Del via

Angi og sammenligne tilbudsforespørsler og inngå kontrakter

  • Artikkel

Denne artikkelen forklarer hvordan du registrerer svar på en tilbudsforespørsel, poengsum og sammenligner bud, og deretter gir kontrakten til én av leverandørene. Du kan bruke prosedyren i USMF-demodatafirmaet.

Før du starter denne prosedyren, må du ha en tilbudsforespørsel som har to linjer og som er sendt til minst to leverandører. For å opprette denne tilbudsforespørselen må du fullføre prosedyren Opprette en tilbudsforespørsel. Poengkriterier må også defineres før du kan fullføre denne prosedyren.

Du kan angi budet som en leverandør eller en innkjøpsansvarlig. Hvis du vil ha mer informasjon, se Definere og vedlikeholde leverandørsamarbeid.

Angi et svar som en leverandør

  1. Gå til Leverandørsamarbeid > Arbeidsområder > Leverandørbud.
  2. I listen Invitasjoner til nytt bud finner du en tilbudsforespørsel som nettopp ble sendt. Velg tilbudsforespørselen for å gå gjennom forespørselen.
  3. Velg Vedlegg i tilbudsforespørsel for å se gjennom vedlegg som er lagt til.
  4. Velg Bud hvis du vil at feltene skal være redigerbare. Legg merke til at Bud pågår-feltet er satt til Leverandør oppdaterer.
  5. I hodet og linjene angir du verdiene fra budsvaret.
  6. Hvis det skal legges til vedlegg i budet, velger du Vedlegg i bud.
  7. Velg hurtigfanen Budveiledningselementer for å vise om noen dokumenter er nødvendige.
  8. Velg hurtigfanen Endringer for å vise om tilbudsforespørselen er endret.
  9. Velg hurtigfanen Spørreskjema. Alle spørreskjemaer som vises her, må besvares.
  10. Velg hurtigfanen Linjedetaljer for å vise utvidet informasjon om linjen.
  11. Velg Tilbakestill fra tilbudsforespørsel bare hvis du må tilbakestille verdiene som er angitt i de opprinnelige tilbudsforespørselsverdiene.
  12. Du kan når som helst lagre budet og utføre mer behandling senere, forutsatt at utløpsdatoen og -tidspunktet ikke er passert. I dette tilfellet kan du finne budet i listen Bud som utføres i arbeidsområdet Leverandørbud.
  13. Når budet er klart til å sendes, velger du Send. Velg Avslå hvis du ikke vil by. Sendte bud er tilgjengelige i listen Sendte bud i arbeidsområdet Leverandørbud.
  14. Når budet er sendt, kan du tilbakekalle det når som helst før utløpsdatoen og -klokkeslettet. Legg merke til at når et bud blir tilbakekalt, behandles det ikke som sendt. Når budet godtas eller avvises av innkjøpsavdelingen, vises det i listen Tildelte bud eller Tapte bud i arbeidsområdet Leverandørbud.

Angi et svar fra en leverandør som innkjøpsansvarlig

  1. Kontroller at tillatelsen for å redigere leverandørbud er definert. Gå til Innkjøp og leverandører > Oppsett > Parametere for innkjøp og leverandører. I fanen Tilbudsforespørsler setter du Innkjøper kan redigere bud fra leverandører til Ja.
  2. Gå til Innkjøp og leverandører > Tilbudsforespørsler > Alle tilbudsforespørsler.
  3. Velg en tilbudsforespørsel som har statusen Sendt, og velg deretter koblingen i feltet Tilfelle for tilbudsforespørsel.
  4. Velg Behandle svar. Siden som vises, viser en tilbudsforespørsel for hver leverandør som ble invitert til å by.
  5. Velg en tilbudsforespørsel som ikke er besvart. (Feltet Svarfremdrift må settes til Ikke startet.)
  6. Velg Rediger > Rediger svar på tilbudsforespørsel. Siden Forespørselssvar vises. Som innkjøpsansvarlig kan du nå legge inn svaret på vegne av leverandøren. Legg merke til at Bud pågår-feltet er satt til Innkjøper oppdaterer.
  7. Angi buddataene. Når du er ferdig, velg Send.

Gi bud poengsum

  1. På siden Alle tilbudsforespørsler velger du tilbudsforespørselssaken som du vil gi poeng for svar for.
  2. Velg Behandle svar.
  3. Velg svaret som skal gis poeng for.
  4. Velg Hode, slik at du kan vise poengsummen for budet.
  5. I hurtigfanen Budresultat angir du et tall i feltet Poengsum for ett av poengkriteriene. Hvis du holder musepekeren over et poengkriterium, viser et verktøytips området som poengsummen må være innenfor. Du kan angi et tall mellom 1 og 5 for poengkriterier i denne demoen.
  6. Gjenta trinn 5 for et annet poengkriterium.
  7. Hvis saken for tilbudsforespørsel har et spørreskjema som ble sendt til leverandørene, kan du skrive inn leverandørsvarene i hurtigfanen Spørreskjemaer.
  8. Lukk siden.
  9. Gjenta trinn 1 til 8 for alle de andre budene.

Sammenligne svarene

  1. Velg Sammenlign svar i fanen Generelt i handlingsruten.
  2. Angi et tall i rangeringsfeltet.
    • Denne siden viser bud sammen med overskrifts- og linjeinformasjon, og også den samlede poengsummen på overskriftsnivå. Du kan sammenligne linjene ved å sortere rutenettet, slik at tilsvarende linjer er ved siden av hverandre. Følgende informasjon er også inkludert:
    • Antall – Antallet som leverandøren har oppgitt. Dette antallet kan være ulikt antallet som er angitt i tilbudsforespørselen.
    • Nettobeløp – Prisen som leverandøren oppga for varene på linjen, minus eventuelle rabatter.
    • Avvik – Antall dager mottaksdatoen i budhodet eller -linjen er forskjellig fra den ønskede mottaksdatoen i tilbudsforespørselshodet eller -linjen. Du kan angi en rangering for hvert bud.
  3. Velg overskriftslinjen for det andre budet du vil rangere.
  4. Angi et tall i rangeringsfeltet.
  5. Velg Lagre.

Avvise et bud

  1. Velg overskriftslinjen for budet du vil avvise. Du kan godta, avvise eller returnere bare ett bud eller linjene i bare ett bud om gangen.
  2. Merk av for Merk.
    • Hvis du merker av for Merk i overskriften til budet, vil alle linjene også merkes av. Hvis du bare vil avvise eller godta noen av linjene i budet, kan du merke bare disse linjene. Du kan også godta én leverandørs bud for noen linjer i en tilbudsforespørsel, og deretter gi andre linjer i tilbudsforespørselen til en annen leverandør. Du må imidlertid utføre ett bud om gangen.
    • Hvis det finnes alternative linjer, kan du godta enten den opprinnelige budlinjen eller den alternative, men ikke begge.
  3. Velg Avvis.
  4. Velg Parametere, og skriv deretter inn eller velg en årsak for avslag av budet i Avvisningsårsak-feltet. Årsaken lagres i svaret.
  5. Velg OK.
  6. Velg OK.

Godta et bud

  1. Velg budet du vil godta, og velg deretter koblingen i Tilbudsforespørsel-feltet. Hvis du er på siden Sammenlign svar på tilbudsforespørsel, er det merkede budet som har fokus, budet som systemet vil vurdere under godkjenningshandlingen. Du kan bare godta linjer fra ett bud om gangen.
  2. Velg Svar i handlingsruten.
  3. Velg Godta. Hvis du har merket bare bestemte linjer, vil Godta-handlingen bare ta med disse linjene. Hvis du vil godta alle linjene i budet, trenger du ikke merke linjene.
  4. Velg Parametere, og skriv deretter inn eller velg en årsak for å godta budet i Årsak til aksept-feltet. Årsaken lagres i budet.
  5. Velg OK.
  6. Velg OK. Når du velger OK, genereres en bestilling basert på linjene som er inkludert i godkjenningen av tilbudsforespørselen. Hvis det finnes andre bud som ikke er behandlet (godkjent, avvist eller returnert), vil systemet be deg om å avvise dem.

Vise bestillingen som er generert

Velg Bestilling i fanen Generelt i handlingsruten. Siden som vises, angir bestillingen som ble generert da du godtok budet.