frontlinjearbeideren som bare er en del av ett team. Ledere eller spesialister kan være i mer enn ett team.
Anbefalt fremgangsmåte
Det er viktig å inkludere alle roller innenfor den minste logiske grupperingen, fra ledere til deltids- eller sesongarbeidere, for å avdekke verdifull innsikt og muliggjøre moderne kommunikasjonsscenarioer.
Beslutningspunkter
På slutten av denne fasen skal du kunne svare på disse spørsmålene:
- Hvem skal delta i prøveprosjektet?
- Hva er den minste logiske grupperingen for organisasjonen?
Planlegg piloten
Her er noen tips for en vellykket pilot.
- Angi start- og sluttdatoer, og definer klare mål for måling av suksess. Disse målene kan hjelpe deg med å planlegge utrullingen etter at prøveprosjektet er fullført.
- Opprett en testplan, en prosess for å samle inn tilbakemeldinger og en kommunikasjonsplan.
- Gi nok tid til å kjøre piloten og vurdere virkningen. Minimum 30 dager anbefales.
- Inkluder de riktige interessentene og deltakerne, vel vitende om at du kan legge til flere brukere gjennom hele prøveprosjektet om nødvendig. For Microsoft 365 for frontlinjearbeidere må du sørge for at interessentene og deltakerne ikke bare inkluderer bedriftsledere og IT-ansatte, men også frontlinjeledere og -arbeidere, slik at du kan:
- Sørg for at du forstår utfordringene deres mens du planlegger implementeringen.
- Kontroller at implementeringen har en positiv effekt på disse utfordringene.
- Start i det små og ta deg tid til å stanse midlertidig, vurdere resultater og justere prøven.
For en vellykket pilot for frontlinjearbeidere er enkelhet nøkkelen! For de fleste organisasjoner er dette fellesskapet vanligvis ikke tilgjengelig for kommunikasjon eller samarbeidsteknologi som støttes av firmaet, men bruker sannsynligvis allerede forbrukerverktøy som ikke støttes for å oppnå noen grunnleggende behov.
En anbefalt anbefalt fremgangsmåte er å begynne der brukerne er, og etterligne funksjonene de bruker i forbrukerverktøy i dag. Etter hvert som piloten utvikler seg og gjentakelsesprosessen begynner, kan du øke opplevelsen.
Beslutningspunkter
- Hvilke funksjoner vil du inkludere i fase 1 av prøveprosjektet?
- Trenger frontlinjearbeiderne skift for å planlegge administrasjon?
- Trenger frontlinjearbeiderne dine Walkie Talkie for push-to-talk (PTT)-kommunikasjon?
Er du ikke sikker på hvilke forbrukerverktøy disse brukerne bruker for øyeblikket?
Bruk en undersøkelse til å finne ut hvilke verktøy, funksjoner og scenarioer brukerne er avhengige av i dag.
Konfigurere Microsoft 365 og Teams
Finn ut hvilke enheter som skal støttes. Du kan for eksempel bruke Teams-mobilklienter på Android og iOS for å få tilgang på farten til Teams og apper for frontlinjearbeidere. Se Få Teams-klienter og oversikt over enhetsadministrasjon for frontlinjearbeidere.
Se Konfigurer Microsoft 365 for frontlinjearbeidere og Teams-distribusjonsoversikt for veiledning om hvordan du konfigurerer Microsoft 365, Teams og de andre tjenestene du trenger for piloten.
Beslutningspunkter
- Hvilke chat- og kanalmeldingsfunksjoner vil du inkludere i prøveprosjektet?
- Vil du opprette team fra grunnen av eller fra en teammal?
Anbefalt fremgangsmåte
Gjør kanalene enkle. Vi anbefaler å motstå trangen til å opprette en kanal for alle mulige samtaleområder og i stedet holde ting enkelt. Det er greit om kanaler opprettes over tid etter behov.
Når du har konfigurert team og kanaler, konfigurerer du frontlinjeapper som du vil bruke i prøveprosjektet, inkludert:
- Skift for å planlegge arbeidsstyrken i frontlinjen.
- WalkieTalkie for øyeblikkelig talekommunikasjon.
- Appen Virtuelle avtaler for å planlegge avtaler med klienter eller kunder.
- Viva Learning skal bygge lærings- og opplæringsopplevelser for ansatte.
Kommunisere
Informer dine frontlinjearbeidere om deres deltakelse i piloten, pilotmålene, og gi opplæring, om nødvendig, om det grunnleggende.
Dette kan for eksempel være en instruksjon for å gå til Google Play eller Apple Store på mobilenhetene, laste ned Teams-appen og logge på med firmalegitimasjonen. Del ressurser fra Microsoft Teams hjelper & læring etter behov. Vi utformet Teams med et brukervennlig grensesnitt som de fleste frontlinjearbeidere bør finne intuitivt.
Anbefalt fremgangsmåte
Ikke glem å lære opp lederne dine på Skift! Hvis du skal inkludere skift i prøveprosjektet, kan du vurdere å holde en opplæringsøkt med lederne om hvordan du oppretter, administrerer og publiserer tidsplaner til teamet.
Måle
Mål bruk og vurder tilbakemeldinger fra brukerne. Bruksrapporter hjelper deg med å forstå bruks- og aktivitetsmønstre, og sammen med tilbakemeldinger fra brukerne gir du verdifull innsikt.
Se Microsoft 365-rapporter i administrasjonssenteret, Bruksanalyse for Microsoft 365 og Teams analyse og rapportering.
Å styrke frontlinjearbeiderne handler mer om mennesker enn teknologi. Hvis du vil forstå virkningen av Teams, kan du holde fokus på opplevelsen til de ansatte i frontlinjen. Undersøke dem før, under og etter piloten for å forstå deres behov, smertepunkter og reaksjoner. Det kan være lurt å konfigurere en tilbakemeldingskanal i Teams for å samle inn tilbakemeldinger om opplevelsene deres.
Hvis du gjentar prøveprosjektet og legger til nye funksjoner over tid, kan denne tilbakemeldingen hjelpe deg med å veilede rekkefølgen, tempoet eller til og med om det er behov for flere funksjoner.
Anbefalt fremgangsmåte
Gi næring til dine mestere og uthev dine seire. Reward your frontline workers for embracing these new tools and using them in innovative ways that relate to business outcomes for your company. Dette bidrar til å sikre fortsatt innføring av Teams og verdi for firmaet.
Gjenta og utvide
Nå som du har fullført din første pilot med en innledende gruppe frontlinjearbeidere, er det på tide å utvide! Vurder ett av følgende utvidelsesalternativer:
- Utvid antall team.
- Kan du gjøre ett område i stedet for ett sted?
- Utvid funksjoner og funksjoner.
- Var det en viktig funksjon som frontlinjearbeiderne dine foreslo at ikke var inkludert i det første funksjonssettet?
Vi anbefaler å arbeide gjennom denne prosessen så mange ganger som nødvendig for å komme frem til en løsning, et sett med anbefalte fremgangsmåter og opplæringsdokumentasjon for frontlinjearbeiderne dine.