Gå gjennom og godta endringer i bekreftede bestillinger
Under innkjøpsplanlegging kan eventuelle endringer i bekreftede innkjøpsordrer ha en betydelig innvirkning på nedstrømsprosesser, for eksempel planlagt produksjon, servicearbeid eller salgsordrer. Det nye arbeidsområdet Bekreftede bestillinger med endringer gjør det raskt og enkelt å identifisere og bekrefte endringer som bare har en lav risiko for nedstrømsinnvirkning. Innkjøpsansvarlige kan derfor fokusere på endringer med stor innvirkning for å vurdere nedstrøms ordrepåvirkninger og kommunisere direkte med leverandører.
Forutsetninger
Arbeidsområdet Bekreftede bestillinger med endringer er aktivert som standard. Den KI-drevne og Copilot-funksjonaliteten må imidlertid aktiveres separat. Hvis du også vil dra nytte av Copilot-funksjonene, kan du se Aktivere Copilot støtte for behandling av endringer i bekreftede bestillinger for systemkravene og informasjon om hvordan du konfigurerer dem.
Arbeidsområdet Bekreftede bestillinger med endringer
Gå til Innkjøp og leverandører > Arbeidsområder > Bekreftede bestillinger med endringer for å åpne arbeidsområdet.
Arbeidsområdet viser alle tidligere bekreftede levering av bestillinger som er endret siden bekreftelsen. Det bidrar under gjennomgangsprosessen ved å identifisere potensiell innvirkning på behov som produksjonsarbeid, servicearbeidsordrer og salgsordrer.
Forholdet mellom å innlevering av bestillinger og etterspørsel kan stamme fra ulike kilder, for eksempel utligning fra hovedpanorering , lagermerking og bestillinger som er opprettet for etterspørselen i prosjekter.
Øverst i arbeidsområdet oppsummerer tre fliser grupper med endring av bekreftede bestillinger og den relaterte innvirkningen på nedstrømsbehov:
- Endringer med lav innvirkning – Denne flisen fremhever endringer i bestillinger som ikke har noen kjent innvirkning på nedstrømsbehov. Det antas ingen kjent virkning hvis endringer i antall- eller leveringsdatoer ikke påvirker kravene fra etterspørsel. Eksempler på disse endringene er økning i antall eller en tidligere dato. Det genereres et sammendrag av endringene for å gjøre det enklere å se gjennom og validere bestillingene.
- Endringer med stor innvirkning – Denne flisen fremhever bestillinger som har kjente nedstrømspåvirkninger på etterspørselen. Disse endringene oppsummeres sammen med de oppdagede etterspørselsinnvirkningene for å gjøre det enklere å foreta nærmere undersøkelser og avgjøre hva som må gjøres.
- Påvirkede nedstrømsordrer – Denne flisen oppsummerer innvirkningen på ulike typer nedstrømsbehovsordrer etter totalt per ordretype. Ved hjelp av denne informasjonen kan du gjennomgå potensielle virkninger på etterspørselen og identifisere hver opprinnelige endring.
Hver flis inneholder en Vis-kobling. Når du Velg denne opprette en kobling, viser visningen nedenfor endringene i levering av bestillinger og det berørte behovet i henhold til flisens klassifisering og filter.
Gå gjennom endringer i bekreftede bestillinger
Innkjøpere kan bruke arbeidsområdet til å gå gjennom og godta endringer i bekreftede bestillinger. De følger vanligvis disse trinnene.
- Studer alle endringer i bekreftede bestillinger og nedstrømsinnvirkningen deres.
- Fokuser på endringer som har lav risiko for nedstrømsinnvirkning.
- Gå gjennom endringer som har høy risiko for nedstrømsinnvirkning.
- Gå gjennom den gjenstående virkningen på nedstrøms etterspørselsordrer.
Følgende underdeler beskriver disse trinnene mer detaljert.
Trinn 1: Studer alle endringer i bekreftede bestillinger og nedstrømsinnvirkningen deres
Innkjøperen åpner først arbeidsområdet Bekreftede bestillinger med endringer og studerer alle endringene som er sendt inn gjennom administrasjonsprosessen for bestillingsendring. Leverandører kan sende inn disse endringene via flere kanaler.
Når en bestilling som allerede er bekreftet, endres, flyttes den tilbake til tilstanden Godkjent. Arbeidsområdet viser alle bestillinger som er endret etter bekreftelsen.
Arbeidsområdet viser to lister: en for bestillingene og en for bestillingslinjene.
Bestillingslisten viser bestillingsnummeret, leverandøren og den forespurte mottaksdatoen fra bestillingshodet. Du kan vise de relaterte postene ved å velge bestillingen eller leverandørkoblingen i listen.
Listen over bestillingslinjer viser informasjon om hver linje som har foreslåtte endringer. Denne informasjonen omfatter varenummer, produktnavn, opprinnelig antall, nytt antall, opprinnelig bekreftet mottaksdato og ny bekreftet mottaksdato. Arbeidsområdet gir også en hierarkisk oversikt over eventuell nedstrømsinnvirkning. Feltet Referanse angir typen nedstrømsinnvirkning, for eksempel en planlagt kanban for en produksjonsordre, en salgsordre eller en vedlikeholdsarbeidsordre.
Trinn 2: Fokuser på endringer som har lav risiko for nedstrømsinnvirkning
For å iverksette tiltak effektivt starter du vanligvis ved å fokusere på endringer med liten innvirkning. Disse endringene har ingen kjent nedstrømsinnvirkning i henhold til gjeldende plan.
Flisen Lavt berørte endringer øverst i arbeidsområdet gir et KI-generert sammendrag på naturlig språk av endringene som har lav risiko for innvirkning. Velg Vis-koblingen for å åpne den tilsvarende filtrerte visningen.
Innkjøperen går gjennom endringene og kan deretter godta dem ved å velge individuelle eller flere bestillinger og deretter velge Bekreft bestillinger på verktøylinjen ovenfor listen. Prosedyren for å bekrefte endringene er den samme som prosedyren for å bekrefte en innkjøpsordre for første gang, og den støtter satsvis behandling. Enhver utvidelse som er registrert for bestillingsbekreftelse, kjøres også.
Etter at de valgte bestillingene er bekreftet på nytt, flyttes de tilbake til tilstanden Bekreftet.
Trinn 3: Gå gjennom endringer som har høy risiko for nedstrømsinnvirkning
Innkjøperen bruker mer tid på endringer som har en høy risiko for nedstrømsinnvirkning. Disse endringene har nedstrømsordrer tilordnet til dem, og nedstrømsvirkningen er identifisert.
Flisen Svært berørte endringer gir et KI-generert sammendrag på naturlig språk av endringene som har høy risiko for innvirkning. Velg Vis-koblingen for å åpne en filtrert visning der du kan fokusere på disse virkningene og iverksette tiltak.
Merknad
Det tas bare hensyn til direkte nedstrømsinnvirkninger. Det tas ennå ikke hensyn til indirekte nedstrømsinnvirkninger, for eksempel produktarbeid som avhenger av annet produksjonsarbeid.
Fra denne visningen kan du kontakte en leverandør via e-post eller Microsoft Teams. Når du bruker kontaktdetaljene til leverandørens kontaktperson, genererer systemet en foreslått meldingstekst og legger den til i en ny e-postmelding eller Microsoft Teams-chatten. Du kan deretter se gjennom, oppdatere og sende meldingen.
Etter at du har kommunisert med leverandøren, kan du oppdatere bestillingen ytterligere og deretter sende den tilbake til leverandøren for bekreftelse. Du kan alternativt annullere ordren og planlegge for alternativ forsyning.
Trinn 4: Gå gjennom den gjenstående virkningen på nedstrøms etterspørselsordrer
Etter at de fleste ordreendringene er foretatt, kan innkjøperen se gjennom den samlede nedstrømsinnvirkningen av de gjenstående åpne ordreendringene.
Flisen Berørte nedstrømsordrer inneholder et sammendrag av nedstrømsinnvirkningen. Velg Vis-koblingen for å åpne en filtrert visning der du kan fokusere på disse virkningene og iverksette tiltak.
I denne visningen kan du analysere endringene fra perspektivet for nedstrømsinnvirkning og identifisere bestillingsendringene som forårsaker innvirkningen. Du kan deretter iverksette tiltak for disse bestillingene.
Det er best å fokusere på den mest presserende nedstrømsinnvirkningen ved å sortere og filtrere listen etter innvirkningsdatoen (den forespurte datoen i nedstrømsordren). Du kan deretter iverksette tiltak ved å kommunisere med nedstrøms interessenter. Disse interessentene kan i sin tur kontakte berørte kunder og planlegge nedstrømsordrene på nytt.