Foreløpige budsjetter og fordelinger i offentlig sektor

Denne artikkelen beskriver oppretting av et foreløpig budsjett og konfigurasjon av budsjettering og budsjettkontroll for fordelinger og et foreløpig budsjett.

Delene nedenfor i denne artikkelen beskriver budsjetteringsfunksjonene som er tilgjengelige for offentlig sektor. Før du leser denne artikkelen, bør du også lese Budsjettering i offentlig sektor.

• Definere budsjettering og budsjettkontroll for fordelinger – Du kan definere én eller flere budsjettkoder for fordelingsbudsjetttypen og konfigurere budsjettkontroll for fordelinger.
• Definere budsjettering og budsjettkontroll for et foreløpig budsjett – Du kan definere budsjettkoder for den foreløpige budsjetttypen og konfigurere budsjettkontroll for foreløpige budsjetter.
• Opprette, vise og tilbakeføre et foreløpig budsjett – Du kan opprette foreløpige budsjettposter, i tillegg til å opprette opprinnelige budsjettoppføringer.

Definere budsjettering og budsjettkontroll for fordelinger

Bevilgninger er den delen av det opprinnelige budsjettet som er godkjent for utgift. En organisasjon kan for eksempel ha et opprinnelig budsjett på $1000000 men bare ha myndighet til å bruke $150,000 i første kvartal av regnskapsåret. Du kan registrere en opprinnelig budsjettregisteroppføring for $1000000 for regnskapsåret. Deretter kan du registrere en fordelingsbudsjettregisteroppføring for $150,000 for de tre første månedene av året. Bare $150,000 som ble fordelt kunne brukes i løpet av første kvartal.

Notat

Du kan ikke tildele mer enn det opprinnelige budsjettbeløpet for de finansdimensjon verdiene.

Når du har definert grunnleggende budsjettering og budsjettkontroll, bruker du følgende til å legge til informasjon om fordelinger i grunnleggende budsjettering og budsjettkontroll.

Hvordan definerer jeg budsjettkoder for fordelingsbudsjetttypen?

Du kan definere én eller flere budsjettkoder for fordelingsbudsjetttypen på siden Budsjettkoder . Du bør definere budsjettkodene for den opprinnelige budsjetttypen under oppsettet for grunnleggende budsjettering. Når du oppretter en ny budsjettkode og -beskrivelse, må du også Velg fordelingsbudsjetttypen.

Bruk budsjettkoder for fordelingsbudsjetttypen når du angir budsjettregisteroppføringer for de fordelte budsjettbeløpene. Bruk budsjettkoder for den opprinnelige budsjetttypen når du angir budsjettregisteroppføringer for de opprinnelige budsjettbeløpene.

Hvordan konfigurerer jeg budsjettkontroll for fordelinger?

Siden Budsjettkontrollkonfigurasjon inneholder alternativer for arbeid med fordelinger.

Når du Velg alternativet Bruk bare fordelt beløp i delen Tilgjengelige budsjettmidler , blir de andre alternativene under Beløp til sum ikke tilgjengelige. Beregningen av tilgjengelige budsjettmidler inkluderer også bare fordelte beløp i beløpene som skal summeres. Vanligvis inkluderer du faktiske utgifter, budsjettreservasjoner for disposisjoner, budsjettreservasjoner for ubekreftede disposisjoner og budsjettreservasjoner for forhåndsdisposisjoner i beløpene som skal trekkes fra.

Notat

Når Bruk bare fordelt beløp er valgt, spores fremdeles det opprinnelige budsjettet, overføringene og endringene, men de brukes ikke i beregningen.

Når du Velg Innkjøpsrekvisisjoner, legger du merke til at alternativene for bestillinger og leverandørfakturaer velges automatisk.

Når du har definert budsjettkoder for grunnleggende budsjettering og konfigurert budsjettkontroll for fordelinger, kan du opprette budsjettregisteroppføringer for de opprinnelige budsjett- og fordelingsbudsjetttypene. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se "Hvordan oppretter og viser jeg et foreløpig budsjett?" senere i denne artikkelen.

Tips!

På siden Budsjettregisteroppføringer kan du spore og overvåke budsjettaktiviteter for fordelinger ved å vise:

• Budsjettsaldoer
• Statistikk for budsjettkontroll
• Faktisk kontra budsjettsummer
• Budsjettregisteroppføringer som inkluderer opprinnelig budsjett og fordelinger

Du kan også spore og overvåke budsjettaktiviteter for fordelinger fra følgende sider:

• Siden Periodebudsjetter viser budsjett- og fordelingssaldoer etter periode, akkumulerte beløp og akkumulert prosentandel av summen av budsjettet og fordelingene for alle perioder.
• Siden Statistikk for budsjettkontroll viser budsjettsaldoene for en budsjettsyklus og budsjettmodell. Hvis du vil se flere detaljer, Velg du en linje i rutenettet og deretter Klikk Apportionments. Når innkjøpsrekvisisjoner og bestillinger er postert, kan du bruke siden Statistikk for budsjettkontroll til å vise budsjettreservasjonene for disposisjoner og forhåndsdisposisjoner. Feltene Apportionments og Preliminary budget vises bare hvis du har valgt Foreløpig budsjett og Bruk bare fordelt beløp i delen Tilgjengelige budsjettmidler på siden Budsjettkontrollkonfigurasjon .
• Siden Faktisk kontra budsjett etter periode viser faktiske utgifter i forhold til summen for budsjettregisteroppføringene for perioden:
  • Fordelinger-feltet inneholder summen av alle fordelingsbudsjettregisteroppføringene for budsjettmodellen og dimensjonsverdiene.
  • Kolonnen Avviksbeløp viser resultatet av følgende beregning: Fordeling for perioden – Faktisk for perioden = Avviksbeløp for perioden.
  • Feltet Foreløpig budsjett inneholder en sum av alle de foreløpige budsjettregisteroppføringene for budsjettmodellen og dimensjonsverdiene.

Definere budsjettering og budsjettkontroll for et foreløpig budsjett

Når du har definert grunnleggende budsjettering og budsjettkontroll, bruker du følgende til å legge til informasjon om foreløpige budsjetter i grunnleggende budsjettering og budsjettkontroll.

Du kan opprette et midlertidig, foreløpig budsjett mens det faktiske budsjettet gjennomgås og godkjennes. Hvis du bruker budsjettkontroll, kan du Velg kildedokumenter og regnskapsjournaler til å evaluere for budsjettkontroll mens du bruker det foreløpige budsjettet. Du kan spore de foreløpige budsjettbeløpene ved hjelp av separate budsjettkoder for den foreløpige budsjetttypen, og deretter, etter at det godkjente budsjettet er vedtatt, kan de foreløpige budsjettbeløpene reduseres etter hvert som de godkjente budsjettbeløpene økes.

Hvordan definerer jeg budsjettkoder for den foreløpige budsjetttypen?

Du kan definere budsjettkoder for den foreløpige budsjetttypen på siden Budsjettkoder . Hvis du vil spore ulike kategorier av foreløpige budsjettregisteroppføringer, kan du definere flere budsjettkoder for den foreløpige budsjetttypen.

Du bør definere budsjettkodene for den opprinnelige budsjetttypen under oppsettet for grunnleggende budsjettering. Når du oppretter en budsjettkode og -beskrivelse, Velg du også den foreløpige budsjetttypen.

Bruk budsjettkoder for den foreløpige budsjetttypen når du angir budsjettregisteroppføringer for de foreløpige budsjettbeløpene. Bruk budsjettkoder for den opprinnelige budsjetttypen når du angir budsjettregisteroppføringer for de opprinnelige budsjettbeløpene.

Hvordan konfigurerer jeg budsjettkontroll for foreløpige budsjetter?

Siden Budsjettkontrollkonfigurasjon inneholder alternativene for å arbeide med foreløpige budsjetter. I delen Tilgjengelige budsjettmidler Velg du alternativet Foreløpig budsjett . Vær oppmerksom på at du kanskje må klikke på Opprett kladd for å fortsette.

Notat

Hvis foreløpige budsjetter er inkludert i beregningen av tilgjengelige budsjettmidler, er det viktig å tilbakeføre de foreløpige budsjettregisteroppføringene når de opprinnelige budsjettregisteroppføringene registreres i budsjettsaldoene. Hvis budsjettregisteroppføringene med foreløpige budsjettkoder ikke tilbakeføres, legges både de foreløpige budsjett- og opprinnelige budsjetttypene til, noe som overdriver den tilgjengelige saldoen. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se "Hvordan tilbakefører jeg et foreløpig budsjett?" senere i denne artikkelen. Når du Velg alternativet Innkjøpsrekvisisjoner i delen Dokumenter og journaler , legger du merke til at alternativene for bestillinger og leverandørfakturaer velges automatisk.

Opprette, vise og tilbakeføre et foreløpig budsjett

Når du har definert grunnleggende budsjettering og budsjettkontroll for det foreløpige budsjettet, kan du opprette budsjettregisteroppføringer for den foreløpige budsjetttypen.

Hvordan oppretter og viser jeg et foreløpig budsjett?

Du kan opprette foreløpige budsjettregisteroppføringer for en bestemt budsjettmodell og dimensjonsverdier. Når budsjettet er godkjent, kan du opprette opprinnelige budsjettregisteroppføringer.

Tips!

Hvis du vil vise tilleggsinformasjon om foreløpige budsjetter, kan du Velg følgende forespørsler:

• Bruk siden Statistikk for budsjettkontroll til å vise budsjettsaldoene for en budsjettsyklus og budsjettmodell. Når innkjøpsrekvisisjoner og bestillinger er postert, kan du vise budsjettreservasjonene for disposisjoner og forhåndsdisposisjoner.
• Bruk siden Faktisk kontra budsjett til å vise faktiske utgifter i forhold til summen for budsjettregisteroppføringene for perioden. Feltet Foreløpig budsjett inneholder en sum av alle de foreløpige budsjettregisteroppføringene for budsjettmodellen og dimensjonsverdiene.

Hvordan tilbakefører jeg et foreløpig budsjett?

Når du oppretter en opprinnelig budsjettpost og bruker budsjettmodellen og dimensjonsverdiene som inneholder de foreløpige budsjettbeløpene, kan de foreløpige budsjettbeløpene tilbakeføres. Du kan for eksempel angi et foreløpig budsjettbeløp på $2,500 i finanskonto 50000. Hvis du senere angir et opprinnelig budsjettbeløp på $10,000 i finanskonto 50000, tilbakeføres det foreløpige budsjettbeløpet på $2,500. Den finanskonto 50000 vil ha et budsjettbeløp på $10,000.

Du kan vise budsjettregisteroppføringene for det opprinnelige budsjettet ved å velge budsjettkontooppføringen i hurtigfanen Budsjettkontooppføringer på siden Budsjettmotstandsoppføring . Klikk Relatert informasjon på menylinjen, og klikk deretter Budsjettregisteroppføringer.