Arbeidsflyt for leverandørbankkonto
Godkjenningsarbeidsflyt for leverandørbank sikrer at bankdata som leverandører sender, er sikre, økonomisk kompatible og beskyttet mot svindel. Denne funksjonen bidrar til å redusere faren for svindel ved å oppdage og hindre endringer som ikke er godkjent. Virksomheter kan evaluere og godkjenne alle innkommende endringer i leverandørens bankkontoinformasjon, og kan bekrefte at de angitte bankdetaljene oppfyller organisasjonens standarder og policyer.
Når du aktiverer arbeidsflyten for leverandørbankkonto, kan du angi hvilke felter som krever godkjenning, og hvilke handlinger som skal utløse arbeidsflyten.
Forutsetninger
Før du kan bruke denne funksjonen, må systemet oppfylle følgende krav:
- Økonomi- og driftsappene dine må være versjon 10.0.32 eller høyere.
- Funksjonen kalt Arbeidsflyt for endringsforslag for leverandørbankkonto må være aktivert i Funksjonsbehandling.
Definer arbeidsflyten for leverandørbankkonto
Følg denne fremgangsmåten for å definere arbeidsflytfunksjonen for godkjenning av leverandørbank:
Gå til Leverandører > Oppsett > Leverandørparametere.
I fanen Generelt angir du følgende felter på hurtigfanen Godkjenning av leverandørbankkonto:
Bankkontogodkjenning (opprett) – Sett dette alternativet til Ja for å kreve godkjenning for alle nye bankkontooppføringer, uavhengig av om webklienten brukes eller poster importeres via dataenheten. Sett dette alternativet til Nei for å tillate at brukere oppretter eller importerer nye bankkontoposter uten å kreve godkjenning.
Bankkontogodkjenning (oppdatering) – Sett dette alternativet til Ja for å kreve godkjenning når en bruker oppdaterer eksisterende bankkontoposter ved hjelp av webklienten. (Godkjenning kreves bare for felter der det er merket av for IsEnabled i rutenettet på denne hurtigfanen.) Sett dette alternativet til Nei for å tillate at brukere oppdaterer alle felter på eksisterende bankkontoposter uten å kreve godkjenning.
Virkemåte for dataenhet (update) – Velg en av følgende verdier for å angi virkemåten som oppstår når en eksisterende oppføring oppdateres via import via dataenheten. Innstillingen påvirker ikke oppdateringer du foretar ved hjelp av webklienten.
- Tillat endringer uten godkjenning – dataenheten oppdaterer verdier for alle felt uten å behandle endringene via arbeidsflyten.
- Forkast endringer – Dataenheten vil aldri oppdatere verdier for beskyttede felt. Importen vil mislykkes hvis den inneholder oppdateringer for beskyttede felter.
- Opprett endringsforslag – Dataenheten oppdaterer verdier for ikke-beskyttede felt, og legger til nye verdier for beskyttede felt som foreslåtte endringer. Dataenheten starter ikke arbeidsflyten automatisk, og du må sende de foreslåtte endringene etter behov.
I listen over bankkontofelter for leverandører merker du av for IsEnabled for hvert felt som krever godkjenning.
Velg Lagre i handlingsruten.
Gå til Leverandører > Oppsett > Arbeidsflyter for leverandørreskontro.
Velg Opprett i handlingsruten.
I dialogboksen Opprett arbeidsflyt velger du Arbeidsflytgodkjenning for foreslåtte leverandørendringer.
Appen for arbeidsflytredigering åpnes på datamaskinen din. Bruk den til å utforme arbeidsflyten etter behov. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du bruker redigeringen, se Oversikt over arbeidsflytsystem og de relaterte artiklene.
Legg til en ny leverandørbankkonto og send den inn for godkjenning
Følg denne fremgangsmåten for å bruke webklienten til å legge til en ny leverandørbankkonto og sende den til godkjenning.
- Gå til Leverandører > Leverandører > Alle leverandører.
- Velg leverandøren du vil definere en bankkonto for.
- I gruppen Oppsett i fanen Leverandør i handlingsruten velger du Bankkontoer.
- På siden Leverandørbankkontoer velger du Ny i handlingsruten for å opprette en bankkonto.
- Fyll ut alle de obligatoriske feltene.
- Når du er ferdig å opprette posten, velger du Lagre.
- Velg Arbeidsflyt > Send inn i handlingsruten for å sende inn de nye bankkontodetaljene for godkjenning. Den nye bankkontoposten er ikke tilgjengelig før en godkjenner har godkjent den.
Oppdater en eksisterende bankkontopost for leverandør og send den til godkjenning
Følg denne fremgangsmåten for å bruke webklienten til å redigere en eksisterende leverandørbankkonto og sende den til godkjenning.
Gå til Leverandører > Leverandører > Alle leverandører.
Velg leverandøren du vil oppdatere bankinformasjon for.
I gruppen Oppsett i fanen Leverandør i handlingsruten velger du Bankkontoer.
Velg kontoen du vil redigere, i listeruten på siden Leverandørbankkontoer. Velg deretter Rediger i handlingsruten.
Rediger feltene etter behov. Hvert felt som vil kreve godkjenning når det oppdateres, er merket med (krever godkjenning).
Når du er ferdig å redigere posten, velger du Lagre.
Hvis du oppdaterte minst ett felt som krever godkjenning, har handlingsruten to nye knapper: Foreslåtte endringer og Arbeidsflyt.
- Hvis du vil gå gjennom de foreslåtte endringene, velger du Foreslåtte endringer i handlingsruten for å åpne dialogboksen Foreslåtte endringer. Hvis du vil forkaste den foreslåtte verdien for et felt, velger du Forkast ved siden av feltet i listen. Hvis du vil forkaste alle endringer, velger du Forkast alle endringer nederst i dialogboksen. Når du er ferdig, velger du OK for å lukke dialogboksen.
- Hvis du vil sende endringene til godkjenning, velger du Arbeidsflyt > Send inn i handlingsruten. Endringene i de beskyttede feltene oppdateres ikke før en godkjenner har godkjent dem.
Følg godkjenningsstatusen til en ny eller oppdatert leverandørbankkonto
Hodet i hver leverandørbankkontopost inneholder et Gjennomgangsstatus-felt som du kan bruke til å spore godkjenningsstatusen for posten. Tabellen nedenfor viser de mulige verdiene for Gjennomgangsstatus og hva de betyr.
| Gjennomgangsstatus | Beskrivelse |
|---|---|
| Utkast | Denne statusen angir en ny bankkontopost som ennå ikke er sendt til godkjenning. |
| Godkjent | Denne statusen angir en bankkontopost der alle nye og oppdaterte innstillinger er godkjent. |
| Godkjent, endringer ikke sendt inn | Denne statusen angir en tidligere godkjent bankkontopost der beskyttede felter er redigert, men ikke sendt til godkjenning ennå. |
| Godkjent, venter på endringer | Denne statusen angir en tidligere godkjent bankkontopost der beskyttede felter er redigert og sendt til godkjenning. |
Hvis du vil vise arbeidsflytloggen og følge fremdriften til en post som gjennomgår godkjenning, velger du Arbeidsflyt > Vis historikk i handlingsruten.
Godkjenn en ny eller oppdatert leverandørbankkonto
Når en post er sendt inn, følger arbeidsflyten standard arbeidsflytprosess. Den informerer de aktuelle godkjennerne om oppdateringen og leder dem til siden Leverandørbankkontoer, der de kan utføre følgende handlinger:
- For oppdateringer til eksisterende bankkontoposter kan godkjennere vise gjeldende og foreslått verdi for hvert beskyttede felt ved å velge Foreslåtte endringer i handlingsruten. Godkjenneren ser gjennom endringene og velger deretter Arbeidsflyter > Godkjenn i handlingsruten for å godkjenne dem. Når alle godkjenninger er fullført, oppdaterer systemet alle feltene med de foreslåtte verdiene.
- For nye bankkontoposter må godkjennere åpne posten, se gjennom bankkontodetaljene på Leverandørbankkontoer-siden og deretter velge Arbeidsflyt > Godkjenn for å godkjenne den nye posten. Når alle godkjenningene er fullført, blir den nye bankkontoen tilgjengelig for bruk.
- For å avvise nye eller oppdaterte poster må godkjenneren velge Arbeidsflyt > Avvis i handlingsruten. Posten returneres til statusen for gjennomgang før innsendingen (Utkast eller Godkjent, endringer ikke sendt), slik at den kan redigeres og/eller sendes på nytt etter behov. (For å sende en post på nytt må brukeren velge Arbeidsflyt > Send på nytt i handlingsruten.)
- For å delegere godkjenningen til en annen godkjenner kan godkjenneren velge Arbeidsflyt > Deleger i handlingsruten.
- For å avbryte en arbeidsflyt som pågår, kan enhver bruker velge Arbeidsflyt > Avbryt i handlingsruten. Posten returneres til statusen for gjennomgang før innsendingen (Utkast eller Godkjent, endringer ikke sendt), slik at den kan redigeres og/eller sendes på nytt etter behov. Den opprinnelige innsenderen kan bruke denne funksjonen til å korrigere en feil.