Vise finansrapporter
Denne artikkelen beskriver hvordan du kan vise og utforske finansrapporter. Den inneholder informasjon om de forskjellige alternativene du kan bruke på finansrapporter for å endre utseendet og dataene de inneholder.
Oversikt over finansrapportering
Åpne en finansrapport
Hvis du vil åpne en rapport, velger du rapportnavnet. Første gang en rapport åpnes, genereres den automatisk for forrige måned. Hvis du for eksempel åpner en rapport for første gang i august 2020, genereres rapporten for 31. juli 2020. Når en rapport åpnes, kan du begynne å utforske den ved å gå nedover i bestemte deler av data og endre rapportalternativer.
Vise detaljer for en finansrapport
Finansrapporter kan inneholde flere ulike detaljnivåer. Finansnivået er det første nivået som vises når du åpner en finansrapport. Velg dataene du vil vise detaljer for, for å gå til kontonivået. Hvis du for eksempel vil vise kontodetaljer for salg, kan du velge salgsdataene du vil utforske. Fra kontonivået kan du drille ned for å vise transaksjonene som utgjør kontosaldoen. Du kan vise transaksjoner på to måter: rapporttransaksjoner og bilagstransaksjoner.
- Rapporttransaksjoner – Transaksjoner vises i en formatert visning som er inkludert i finansrapporten. Hvis du vil vise transaksjoner i den formaterte visningen, velger du dataene du vil vise detaljer for, og deretter klikker du Drill ned til transaksjonsnivå i rapporten.
- Bilagstransaksjoner – En bilagstransaksjonsforespørsel åpnes, der du kan vise transaksjoner. Hvis du vil vise transaksjoner i bilagstransaksjonsforespørselen, velger du dataene du vil vise detaljer for, og deretter klikker du Åpne kontotransaksjoner.
Hvis dataene er budsjettdata, kan du velge å åpne budsjettkontooppføringer. Hvis du vil lukke noen av nivåene i rapporten og gå tilbake til der du startet, kan du enten trykke Esc-tasten eller klikke lukkeknappen (X) øverst til høyre.
Endre rapportalternativer
Du kan bruke attributt- og dimensjonsfiltre eller endre budsjettscenariet i rapporten Faktisk kontra budsjett. I handlingsruten klikker du Rapportalternativer og følger deretter ett eller flere av disse trinnene:
- Hvis du vil bruke attributtfiltre på en rapport, velger du Legg til et attributtfilter. Velg attributtet, skriv inn attributtverdien, og klikk deretter OK. Hvis du for eksempel velger attributtet Kontokategori, angir du SALG som attributtverdi. Hvis du vil fjerne et attributtfilter, klikker du Fjern.
- Hvis du vil bruke dimensjonsfiltre på en rapport, velger du Legg til et dimensjonsfilter. Velg dimensjon, og skriv deretter inn dimensjons-ID eller velg dimensjon i listen. Hvis du vil fjerne et dimensjonsfilter, klikker du Fjern.
- Hvis du vil endre scenariet i rapporten Faktisk kontra budsjett, velger du et nytt scenario og klikker deretter OK. Hvis det valgte scenarioet er for et annet regnskapsår, blir ingen resultater returnert. Hvis for eksempel en rapport blir generert for FY2015 og gjeldende scenario er for FY2020, og det nye scenarioet som er valgt, er for FY2016, returneres ingen resultater. Hvis et nytt scenario for et annet regnskapsår kreves, genereres en ny versjon av rapporten for regnskapsåret som er knyttet til scenarioet.
Når du klikker OK, brukes alle alternativene du har valgt, på rapporten. Hvis du bestemmer deg for at du ikke vil bruke de valgte alternativene, velger du Avbryt.
Oppdatere en finansrapport
Du kan generere (oppdatere) en finansrapport for å vise de nyeste dataene for perioden og året som rapporten ble generert for. Hvis du for eksempel oppdaterer en finansrapport som ble generert for oktober 2022, gjenspeiler rapporten alle nye transaksjoner som er postert for oktober 2022. Hvis du vil oppdatere en finansrapport, klikker du Generer i handlingsruten.
Vise en finansrapport i en annen valuta
En finansrapport kan når som helst vises i en hvilken som helst valuta. Hvis du vil vise en rapport i en annen valuta, klikker du Valuta i handlingsruten og velger deretter en valuta. Rapporten omregnes til denne valutaen, og resultatene vises. Valutakoder eller -symboler som er inkludert som en del av rapportutformingen, oppdateres for å gjenspeile den nye valutaen. Valutaene som vises i listen, er rapporteringsvalutaene som er konfigurert i Finance.
Vise en sammendragsvisning av finansrapporten
En finansrapport kan inneholde detaljlinjer og sammendragslinjer. Detaljlinjer er linjer som inneholder hovedkontoer eller dimensjoner. Sammendragslinjer er beskrivelses-, total- og beregningslinjer. Klikk Vis, og klikk deretter Bare sammendragslinjer for å vise bare sammendragslinjer i en rapport. Rapporten er skjult og viser bare sammendragslinjer. Klikk Vis, og klikk deretter Bare sammendragslinjer på nytt for å vise detaljlinjene sammen med sammendragslinjene.
Skrive ut en finansrapport
Utskriving av en finansrapport oppretter en PDF-fil som deretter kan skrives ut manuelt. For å opprette en utskrivbar finansrapport, klikker du Skriv ut i handlingsruten og følger deretter ett eller flere av disse trinnene for å angi alternativene for utskrift:
- Hvis du vil ta med ulike detaljnivåer i den utskrevne rapporten, setter du glidebryteren til Ja eller Nei. Hvis en rapport bruker et rapporteringstre, kan du velge å ta med alle rapportenheter eller bare gjeldende rapportenhet.
- Hvis du vil angi sidestørrelsen, velger du en sidestørrelse i listen.
- Hvis du vil angi sideoppsettet, velger du et oppsett i listen. Hvis du vil at rapportinnholdet skal passe til bredden du har valgt, setter du glidebryteren til Ja.
- Hvis du vil angi sidemargene, skriver du inn størrelsen på toppmargen, bunnmargen og venstre og høyre marg i tommer.
Når du har fullført angivelse av utskriftsalternativene, klikker du Skriv ut for å fortsette å bli spurt om du vil laste ned filen eller lagre filen til OneDrive eller SharePoint. Hvis du bestemmer deg for at du ikke vil fortsette, velger du Avbryt i stedet. Når du fortsetter, vil rapporten begynne å gjengi på serveren, og du blir bedt om å laste ned rapporten i PDF-format. Du kan nå vise rapporten i PDF-visningsprogrammet, og her kan du velge hvilken skriver du vil sende rapporten til, og foreta ytterligere justeringer for utskriftsalternativer.
Eksportere en finansrapport
Klikk Eksport i handlingsruten for å eksportere en finansrapport. Rapporten eksporteres til Microsoft Excel, og nettleseren ber deg om å åpne eller lagre den eksporterte filen. Eksportinnstillingene som er definert i rapportutformingen, brukes på den eksporterte rapporten.