Ressursstyring
Når du skriver veiledninger, bruker du en rekke ressurser, i tillegg til tekst, til å opprette intuitive og effektive instruksjoner. Ressursene er delt i tre kategorier:
- Egenproduserte ressurser, som globalt godkjente firmalogoer eller en video der en erfaren operatør viser anbefalte fremgangsmåter for håndbevegelser for maskindrift.
- Eksternt produserte ressurser, som illustrasjon eller bilde som stammer fra en papirbasert eller digitalisert brukerhåndbok som firmaets maskinleverandør produserte.
- Hybridressurser som opprettes av organisasjonen og en ekstern partner, for eksempel en 3D CAD-modell (dataassistert utforming) som organisasjonen oppretter basert på en leverandørs tegning av en maskindel.
Organisasjonen bør styre de enkelte ressursene og holde dem i overensstemmelse, på samme måte som den gjør for redigerte veiledninger generelt. Sørg for at rettighetene til å bruke ressursene er på plass, og at ressursene alltid er oppdatert til den nyeste versjonen. Derfor bør organisasjonen blant annet vurdere disse spørsmålene:
Har du immaterielle rettigheter til å bruke ressursene? Immaterielle rettigheter for eksternt produserte ressurser og hybridressurser.
Tips
Når du anskaffer nye maskiner, må du sørge for at organisasjonens bruksrettigheter også gjelder maskintegninger.
Hva er de potensielle bruksrestriksjonene hvis du har immaterielle rettigheter? Er bruksstedet begrenset til bestemte land, områder, faktorer? Er immaterielle rettigheter tidsbegrenset?
Hvem i organisasjonen blir eierskap av ressursen tildelt til (fra et teknisk og praktisk synspunkt)?
Hvordan sikrer du at ressurseieren får forespørsler om å fjerne ressursen fra innholdsbiblioteket eller erstatte det med en nyere versjon? Bruksrettighetene kan for eksempel tilbakekalles, eller firmalogoen kan bli oppdatert. Når det gjelder eksternt produserte ressurser og hybridressurser, bør du vurdere å definere en styringsstruktur der innkjøpsdelen fungerer som en kobling mellom en leverandør og ressurseier. I denne sammenhengen er det viktig at ressurseierne har en oversikt over hvor ressursene brukes (dvs. i veiledninger) slik at de kan identifisere veiledninger som påvirkes av endringer.
Hvordan vil du sikre at veiledningsforfatterne blir varslet om ressurser som er fjernet eller oppdatert, slik at de kan endre veiledningen i henhold til dette? Opprett en arbeidsflyt mellom ressurseierne og veiledningsforfatterne.
Hvilke navngivningskonvensjoner støtter ressursstyring? Ved å bruke informasjon som ressurstype, utløpsdato og geografiske restriksjoner i ressursnavn hjelper du ressurseiere og veiledningsforfattere med å håndtere ressursene på riktig måte.
I de tidlige fasene av en Dynamics 365 Guides-implementering kan ressursstyring virke overflødig fordi prosjektgruppen er nær alle prosesser. Uten ressursstyring blir det imidlertid over tid vanskelig å vedlikeholde ressurser, siden Guides-bruken skaleres opp i hele organisasjonen og maskindeler (inkludert håndbøker) blir foreldet og erstattet. Sannsynligvis vil bruk av utdaterte ressurser i veiledninger ikke være i samsvar med bransjens krav til god {industry}-praksis (GxP).