Del via

Generere fakturalinjer ved import av leverandørfakturaer

  • Artikkel

Viktig

Deler av eller all funksjonalitet som er nevnt i denne artikkelen, er tilgjengelig som en del av en forhåndsversjon. Innholdet og funksjonaliteten kan bli endret. Hvis du vil ha mer informasjon om forhåndsversjoner, kan du se Tilgjengelighet av serviceoppdatering.

Denne artikkelen beskriver funksjonaliteten for automatisk generering av fakturalinjer på leverandørfakturaer når fakturaer importeres.

Leverandørfakturaer inneholder av og til bare hodeinformasjon uten linjedetaljer, og leverandøren sender konsekvent fakturaene i et fast mønster:

  • Fakturaer inneholder alltid de samme linjene som bestillingen.
  • Fakturaer inneholder alltid de samme linjene basert på varene som sendes, med priser basert på bestillingen.

Prosessen kan effektiviseres ved å avlede fakturalinjer automatisk fra bestillingen eller produktkvitteringen. Følg denne fremgangsmåten for å aktivere automatisk oppretting av fakturalinjer.

Aktiver innstillingene

  1. Gå til Leverandører > Oppsett > Leverandørparametere.

  2. Sett alternativet Opprett fakturalinjer automatisk til Ja under Automatisk linjeoppretting for importerte fakturaer i kategorien Leverandørfaktura automatisk.

  3. I feltet Velg standardantall for automatisk fakturalinjeoppretting velger du antallet som skal brukes til automatisk generering av fakturalinjer:

    • Bestilt antall – Linjer genereres fra bestillingslinjer. Denne verdien er standardverdien.
    • Produktkvitteringsantall – Bestillingsnummeret brukes til å finne de relevante produktmottakene. Det bruker deretter produktmottaksantallet til å generere fakturalinjer.

    Denne parameteren brukes bare når området for bestillingsnumre angis under fakturaimporten, men området for produktkvitteringer ikke er angitt. Hvis området for produktkvitteringer er angitt, avledes linjen alltid fra produktkvitteringen i stedet for bestillingen.

  4. Angi parameteren Tillat at faktura importeres uten avledede linjer. Denne parameteren fastsetter om fakturaimport blokkeres hvis det ikke finnes noen avledede fakturalinjer.

Dataenhetsendringer

For å støtte funksjonaliteten som er beskrevet i denne artikkelen, blir tre felter lagt til i dataenheten for Leverandørfakturahode:

  • HeaderOnlyImport – Dette feltet må være satt til Ja for at linjer skal genereres for fakturahoder.
  • PurchIdRange – Listen over bestillingsnumre. Fakturanumrene kan være et område, for eksempel INV0001..INV0009 (der to punkter skiller starten og slutten av området) eller diskrete verdier, for eksempel INV0001, INV0003, INV0006. Alle bestillinger må tilhøre samme leverandørkonto i fakturahodet. Ellers får du følgende feilmelding: «Kan ikke generere fakturalinjer. Bestillinger har ulike leverandørkontoer.»
  • PackingslipRange – Listen over produktmottaksnumre. Leverandørfakturalinjer kan opprettes fra produktmottak. Produktkvitteringsnumre inkluderes imidlertid vanligvis ikke på leverandørfakturaer. Du må bare angi produktmottaksnumrene i dette feltet hvis du tydelig kan identifisere hvilke produktmottak du har bestemte fakturaer for. Fakturalinjer kan genereres basert på produktmottak. Hvis dette feltet brukes, blir innstillingen i feltet Velg standardantall for automatisk fakturalinjeoppretting på siden Leverandørparametere ignorert.

Obs!

Hvis du angir flere produktkvitteringsnumre, opprettes flere ventende leverandørfakturaer som har samme fakturanummer. Du må konsolidere disse fakturaene manuelt før du kan behandle fakturaen ytterligere. Disse fakturaene konsolideres automatisk i fremtidige versjoner.

Alle produktkvitteringer må tilhøre samme leverandørkonto i fakturahodet.

Resultat

Hvis linjer genereres uten feil, logges følgende melding i historikken for automatisk leverandørfaktura: Opprett fakturalinjer automatisk: Vellykket.

Hvis linjer ikke genereres, logges følgende feilmelding: Opprett fakturalinjer automatisk: Mislykket.

Importere forskuddsbetalingsfaktura

Forskuddsfakturaen kan importeres direkte via dataenhet Leverandørfakturahode når parameteren Opprett fakturalinjer automatisk er aktivert.

  • HeaderOnlyImport – Angi Ja for å generere liner for forskuddsbetalingsfaktura.
  • PurchIdRange – Bestillingsnummer som satte forskuddsbetalingsbeløpet.
  • VENDORINVOICETYPE – Dette er "VendorAdvance" for å indikere en forskuddsbetalingsfaktura.
  • IMPORTEDAMOUNT – Beløpet på forskuddsbetalingsfakturaen.

Import av en forskuddsfaktura godtas ikke når forskuddsfakturaen allerede er generert uten oppgjør under innkjøpsordren.

Importere bestillingsnummer

Når en leverandørfaktura er knyttet til en enkelt innkjøpsordre, angis innkjøpsordrenummeret (PurchId) i leverandørfakturahodeenheten for å støtte følgende funksjonalitet:

  • Valutakodeavledning og validering – Valutakoden utledes automatisk fra innkjøpsordren hvis valutakoden ikke er oppgitt i leverandørens fakturahodeenhet. Valideringsfeilen oppstår når den importerte fakturaen har en annen valutakode mot den som er spesifisert på innkjøpsordren.
  • Finansdimensjonsstandard – Fakturahodets finansdimensjonsverdier utledes fra bestillingstoppteksten. Den tilsvarende finansdimensjonen på fakturalinjene er utledet fra leverandørfakturahodet under importen av fakturalinjer. Denne funksjonaliteten sikrer konsekvens mellom fakturaer som importeres ved hjelp av databehandlingsrammeverket (DMF), og fakturaer som opprettes ved hjelp av siden Ventende leverandørfaktura.
  • Arbeidsflyt for leverandørfaktura – Hvis fakturavalideringen mislykkes, blir fakturaen omdirigert til avsenderen for innkjøpsordren for å rette opp eventuelle avvik. Riktig innkjøpsordrenummer sikrer at leverandørfakturaen blir omdirigert til riktig avsender for innkjøpsordre under arbeidsflytprosessen.