Anbefalinger for behandling av organisasjonsendringer

Implementering og innføring av blandet virkelighet i organisasjoner krever sterkt organisering. Ny maskinvare, ny programvare og nye arbeidsmåter må håndteres, administreres og styres gjennom kontrollerte prosesser og velutrettede organisasjonsendringer.

Behandling av organisasjonsendringer er en viktig del av implementeringsprosessen fordi det er med på å sikre at Dynamics 365 Guides innføres og integreres effektivt i organisasjonen. Hvis operatørene ikke benytter seg av veiledninger til opplærings- og jobbinstruksjoner i løpet av det daglige arbeidet på produksjonsområder, gir ikke HoloLens og Guides noen organisasjonsfordeler, selv om de er teknisk implementert på en måte som samsvarer med bransjen.

For å sikre organisasjonsinnføring og sikre innkjøp fra avdelinger, ledere, opplæringskonsulenter, operatører og andre anbefaler vi følgende fire aktiviteter, som er inspirert av Proscis ADKAR®-modell:

1. Formuler en endringsvisjon.

   Klargjør en setning som tydelig beskriver formålet med implementering av Guides og ønsket tilstand du som planlegger å styre organisasjonen til. Dette setningen kalles en endringsvisjon. På et strategisk nivå hjelper en endringsvisjon med å sikre at formålet med Guides-implementeringen er i samkjørt med firmaets overordnede strategi og fremtidige mål.

   Her er et generelt eksempel på en endringsvisjon:

   Vi bruker Guides til å forbedre kvaliteten og effektiviteten i operatøropplæringen samtidig som det overholder strenge samsvar med bransjebestemmelser, slik at arbeidsstyrken kan forbedre kompetansen kontinuerlig og bidra til å oppnå suksess i organisasjonen.

   Vi anbefaler at du tilrettelegger en serie med seminarer som involverer representanter fra ulike organisasjonsinteressentgrupper i prosessen med å opprette en endringsvisjon. Når ulike interessentperspektiver tas med, blir endringsvisjonen normalt mer avrundet. Ved å involvere interessenter i prosess kan du i tillegg øke sannsynligheten for at de blir investert i visjonen, støtter den og tar ansvar for deres del i å gjøre den til et realitet.

2. Vurder modenhet til sted eller område.

   Når du implementerer Guides, er det viktig at du vurderer om det aktuelle produksjonsområdet er klart for utrulling. Til dette formålet anbefaler vi at du utfører disse oppgavene, blant andre:

   • Etabler en brukstilfelleutvalgsprosess for å sikre at de relevante opplærings- og jobbinstruksjonsprosessene er relevante for å støtte via Guides.

     Tips

     Prosesser er vanligvis relevante hvis de er komplekse (f.eks. fordi de omfatter flere trinn), sjeldne (og dermed vanskelige å huske), vanskelige (fordi de har tendens til å forårsake avvik) og utsatt for hyppig innføring av nye operatører (f.eks. på grunn av høy stabsomsetning).

   • Lag en liste over lokale krav som er nødvendige for vellykket Guides-innføring. Disse kravene omfatter, men ikke begrenset til, administrasjonsgodkjenning, tildelte ressurser for innføring, ferdig rolledistribusjon (f.eks. hvem som skal være forfattere) og områdeaksept av en planlagt innføringstidslinje.

3. Klargjør for innføring av områder/steder og innfør dem.

   Slik bidrar du til å klargjøre for faktisk innføring når et eller flere steder eller områder anses som modne nok for en Guides-innføring:

   • Tildel og analyser interessenter for å identifisere potensielle blokkeringer.
   • Vurder støttenivået eller motstanden av innføringsprosessen.
   • Tilpass kommunikasjons- og avtalestrategier for å oppfylle behovene til den bestemte interessentgruppen.

   Ved innføring av områder:

   • Bruk en lignende innføringsplan på tvers av områder/steder. Planen bør ha en klar deling av ansvar og roller for å sikre samkjøring og tilstrekkelig innføring.
   • Bruk steder/områder med innføring og opplæring av pakker som består av for eksempel Guides-instruksjoner for brukere (rollebaserte), skripter og maler for verksteder/møter/e-poster til den lokale prosjektgruppen og ledersammendrag for lokal administrasjon.
   • Sikre standardisert Guides-opplæring, som oppdateres kontinuerlig basert på opplæring og forbedringer på tvers av alle områdene.
   • Definer og bruk et «lær opp læreren»-konsept for å skalere de standardiserte Guides-opplæring gjennom lokale ambassadører. Et viktig kriterium for å lykkes her er å gi frontlinjearbeidere muligheter. Er de i stand til å skrive og bruke veiledninger på grunn av opplæring?

4. Oppretthold innføring og sikre fordelsrealisering.

   Slik sikrer du at Guides-programvaren fortsetter å lykkes mens den rulles ut til områder og steder:

   • Opprett en prosess for å rulle ut endringer, for eksempel nye programvarefunksjoner.
   • Utvikle ytelsesindikatorer for sted og område (KPI-er) for å spore ytelsen til Guides.
   • Distribuer regelmessig brukertilfredshetsundersøkelser og ta med eller svar på tilbakemeldingen som gis.