Strategi for integrering til et kvalitetsstyrings- eller opplæringsstyringssystem
Integreringer er nyttige hvis du vil automatisere den manuelle overleveringen med dataoverlevering mellom systemer, som Microsoft Power Platform og et kvalitetsstyringssystem. Hvis du har en veletablert arbeidsflyt for godkjenning i kvalitetssikringssystemet, kan du bruke den på nytt og prosessutløsere til å automatisere godkjenningsflyter.
Integreringer gjør det mulig med automatisering når:
- postoppføringer for kvalitetsstyringssystemet opprettes
- veiledninger gjøres effektive i et utførelsesmiljø
- veiledninger avvikles slik at de ikke lenger er effektive (f.eks. hvis en standard operasjonsprosedyre i kvalitetsstyringssystemet er avviklet, eller det relaterte innholdet er avviklet)
Uansett om integreringer er et krav fra begynnelsen av, anbefaler vi at du vurderer informasjonen i denne artikkelen under de innledende fasene av implementeringen, fordi det også er relevant for brukerreisen og datamodellen.
Forutsetninger for integrering med kvalitetssikringssystem og kategorisering av innhold i en regulert kontekst
Det oppslukende innholdet som veiledninger består av, lagres i Microsoft Power Platform. Dette innholdet kan ikke åpnes i selve kvalitetsstyringssystemet. I stedet må du opprette en kobling mellom kvalitetsstyringssystemet og det eksternt lagrede innholdet (veiledningen) og knytte til eller opprette en ny dokumenttype/posttype for digitale veiledninger i kvalitetsstyringssystemet. Definer de tilknyttede kravene og dokumentasjonen som kreves, for denne dokumenttypen/posttypen. Et minimumskrav er å ha veilednings-ID-en fra Dynamics 365 Guides og ID-en for dokument/posttype for kvalitetsstyringssystemet i begge systemene. Disse to ID-ene anbefales som deler av datamodellen fra begynnelsen av, selv om automatisk integrering ikke er implementert først. Som en forutsetning for aktivering av en automatisk integrering må dataene som skal utveksles, finnes i datamodellen for begge systemene.
Etter datamodellen er definert, bestemmer du hva integreringspunktene er i brukerreisen og hvilke aktiviteter (handlinger i systemene) som utløser dataflyten mellom systemene.
Det finnes to måter å gjøre integreringer på: prosessbasert integrering og teknisk integrering.
Prosessbasert integrering
Med denne fremgangsmåten foretar du ikke noen tekniske integreringer. I stedet bruker du flyten i kvalitetssikringssystemet på nytt og overfører data manuelt. Som nevnt i Strategi for tilgangskontroll og identitets- og tilgangsstyring, tildeler du en rolle som er ansvarlig for å sikre synkroniseringen mellom systemene når integreringen håndteres manuelt.
Ved å kjøre integreringene manuelt kan du opprettholde kontrollen over prosessene. Du kan finjustere disse prosessene uten å måtte justere den tekniske integreringen. Vi anbefaler denne fremgangsmåten hvis du fortsatt er i modningsfasen og har et begrenset antall transaksjoner. I dette tilfellet må du undersøke grundig hvordan de to systemene må samarbeide og klargjøre datamodellen i Microsoft Power Platform henhold til dette. En godt planlagt datamodell forenkler den tekniske integreringen i fremtiden.
Teknisk integrering
Ettersom løsningen modnes, anbefaler vi at du bruker teknisk integrering for å automatisere prosesser som ellers måtte håndteres manuelt. Det finnes to alternativer for teknisk integrering: punkt-til-punkt-integrering og API-basert mellomvareintegrering.
Punkt-til-punkt-integrering: For dette alternativet kobler du til to apper gjennom egendefinert kode. Det er en enkel og effektiv måte å koble sammen systemer i virksomheten på. Punkt-til-punkt-integreringer er imidlertid ikke utformet for å holde seg oppdatert på endringer. Derfor kommer integreringen til kort hver gang det innføres endringer eller oppdateringer i en av de tilkoblede systemene. I så fall kvalifiserer og validerer du begge systemene. Fordi det kan være tidkrevende å holde integreringskoblingene oppdatert, er det ikke sikkert at dette integreringsalternativet er det beste valget for deg. Frekvensen til oppdateringer av de tilkoblede systemene påvirker hvor levedyktig punkt-til-punkt-integrering er i det lange løp.
API-basert mellomvareintegrering: For dette alternativet fungerer programvare som et mellomledd mellom to eller flere systemer som må kommunisere. Mellomvareintegrering gjør at systemene kan kommunisere og etablerer dataflyt blant dem uten å kreve at appene kommuniserer direkte. Broen som mellomvareintegreringen oppretter, skiller også systemoppdateringene. Derfor behøver ikke begge systemene å revalueres hvis bare ett av dem endres eller oppdateres.
Valget mellom punkt-til-punkt-integrering og API-basert mellomvareintegrering, avhenger av strategien for bedriftsarkitektur og verktøyene som er tilgjengelige i organisasjonen. Hvis du har mellomvareintegrering, er det fornuftig å velge den API-baserte mellomvareintegreringen. Hvis du ikke har programvare for mellomvareintegrering, kan det være at punkt-til-punkt-integrering passer best.
Obs!
Alle tekniske integreringer må være en del av den potensielle valideringen og testing av god {industry}-praksis (GxP). Dette kravet er et argumentet for å starte med prosessbasert integrering, fordi tiden det tar å publisere kan reduseres. Prosessbasert integrering innebærer også mindre vedlikeholdsarbeid før et kritisk nivå for dataoverføring er nødvendig.
Integrering med et opplæringsadministrasjonssystem
Hvis du har til hensikt å bruke opplæringsmaterialet som er utviklet i Guides, kan du koble Guides til opplæringsstyringssystemet. Gjennom denne tilkoblingen kan du overføre brukernes bruksdata og informasjon om fullføringen av veiledninger. Det nøyaktige oppsettet av denne integreringen avhenger av kravene til din bransje.
Diagrammet nedenfor viser et eksempel på flyten. Opplæringsmaterialer lagres i Microsoft Power Platform og godkjennes i kvalitetsstyringssystemet. Deretter tildeles det til relevante ansatte, og utførelsen dokumenteres.
Det er tre faktorer som bør vurderes hvis du planlegger å koble Guides til opplæringsadministrasjonssystemet:
Integrering mellom kvalitetssikringssystemet og opplæringsadministrasjonssystemet: Etabler en integrering mellom kvalitetssikringssystemet og opplæringsadministrasjonssystemet for å automatisere overføringen av opplæring fra kvalitetssikringssystemet og opplæringsadministrasjonssystemet og for å sikre synkronisering. Hvis du ikke har integrering, må du manuelt kontrollere at opplæringsmateriale er tilgjengelig fra kvalitetssikringssystemet til opplæringsadministrasjonssystemet.
Brukerbaserte eller enhetsbaserte lisenser: Måten du bruker integreringen av opplæringsadministrasjonssystemet på for å gi bevis på veiledningsfullføring, avhenger av om du har et brukerbasert eller enhetsbasert Guides-oppsett.
- Hvis du har et brukerbasert oppsett, kan brukerstatistikk sørge for at utførelsen er utført gjennom logger på Microsoft Power Platform. De forskriftsmessige kravene som gjelder for denne loggingen som bevis (f.eks. GxP og EUs personvernforordning (GDPR)), må verifiseres med kvalitetssikringsavdelingen i virksomheten og datasikkerhetsansvarlig.
- Hvis du har en enhetsbasert lisens, kan ikke brukerstatistikk og logger brukes direkte fra Microsoft Power Platform. I stedet kan en app som er utviklet i Power Apps, brukes til å opprette funksjonalitet i opplæringsflyten, noe som gjør det mulig for ansatte å utføre kjøring ved å logge seg på profilen. Denne funksjonaliteten kan støttes av en komponent for digital signatur slik at den overholder forskriftsmessige krav til dokumentasjon. Du kan også opprette integrert funksjonalitet som gjør det mulig for brukere å evaluere opplæringen som ekstra hjelp til utførelsen. Denne fremgangsmåten kan også brukes for en brukerbasert lisens hvis kvalitetsansvarlig eller datasikkerhetsansvarlig ikke godtar Microsoft Power Platform-loggen som bevis på utføring.
Datamodell: Som for en integrering av kvalitetssikringssystemet anbefaler vi at du forbereder datamodellen for integrering av et opplæringsadministrasjonssystem helt fra begynnelsen av implementeringen. Ved å legge til et datafelt som dokumenttype i Microsoft Power Platform kan du gjøre integreringen enklere fordi feltet kan brukes til å identifisere postene (veiledningene) som må være knyttet til prosesser for opplæringsadministrasjonssystemet.