Administratorveiledning for Dynamics 365 for Outlook
Viktig
Gamle Dynamics 365 for Outlook (også kalt Outlook COM-tillegget) ble avviklet 1. oktober 2020. Microsoft verken støtter eller kommer med flere oppdateringer (inkludert sikkerhetsoppdateringer og viktige oppdateringer) for Outlook COM-tillegget for kundeengasjementsapper (Dynamics 365 Sales, Customer Service, Marketing og Field Service).
- Gamle Dynamics 365 for Outlook er ikke lenger tilgjengelig for kundeengasjementsapper (Dynamics 365 Sales, Customer Service, Marketing og Field Service) fra 4. desember 2020. Bruk det moderne Dynamics 365 App for Outlook i stedet.
- Brukere av Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) kan fortsette å bruke gamle Dynamics 365 for Outlook og får fortsatt kritiske sikkerhetsoppdateringer. Vi anbefaler imidlertid at du går over til å bruke det moderne Dynamics 365 App for Outlook så tidlig som mulig.
Hvis du vil ha mer informasjon og flere trinn for å foreta en problemfri overføring, kan du laste ned Dynamics 365 for Outlook (COM-tillegg)-strategiplan.
Dynamics 365 for Outlook kan synkronisere e-postmeldinger, kontakter, oppgaver og avtaler mellom Office Outlook og Dynamics 365 (klient-til-server-synkronisering). Synkroniseringsfiltre, som minner om synkronisering på serversiden, brukes til å synkronisere meldingsdata fra Dynamics 365 til Outlook eller Exchange. Manuell sporing eller innboksregelbasert sporing brukes til å synkronisere meldingsdata fra Exchange eller Outlook til Dynamics 365.
Når du bruker Dynamics 365 for Outlook, kan det være greit å forstå noen av synkroniseringsbegrepene. Vær oppmerksom på at hver Dynamics 365 for Customer Engagement-bruker må kjøre tillegget Dynamics 365 for Outlook for å kunne få noe av denne Dynamics 365 for Outlook-funksjonaliteten, og oppføringen for Dynamics 365-brukerpostboks må konfigureres riktig.
Når du velger Dynamics 365 for Outlook som synkroniseringsmetoden for meldingsdata i oppføringen for brukerpostboks, synkroniseres e-post, kontakter, avtaler og oppgaver som er opprettet i Outlook, med Dynamics 365-apper eller Customer Engagement (on-premises).
Viktig
- Du må ha den nyeste versjonen av Dynamics 365 for Outlook (versjon 8.2.3) for å koble til Dynamics 365-apper versjon. Versjon 8.2.3 har støtte for Transport Layer Security (TLS) 1.2, som kreves for å koble Dynamics 365 for Outlook og Dynamics 365-apper. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Oppdatering for Dynamics 365 for Outlook.
- Når du bruker Dynamics 365 for Outlook versjon 9.0 i frakoblet modus, vil ikke vedlegg til synkroniserte oppføringer være tilgjengelige i frakoblet modus. Hvis det finnes et vedlegg til en oppføring, vil vedlegget bare være tilgjengelig når du er tilkoblet igjen. Hvis du har lagt til et vedlegg i en oppføring i frakoblet modus, blir vedlegget synkronisert til serveren når du er tilkoblet igjen. Hvis du vil bruke vedlegg i frakoblet modus, kan du vurdere å lagre vedlegget til enheten.
- Funksjonen for frakoblet modus i Dynamics 365 for Outlook versjon 9.0 er ikke tilgjengelig i Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises).
- Tilpasninger som er avhengige av SQL-databasemotoren og den lokale frakoblede forekomsten av Dynamics 365 for Outlook, støttes ikke.
- Microsoft Dynamics 365 for Outlook er ikke aktivert på Dataverse.
Dynamics 365 for Outlook-synkroniseringskonsepter
Vær oppmerksom på følgende begreper når du bruker Dynamics 365 for Outlook som synkroniseringsagent:
Organisasjon for synkronisering. Bare én organisasjon kan angis som organisasjon for synkronisering. Hvis du har konfigurert flere Dynamics 365-organisasjoner, kan du vise organisasjonen for synkronisering i konfigurasjonsveiviseren for Dynamics 365. Konfigurasjonsveiviseren er et program som følger med Dynamics 365 for Outlook. Vær oppmerksom på at du fortsatt kan koble til flere organisasjoner ved å bruke Dynamics 365 for Outlook. Men når en organisasjon er ikke definert som organisasjonen for synkronisering i Dynamics 365 for Outlook, synkroniseres ikke meldingsdata i Outlook med denne organisasjonen.
Postboks for synkronisering. Bare én Exchange- eller POP3-postboks kan angis for én Dynamics 365 for Customer Engagement-bruker. Du kan ikke angi flere postbokser, og du kan ikke tilordne flere enn én Dynamics 365 for Customer Engagement-bruker til én Exchange- eller POP3-e-postboksen. Denne postboksen kalles den primære postboksen.
Synkronisere Dynamics 365 for Outlook-forekomst. Bare én Dynamics 365 for Outlook-forekomst kan angis som Dynamics 365 for Outlook-forekomst for synkronisering. Når du logger på en organisasjon fra en annen PC som kjører Dynamics 365 for Outlook som ikke er Dynamics 365 for Outlook-forekomsten for synkronisering, vises en dialogboks med spørsmål om du vil angi gjeldende Dynamics 365 for Outlook-forekomst som Dynamics 365 for Outlook-forekomsten for synkronisering. Vær oppmerksom på at hvis du ikke angir Dynamics 365 for Outlook-forekomsten som forekomsten for synkronisering, kan du fortsatt koble til Dynamics 365 for Customer Engagement-organisasjonen og utføre oppgaver, men meldingsdata i Outlook blir ikke synkronisert med Dynamics 365 for Customer Engagement-organisasjonen.
Datasynkronisering i frakoblet modus. Funksjonen for frakoblet modus bruker SQL Server Express som det lokale datalageret. Når du kobler fra eller kobler til på nytt, synkroniserer Dynamics 365 for Outlook oppføringene for enhetstypene du velger med Dynamics 365 for Customer Engagement eller Customer Engagement (on-premises). Når du kobler fra eller kobler til på nytt, skjer det en separat synkronisering som ikke er en del av synkroniseringen av meldingsdata som er beskrevet her. Funksjonen for frakoblet modus gjør at brukere kan opprette, endre eller slette oppføringer i frakoblet modus, slik at disse oppføringene senere kan synkroniseres til Dynamics 365 for Customer Engagement eller Customer Engagement (on-premises) når Dynamics 365 for Outlook er tilkoblet igjen.
Personvernerklæringer
Hvis du vil bruke Microsoft Dynamics 365 for Outlook, må du logge på med legitimasjonen din (en e-postadresse og et passord). Du kan velge å lagre informasjonen lokalt slik at du ikke blir spurt om legitimasjon hver gang du åpner Outlook. Hvis du velger å lagre informasjonen lokalt, kobler Dynamics 365 for Outlook automatisk til Microsoft Dynamics 365 (online) hver gang du åpner Outlook.
Etter den første gangen du logger på og bruker Dynamics 365 for Outlook, vil tilkoblingen mellom datamaskinen og Dynamics 365 (online) alltid være åpen når du har tilgang til Internett. Du kan velge å slå av tilkoblingen mellom datamaskinen og Dynamics 365 ved hjelp av en konfigurasjonsinnstilling, men hvis du deaktiverer tilkoblingen, kan ytelsen reduseres for Dynamics 365 for Outlook.
Hvis du bruker Dynamics 365 for Outlook til å spore e-post, vil e-posttråden være synlig for brukerne i organisasjonen som har tillatelse til å vise den.
Dynamics 365 for Outlook vil sende avsenderens e-postadresse, mottakerens e-postadresse og emnelinjen for meldingen, til Dynamics 365 (online), for hver e-postmelding du mottar. Dette lar Dynamics 365 (online) validere om bestemte e-postmeldinger skal lagres av Dynamics 365 (online)-tjenesten. Når du sporer et element, beholdes en kopi av elementet automatisk av Dynamics 365-tjenesten, og den vil være synlig for andre brukere i organisasjonen som har de riktige tillatelsene. Når sporingen oppheves for et element, slettes kopien automatisk fra Dynamics 365 (online)-tjenesten bare hvis du eier elementet.
Hvis du bruker Microsoft Dynamics 365 for Outlook og kobler fra, opprettes en kopi av dataene du arbeider med. Denne kopien lagres på den lokale datamaskinen. Dataene overføres fra Dynamics 365 (online) til datamaskinen din ved hjelp av en sikker tilkobling, og det opprettholdes en kobling mellom den lokale kopien og Dynamics 365 Online. Neste gang du logger på Dynamics 365 (online), blir de lokale dataene synkronisert med Dynamics 365 (online).
En administrator kan avgjøre om brukerne i organisasjonen har tillatelse til å koble fra med Microsoft Dynamics 365 for Outlook ved hjelp av sikkerhetsroller.
Brukere og administratorer kan konfigurere hvilke enheter som lastes ned via frakoblet synkronisering ved hjelp av innstillingen Synkroniseringsfiltre i dialogboksen Alternativer. Brukere og administratorer kan også konfigurere hvilke felt som lastes ned (og lastes opp) ved hjelp av Avanserte alternativer i dialogboksen Synkroniseringsfiltre.
Hvis du bruker Dynamics 365 (online) og du bruker funksjonen for synkronisering til Outlook, vil Dynamics 365-dataene du synkroniserer, bli "eksportert" til Outlook. Det opprettholdes en kobling mellom informasjonen i Outlook og informasjonen i Dynamics 365 (online) for å sikre at informasjonen forblir oppdatert mellom de to. Outlook-synkronisering laster bare ned de relevante oppførings-ID-ene for Dynamics 365 som skal brukes når en bruker prøver å spore og angi et Outlook-element. Dataene for firmaet lagres ikke på enheten.
En administrator avgjør om brukerne i organisasjonen har tillatelse til å synkronisere Dynamics 365-data til Outlook, ved hjelp av sikkerhetsroller.