Konfigurere egenskaper for arbeidsflyt

Denne artikkelen forklarer hvordan du konfigurerer de ulike egenskapene i en arbeidsflyt.

Hvis du vil konfigurere egenskapene for en arbeidsflyt, kan du åpne arbeidsflyten i redigeringsprogrammet for arbeidsflyt. Klikk på lerretet i redigeringsprogrammet for arbeidsflyt, og klikk deretter Egenskaper for å åpne Egenskaper-siden. Du kan deretter bruke fremgangsmåten nedenfor for å konfigurere de ulike egenskapene for arbeidsflyten.

Sette navn på arbeidsflyten

Følg denne fremgangsmåten for å sette et navn på arbeidsflyten.

1. Klikk på Grunnleggende innstillinger i ruten til venstre.
2. I Navn-feltet angir du et unikt navn på arbeidsflyten. Hvis du for eksempel oppretter en arbeidsflyt for innkjøpsrekvisisjon for hvert land eller område du opererer i, kan du kalle arbeidsflyten Innkjøpsrekvisisjoner Danmark eller Innkjøpsrekvisisjoner Spania.

Angi arbeidsflyteieren

Arbeidsflyteieren er personen som administrerer og vedlikeholder arbeidsflyten. Følg fremgangsmåten nedenfor for å angi arbeidsflyteieren.

1. Klikk på Grunnleggende innstillinger i ruten til venstre.
2. I Eier-listen velger du navnet på personen som skal administrere arbeidsflyten.

Velg en e-postmal

Følg denne fremgangsmåten for å velge e-postmalen som brukes til å generere meldinger om arbeidsflyten.

1. Klikk på Grunnleggende innstillinger i ruten til venstre.
2. I listen E-postmal for arbeidsflytvarsler velger du malen.

Skrive inn instruksjoner til brukerne

Du kan gi instruksjoner til brukere som sender dokumenter til behandling og godkjenning. Disse brukerne omtales også som avsendere. Du oppretter for eksempel en arbeidsflyt for innkjøpsrekvisisjon og du angir instruksjoner. Disse instruksjonene kan deretter vises av brukere som registrerer innkjøpsrekvisisjoner på Innkjøpsrekvisisjoner-siden. Klikk ikonet på meldingslinjen for arbeidsflyt for å vise instruksjoner. Følg fremgangsmåten nedenfor for å skrive inn instruksjoner for brukere.

1. Klikk på Grunnleggende innstillinger i ruten til venstre.

2. I Sendeinstruksjoner-feltet angir du instruksjonene.

3. Hvis du vil tilpasse instruksjonene, kan du sette inn plassholdere. Plassholdere erstattes med de riktige dataene når instruksjonene vises til brukerne. Følg denne fremgangsmåten for å sette inn en plassholder:

   1. Klikk på i Sendeinstruksjoner-feltet for å angi hvor plassholderen skal vises.
   2. Klikk på Sett inn plassholder.
   3. I listen som vises, velger du plassholderen du vil sette inn.
   4. Klikk på Sett inn.

4. Hvis du vil legge til oversettelser av instruksjonene, gjør du følgende:

   1. Klikk på Oversettelser.
   2. På siden som vises, klikker du Legg til.
   3. I listen som vises, velger du språket teksten skal angis på.
   4. I Oversatt tekst-feltet legger du inn teksten.
   5. Hvis du vil tilpasse teksten, kan du sette inn plassholdere. Hvis du vil ha instruksjoner om hvordan du skriver inn en plassholder, kan du se trinn 3.
   6. Klikk på Lukk.

Notat

Du kan ikke legge til plassholdere ved å bruke kopier og lim inn, fordi målinformasjonen ikke limes inn på riktig måte. Bruk grensesnittet til å legge til plassholdere.

Angi når denne arbeidsflyten brukes gjennom aktiveringsbetingelser

Du kan opprette flere arbeidsflyter som er basert på den samme arbeidsflyttypen. Når du har flere arbeidsflyter som er basert på den samme typen, må du angi når hver arbeidsflyt skal brukes, ved hjelp av aktiveringsbetingelser. Hvis aktiveringsbetingelser ikke er oppfylt, brukes standard arbeidsflyt. Hvis det bare er definert én arbeidsflytkonfigurasjon for en arbeidsflyttype, blir denne arbeidsflytkonfigurasjonen brukt uavhengig av aktiveringsbetingelsene.

Du kan for eksempel opprette en arbeidsflyt for innkjøpsrekvisisjon for hvert land eller område du opererer i, for eksempel Innkjøpsrekvisisjoner Danmark og Innkjøpsrekvisisjoner Spania, med følgende betingelser:

• Innkjøpsrekvisisjoner Danmark brukes når land/område = DK
• Innkjøpsrekvisisjoner Spania brukes når land/område = ES

Følg fremgangsmåten nedenfor for å angi at arbeidsflyten du konfigurerer, skal brukes.

1. I den venstre ruten klikker du Aktivering.
2. Merk av for Angi betingelsene for å kjøre denne arbeidsflyten.
3. Klikk på Legg til betingelse.
4. Angi en betingelse.
5. Angi eventuelle ekstra betingelser som kreves.
6. Kjør gjennom arbeidsflyten med noen målposter for å bekrefte at betingelsen inneholder og utelater poster på riktig måte.

Angi når varslinger skal sendes

Når et dokument sendes til behandling, opprettes det en arbeidsflytforekomst. Du kan sende meldinger til brukere når arbeidsflytforekomster som er basert på arbeidsflyten, startes, fullføres, avbrytes eller stoppes på grunn av en feil. Følg fremgangsmåten nedenfor for å angi når meldinger skal sendes.

1. I den venstre ruten klikker du Varslinger.

2. Merk av for hver hendelse som skal utløse varslinger:

   • Startet – Send varslinger når en arbeidsflytforekomst startes.
   • Stoppet – Send varslinger når en arbeidsflytforekomst stoppes på grunn av en feil.
   • Fullført – Send varslinger når en arbeidsflytforekomst er fullført.
   • Kan ikke gjenopprette – Send varsler når en arbeidsflytforekomst stoppes på grunn av en uopprettelig feil.
   • Avsluttet – Send varslinger når en arbeidsflytforekomst avsluttes.

3. Velg raden for en hendelse du valgte i trinn 2.

4. I fanen Varslingstekst skriver du inn teksten i meldingen.

5. Hvis du vil tilpasse teksten, kan du sette inn plassholdere. Plassholdere erstattes med de riktige dataene når teksten vises til brukerne. Følg denne fremgangsmåten for å sette inn en plassholder:

   1. Klikk på i feltet for å angi hvor plassholderen skal vises.
   2. Klikk på Sett inn plassholder.
   3. I listen som vises, velger du plassholderen du vil sette inn.
   4. Klikk på Sett inn.
   5. En felles plassholder for Varslingstekst for å inkludere «Siste merknader: %Arbeidsflyt.Siste merknad%», som viser eventuelle merknader fra det forrige trinnet.

6. Hvis du vil legge til oversettelser av teksten, gjør du følgende:

   1. Klikk på Oversettelser.
   2. På siden som vises, klikker du Legg til.
   3. I listen som vises, velger du språket teksten skal angis på.
   4. I Oversatt tekst-feltet legger du inn teksten.
   5. Hvis du vil tilpasse teksten, kan du sette inn plassholdere. Hvis du vil ha instruksjoner om hvordan du skriver inn en plassholder, kan du se trinn 5.
   6. Klikk på Lukk.

7. I fanen Mottaker bruker du følgende alternativer til å angi hvem som skal motta meldingene.

   Alternativ	Varslinger sendes til disse brukerne	Følg denne fremgangsmåten for å sende varslinger
   Deltaker	Brukere som er tilordnet til en bestemt gruppe eller rolle	I fanen Mottaker klikker du Deltaker. I fanen Rollebasert i Type deltaker-listen velger du typen gruppe eller rolle som varslingene skal sendes til. I Deltaker-listen velger du gruppen eller rollen som varslingene skal sendes til.
   Arbeidsflytbruker	Brukere som er deltakere i denne arbeidsflyten	I fanen Mottaker klikker du Arbeidsflytbruker. I fanen Arbeidsflytbruker i Arbeidsflytbruker-listen velger du en deltaker i denne arbeidsflyten.
   Bruker	Bestemte brukere	I fanen Mottaker klikker du Bruker. I fanen Bruker inkluderer Tilgjengelige brukere-listen alle brukere. Velg brukerne du vil sende varslinger til, og flytt disse brukerne til Valgte brukere-listen.

8. Gjenta trinn 3 til 7 for hver hendelse du valgte i trinn 2.

Angi kommentarer om endringene du gjorde i arbeidsflyten.

Hvis du vil angi kommentarer om endringene du gjorde i arbeidsflyten, følger du fremgangsmåten nedenfor.

1. I den venstre ruten klikker du Notater.
2. I feltet Skriv inn kommentarer om arbeidsflyten angir du kommentarene dine.
3. Gå gjennom kommentarene dine. Når du har lagt til kommentarer, kan du ikke endre dem.
4. Klikk på Legg til for å legge til kommentarene dine i Kommentarlogg-området.