Bruke arbeidsflyter for godkjenning av leie
Denne artikkelen forklarer hvordan du bruker arbeidsflyter til å godkjenne leie av aktiva, og hvordan du sporer status og historikk for arbeidsflyter. Arbeidsflyter bidrar konsekvens i administrasjon av leiegodkjenninger ved å gi et standardsett med godkjenningstrinn og tilordne bestemte brukere som godkjenner hvert trinn i prosessen. En godkjenner kan godkjenne en leieavtale, avvise den, be om en endring eller tilordne den til en annen bruker for godkjenning. Arbeidsflyter kan også gi mer innsyn i godkjenningsprosessen ved å la deg spore status og logg. I tillegg kan du vise en sentralisert arbeidsliste som viser oppgaver og godkjenninger som er tilordnet bestemte godkjennere.
Før du bruker denne fremgangsmåten må du kontrollere at det er opprettet minst én arbeidsflyt for leiegodkjenning. Hvis det ikke finnes noen arbeidsflyt, oppretter du en. Hvis du vil ha informasjon om hvordan du konfigurerer en arbeidsflyt, kan du se Konfigurere arbeidsflyter for godkjenning av leie.
Send inn en leieavtale til godkjenning. På siden Tablådetaljer for leieavtalen velger du Arbeidsflyt, og deretter velger du Send.
I dialogboksen som vises, kan du legge til en kommentar. Den tilordnede godkjenneren vil se denne merknaden sammen med leieavtalen. Når du er ferdig med å legge inn kommentaren, velger du Send. Leieavtalen sendes til arbeidsflytsystemet, og godkjenneren mottar den for godkjenning.
Hvis du vil vise leieavtalene som er utpekt for godkjenning, kan du gå til Moduler > Felles > Arbeidselementer > Arbeidselementer som er tilordnet til meg.
På siden Arbeidselementer som er tilordnet til meg velger du leie-ID-koblingen for leieavtalen du vil vise. Hvilken side som vises, er avhengig av hvilke leietablåer og leiedetaljer du har tilgang til.
Når du har fullført visningen av leieavtalen, velger du Arbeidsflyt og bestemmer hvilken handling som skal utføres. Alternativene omfatter Godkjenn, Avvist, Be om endring, Deleger og Annullert. Du kan også velge Vis logg for å vise godkjenningsloggen for den valgte leieavtalen.
Når du har valgt en handling, angir du en kommentar som beskriver handlingen. Når du er ferdig med å angi kommentaren, velger du Godkjent-handlingen fra listen.
Hvis du vil vise godkjenningshandlingene, går du tilbake til siden Leiedetaljer fra siden Leiesammendrag, og deretter velger du Arbeidsflyt > Vis logg.
Du kan vise arbeidsflytaktivitetene på siden Arbeidsflytlogg. Denne siden viser arbeidsflyttrinnene som er iverksatt på den bestemte leieavtalen. Du kan også bruke Arbeidselementer-feltet til å vise statusen for de tilordnede arbeidselementene.
Hvis du vil stoppe en arbeidsflyt, velger du Tilbakekalling på siden Arbeidsflytlogg. I dialogboksen som vises, angir du en kommentar, og deretter velger du OK.
Hvis du vil deaktivere en arbeidsflyt, eller aktivere en arbeidsflyt som er opprettet tidligere, kan du gå til Aktivaleie > Oppsett > Leiearbeidsflyt. Deretter, på siden Leiearbeidsflyt, velger du Arbeidsflyt > Versjoner. Hvis du vil gjøre en gjeldende arbeidsflyt inaktiv, velger du den aktive leieavtalen i dialogboksen leieversjon, og deretter velger du Aktiver. Hvis du vil at en eksisterende arbeidsflyt skal være aktiv, velger du arbeidsflyten og deretter Gjør aktiv.