Strategi for innhold og eierskap av verktøysett
Når veiledninger skrives, står ressurser som bilder, videoer og 3D-objekter til forfatterens rådighet. En verktøysett som er forhåndsinstallert, omfatter standardobjekter, for eksempel pekere og piler. Alt annet innhold, for eksempel 3D-objekter av maskindeler og godkjente firmalogoer, leveres av organisasjonen eller leverandørene.
Under implementeringsprosessen må du vurdere hvordan du vil distribuerer eierskap av og herved tilgang til innhold i Dynamics 365 Guides. Denne artikkelen bruker objektene i det innebygde verktøysettet som et eksempel.
Obs!
Det forutsettes at organisasjonens Microsoft Power Platform-strategi er å spre data i alle miljøer og kontrollere tilgangen til veiledninger gjennom forretningsenheter.
Som standard når Guides-løsningen først distribueres, tildeles eierskap av verktøysettelementene til brukeren som distribuerer løsningen. Siden flere forfattere i organisasjonen antakelig skal bruke verktøysettelementene, kan du tildele eierskapet til en overordnet forretningsenhet i stedet. Avhengig av sikkerhetsrolleinnstillingene får alle brukere i forretningsenheten og de tilknyttede underordnede forretningsenhetene tilgang til å bruke verktøysettelementene. Fordi alle underordnede forretningsenheter arver tilgangsrettighetene til den overordnede enheten, må du være omhyggelig og velge riktig eierskapsnivå for å aktivere og begrense tilgangen som veiledningsforfatterne har til innholdet.
Verktøysettelementene blir for eksempel brukt av forfattere i firmaets A-deler (del A1.1, del A1.2, del A2.1 og del A2.2 i diagrammet nedenfor). I dette tilfellet tildeler du eierskap av elementene til Avdeling A for å sikre at alle A-delene arver tilgang.
Organisasjonen kan eventuelt opprette en separat forretningsenhet med navnet Globalt innhold og tildele eierskap av verktøysettelementer til den. Deretter gir du veiledningsforfattere i hele organisasjonen tilgang til denne bestemte forretningsenheten.
Hvis du er nøye når du velger eierskap av verktøysettet, kan du aktivere bred tilgang til innhold for veiledningsforfattere. Organisasjonen må imidlertid regelmessig ta hensyn til eierskap av innhold for å sikre at det for eksempel ikke endres hvis noen oppdaterer Guides-løsningen. Hvis ikke er det fare for at forfattere mister innholdstilgang eller får uautorisert tilgang til innhold.
Hver gang Microsoft legger til 3D-elementer i programpakken, må i tillegg eierskap også oppdateres etter distribusjon (fordi det automatisk tildeles til distribusjonsbrukeren).