Svare på leverandørspørsmål om tilbudsforespørsler
Når byrået ditt har sendt en tilbudsforespørsel, har leverandører noen ganger spørsmål som gjelder forespørselen. Leverandører som har spørsmål knyttet til en RFP, kan sende inn spørsmålene og lese svarene på siden Leverandørsamarbeid, når du gjør siden tilgjengelig for dem. Når leverandørspørsmål aksepteres, er Spørsmål og svar tilgjengelig på Tilbudsforespørsel-siden på Leverandørsamarbeid, og for byrået ditt gjennom Tilbudsforespørsel-siden, Spørsmål og svar.
Brukere kan publisere svar på leverandørspørsmål mer enn én gang. Leverandører kan ikke lenger legge inn spørsmål etter at en leverandør er valgt og tilbudsforespørselen er tildelt, eller etter at fristen for spørsmål er nådd.
Aktivere eller deaktivere denne funksjonen
For å bruke denne funksjonen må den være aktivert for systemet. Per Supply Chain Management versjon 10.0.21 er dette aktivert som standard. Denne funksjonen er obligatorisk fra og med Supply Chain Management, versjon 10.0.32 og kan ikke deaktiveres. Hvis du kjører en eldre versjon enn 10.0.32, kan administratorer aktivere eller deaktivere denne funksjonaliteten ved å søke etter funksjonen Spørsmål og svar om tilbudsforespørsel i arbeidsområdet Funksjonsbehandling.
Tillat at spørsmål og svar brukes i tilbudsforespørsler
- Gå til Innkjøp og leverandører > Oppsett > Parametere for innkjøp og leverandører.
- Åpne fanen Tilbudsforespørsel.
- Angi følgende alternativer etter behov:
- Tillat leverandørspørsmål: Aktiverer eller deaktiverer leverandørspørsmål for tilbudsforespørselssaker. Du må sette dette til Ja for å bruke funksjonene beskrevet i denne artikkelen.
- Standard direkte svar: Når du svarer på et spørsmål, kan du velge å svare alle leverandører som mottok tilbudsforespørselen, eller bare svare den bestemte leverandøren som sendte inn spørsmålet. Du kan velge dette alternativet hver gang du svarer, men denne innstillingen kontrollerer standarden. Hvis du vanligvis svarer alle leverandører, setter du dette til Nei. Hvis du vanligvis svarer individuelle leverandører, setter du dette til Ja.
Oppsett for leverandørspørsmål
Når du oppretter en tilbudsforespørsel, bestemmer du om leverandører kan stille spørsmål om tilbudsforespørselen.
- Gå til Innkjøp og leverandører > Tilbudsforespørsler og klikk på Opprett > Tilbudsforespørsel
- På Ny tilbudsforespørsel-siden, Overskrift, for å angi Leverandørspørsmålsalternativer-felter for å tillate spørsmål før en bestemt dato.
- Sett Tillat leverandørspørsmål-alternativet til Ja slik at leverandørene kan legge inn spørsmål. Brukere kan legge inn og svare på spørsmål og angi vanlige spørsmål som skal publiseres for leverandører når tilbudsforespørselen sendes til leverandører.
- Valgfritt: I feltet Frist definerer du siste dato for når spørsmålene må sendes inn. Hvis ingen frist er angitt, aksepteres spørsmål så lenge tilbudsforespørselen er åpen og aksepterer bud.
- Klikk på Lagre for å lagre tilbudsforespørselen.
- Klikk på Send for å sende tilbudsforespørselen til leverandørene for bud.
Skriv inn og svar på spørsmål fra leverandøren
Leverandører legger inn spørsmål på siden Leverandørsamarbeid > Anbud på tilbudsforespørsler Leverandørspørsmål-hurtigfanen. Spørsmålet er bare synlig for leverandøren og brukerne.
Legg inn et leverandørspørsmål
I Leverandørsamarbeid, på Anbud på tilbudsforespørsler-siden, klikker du på Spørsmål og svar og deretter + Still et spørsmål.
Merknad
Alternativt kan en bruker legge inn spørsmål for en leverandør på Tilbudsforespørsel-siden ved å klikke på Administrer svar, Rediger svar på tilbudsforespørsel og deretter Spørsmål og svar.
I Spørsmål-feltet skriver du inn spørsmålsteksten.
Klikk på Send. Gjenta trinn 1 til 3 for å legge til et spørsmål.
Klikk på Lagre når du er ferdig for å lagre spørsmålene dine.
Svar til en enkelt leverandør
Spørsmålet og svaret er bare synlig for leverandøren og brukerne.
- På Tilbudsforespørsel-siden klikker du på Spørsmål og svar for å vise Spørsmål og svar-siden.
- Klikk Rediger.
- Skriv inn tekst i Svar-feltet for å svare på leverandørens spørsmål.
- Merk av for Direkte svar-boksen.
- Klikk på Lagre for å lagre svarene.
- Klikk på Send svar for å sende svarene til leverandøren.
Svar til alle leverandører
Hvis du mottar det samme spørsmålet fra flere leverandører, kan du gruppere spørsmålene og svare med ett svar. Alle leverandører mottar varsel når vanlige spørsmål og svar publiseres. Leverandørene og alle som har tilgang til tilbudsforespørselen, kan se sammendraget av spørsmål og svar.
- På Tilbudsforespørsel-siden klikker du på Spørsmål og svar for å vise Spørsmål og svar-siden.
- Klikk Rediger.
- Velg en kode for det vanlige spørsmålet, for eksempel bokstaven 'a'.
- For hver linje som stiller et lignende spørsmål, skriver du inn koden i Gruppekode-feltet. For hver linje som spør om varefarge, skriver du for eksempel inn 'a.'
- Velg en av linjene med kodeverdien, og skriv inn spørsmålet og svar slik du vil at de skal leses i sammendraget som vil være tilgjengelig når spørsmålene og svarene publiseres (Gruppespørsmål, Gruppesvar -felter).
- Valgfritt: Du kan merke av for Direkte svar for å sende svarene bare til de valgte leverandørene.
- Klikk på Lagre for å lagre svarene.
- Valgfritt: Du kan tilbakestille spørsmålene og svarene til de tidligere publiserte verdiene hvis du vil angre endringene.
- Klikk på Send svar for å sende svarene til leverandørene.
Endring av tilbudsforespørsel for å tillate eller ikke tillate spørsmål
Du kan gjøre endringer for å tillate eller ikke tillate spørsmål til tilbudsforespørsel til tilbudsforespørselen er tildelt. Du kan også forlenge eller forkorte tidsrammen der leverandører kan sende inn spørsmål. For publiserte tilbudsforespørsler må du endre en tilbudsforespørsel for å tillate eller forby leverandørspørsmål eller justere tidsrammen for spørsmål.
Viktig
Hvis du endrer en eksisterende tilbudsforespørsel med formålet å tillate spørsmål fra leverandøren, vil systemet slette alle eksisterende svar når du sender tilbudsforespørselen på nytt.