Generer finansrapporter
Denne artikkelen inneholder generell informasjon generering av finansrapporter.
Følg denne fremgangsmåten for å generere en rapport:
- Åpne rapportdefinisjonen, og velg Generer.
- Siden Rapportkøstatus åpnes og angir hvor rapporten er i køen.
Etter hvert som rapportgenereringen fremskrider, vises kanskje følgende statusindikatorer for rapportkø på siden Rapportkøstatus.
| Status | Status | Beskrivelse |
|---|---|---|
| Køing | Midlertidig | Rapportdefinisjonen valideres før rapporten legges i genereringskøen. |
| Satt i kø | Midlertidig | Rapporten går inn i rapportgenereringskøen og venter på behandling. |
| Behandler | Midlertidig | Denne statusen følger vanligvis statusen Satt i kø, og går vanligvis over til tilstanden Avsluttende når behandlingen er fullført. |
| Etterbehandles | Midlertidig | Denne statusen følger statusen Behandler og angir at alle rapportdataene samles inn, men at avledede handlinger, for eksempel beregning og opprulling, blir utført. |
| Annullerer | Midlertidig | Rapporteringen avbrytes fordi brukeren har bedt om det. Denne tilstanden er et resultat av at en bruker har bedt om avbrudd for en rapport i tilstanden Satt i kø eller Behandler. Systemet prøver å sette rapporten i tilstanden Avbrutt med mindre systemet har kommet for langt og må fullføre den i en annen tilstand. |
| Avbrutt | Avsluttende | Rapporten er ferdigbehandlet, men ble ikke fullført på grunn av en brukerforespurt stopp. |
| Fullført | Avsluttende | Rapporten er klar til bruk. |
| Mislykket | Avsluttende | Rapporten er ferdigbehandlet, men mislyktes og må ikke brukes. |
Den genererte rapporten åpnes i nettvisningen som standard. Følgende alternativer er tilgjengelige for generering av rapporter:
- Konfigurere en tidsplan for å generere en rapport eller en gruppe rapporter automatisk
- Se etter manglende kontoer eller dataene i en rapport, og validere nøyaktigheten til en rapport
Når du genererer en rapport, brukes alternativene du har angitt i fanene Rapportdefinisjon.
Generer en finansrapport
Hvis du vil generere en økonomisk rapport, går du til Økonomimodul>Forespørsler og rapporter>Finansrapporter.
- Velg en rapport som skal genereres, og velg Generer.
- Fyll ut Rapportdato-feltet og velg OK.
Etter at rapporten er generert, kan du vise rapporten i Rapporter-delen. Du kan velge å vise eller slette rapporten.
Følg denne fremgangsmåten for å generere en rapport ved hjelp av Rapportutforming:
- Åpne rapportdefinisjonen, og klikk på Generer.
- Siden Rapportkøstatus åpnes og angir hvor rapporten er i køen. Den genererte rapporten åpnes i nettvisningen som standard.
Hva skjer etter at forespørselen om rapportgenerering er sendt inn?
- Etter at kunden har sendt inn en forespørsel om rapportgenerering, vises rapporten på siden Rapportkøstatus under Rapportkøliste.
- Hvis flere forespørsler om rapportgenerering sendes inn samtidig, kan opptil tre rapporter behandles samtidig i en forekomst av en finansrapportprosesstjeneste, og opptil fem rapporter kan behandles samtidig i et miljø.
- Rapportgenereringskøen er en FIFO-kø (først inn, først ut).
- Du kan avbryte rapportgenereringen før den går inn i endelig tilstand, ved å merke rapporten og klikke på Fjern. Etter at rapporten er avbrutt, blir rapporten Avbrutt.
Rapportgrupper
Rapportgrupper er en effektiv måte å generere flere rapporter på samtidig. La oss si at brukerne genererer åtte rapporter hver måned ved månedsslutt. Opprett en Rapportgruppe i stedet for å velge Generer for hver av de åtte rapportene i gruppen. Velg Generer for rapportgruppen, og dermed genereres de åtte rapportene i ett trinn. Etter at rapportene i den valgte rapportgruppen er generert, går du til Finansrapporter (Økonomimodul > Forespørsler og rapporter > Finansrapporter) for å vise de individuelle rapportene.
Følg denne fremgangsmåten for konfigurere en rapportgruppe:
- Velg Rapportgrupper i Report Designer.
- Velg de eksisterende rapportdefinisjonene som skal tas med i rapportgruppen.
- Velg innstillinger for overstyring av firma, detaljer og datoer fra alle rapportene som skal tas med i gruppen. Det anbefales å angi innstillingene Firma, Periode, År og Detaljnivå for hver rapport.
- Lagre rapportgruppen.
Planlegge rapportgenerering
Mange firmaer har et kjernesett med rapporter som kjører i planlagte intervaller for å justeres mot forretningsprosessene. Du kan planlegge at en rapport skal genereres regelmessig, for eksempel daglig, ukentlig, månedlig eller årlig. Dette kan være én rapport eller en gruppe med rapporter som inkluderer flere firmaer. Du må angi legitimasjonen for hvert av firmaene som er angitt, for eksempel firmaene i en definisjon av rapporteringstre. Hvis legitimasjonen ikke er gyldig, viser rapporten bare informasjonen du har tilgang til, for eksempel firmaet du er logget på. Utdatainformasjon leses først fra rapportgruppen og deretter fra de enkelte rapportene.
Når rapporttidsplaner opprettes og lagres, vises de i navigasjonsruten under Rapporttidsplaner. Du kan opprette mapper for å ordne rapportene. Hvis én rapport i en plan ikke kjører, fortsetter alle andre rapporter å kjøre.
Viktig
Hvis du vil opprette, redigere og slette rapportplaner, må du ha en rolle som utformer eller administrator. Når en rapport kjøres, brukes legitimasjonen til brukeren som opprettet tidsplanen til å generere rapporten.
Opprette en rapporttidsplan
Gå til Fil-menyen i Report Designer, og velg Ny, og velg deretter Rapportplan. Dialogboksen Ny rapporttidsplan åpnes.
Under Innstillinger velger du en enkeltrapport eller en rapportgruppen som skal planlegges. Bare rapporter eller rapportgrupper for firmaet eller utvalget av byggeblokker som du for øyeblikket er logget på, er tilgjengelige.
Merk av for Aktiv for å aktivere rapporttidsplanen. Bare oppretteren av rapporten eller en administrator kan aktivere eller deaktivere en rapportplan.
Under Hyppighet i feltet Start regelmessighet velger du datoen da planen skal starte. Som standard velges den gjeldende systemdatoen for klientdatamaskinen.
I feltet Kjør rapporten velger du tidspunkt da rapporten skal kjøres. Hvis du angir et klokkeslett som er tidligere enn det gjeldende systemklokkeslettet, kjører rapporten på den neste planlagte datoen.
I Mønster for regelmessighet angir du hvor ofte rapporten skal kjøres. Daglig er valgt som standard med verdien 1 for Intervall (dager). Andre alternativer omfatter Ukentlig, Månedlig og Årlig.
I Gjentakelsesområde velger du når generering av rapporten skal stoppe.
- Ingen sluttdato – Rapporttidsplanen kjøres i det uendelige.
- Angi antall forekomster – Rapporttidsplanen kjøres angitt antall ganger, og deretter deaktiveres den.
- Avslutt innen – Rapporttidsplanen slutter på den angitte datoen.
Velg Lagre. I dialogboksen Lagre som skriver du inn et unikt navn og en beskrivelse for rapporttidsplanen.
Hvis du vil kopiere rapporttidsplaner, må du ha rolle som utformer eller administrator. Selv om en administrator endrer rapporttidsplanen, beholder rapporten legitimasjonen for brukeren som opprettet rapporten.
Kopiere en rapporttidsplan
- Velg Rapporttidsplaner i Report Designer, og åpne en rapporttidsplan du vil kopiere.
- Gå til Fil, og velg Lagre som. Skriv inn et navn og en beskrivelse for tidsplanen i dialogboksen Lagre som. Velg OK, og den nye tidsplanen vises i navigasjonsruten.
- I den nye tidsplanen kan du endre feltene og informasjon etter behov og velge Lagre på verktøylinjen eller velge Lagre på Fil-menyen.
Hvis du vil slette en rapporttidsplan, må du være eier av rapporttidsplanen eller ha rollen administrator.
Slette en rapporttidsplan
- Velg Rapporttidsplaner i navigasjonsruten i Report Designer.
- Velg rapporttidsplanen som skal slettes, og velg deretter Slett eller klikk på Slett.
- Velg Ja i dialogboksen Bekreftelse av sletting for å slette rapporttidsplanen permanent. Hvis du ikke har tillatelse til å slette tidsplanen, vises en melding, og rapporten blir ikke slettet.
Legitimasjon og rapportplaner
Hvis du ikke angir legitimasjoner som kreves for alle firmaer i rapportene, får du en feilmelding når du lagrer rapporttidsplanen: "Du må angi legitimasjon for firmaene som finnes i denne rapporttidsplanen. Velg Tillatelser for å angi legitimasjonen."
La oss si at en bruker logger seg på i firma A. Brukeren oppretter en tidsplan for en rapport som bruker en rapporteringstredefinisjon til å samle inn data fra flere firmaer. Når rapportplanen lagres, blir brukeren bedt om å angi legitimasjonen for de andre firmaene som er angitt i definisjonen av rapporteringstre. Når legitimasjonen utløper, genereres ikke de berørte rapportene i rapporttidsplanen før legitimasjonen er oppdatert. Det vises en melding i rapportkøen om at tillatelsene må oppdateres. Rapporttidsplanen mislykkes hvis en av følgende situasjoner oppstår (fordi de krever legitimasjon):
- Et nytt firma er lagt til i et rapporttre for en enkeltrapport.
- En rapport i en rapportgruppe har blitt endret.
- En ny rapport for et ekstra firma har blitt lagt til i en rapportgruppe.
Klikk på Tillatelser i dialogboksen Rapportplanlegging, og angi deretter riktige legitimasjoner.
Funksjonen Analyse av manglende konto
Du kan søke etter finansielle kontoer og dimensjoner som mangler på tvers av alle raddefinisjoner, rapporteringstredefinisjoner og rapportdefinisjoner i en byggeblokkgruppe. Dette er nyttig når du oppretter eller oppdaterer flere kontoer eller byggeblokker i løpet av en kort tidsperiode, og du vil kontrollere at all ny informasjon inkluderes i rapportene.
Hvilke kontoer som mangler, fastsettes ved å bruke de laveste og høyeste verdiene fra raddefinisjonen eller rapporteringstredefinisjonen, og deretter vises en liste over kontoer som ikke er i raddefinisjonen eller rapporteringstredefinisjonen, men som er i de økonomiske dataene. Hvis en manglende konto er større eller mindre enn verdiene i raddefinisjonen, tas ikke denne kontoen med i listen over manglende kontoer.
Tips!
Ved validering må denne prosessen kjøres før du genererer månedlige rapporter, og når du oppretter nye byggeblokker.
Rapporter som har områder med verdier har mindre sannsynlig for å mangle kontoer. Hvis det er mulig, bruker du områder i byggeblokken til å ta med nye kontoer når de opprettes. Hvis en rapportdefinisjon er satt til firmaet @ANY, kan du logge på et bestemt firma og kjøre en analyse av manglende konto for det firmaet.
Notat
Hvis et nytt firma er lagt til, må du legge til det nye firmaet i rapporteringstrærne i eksisterende rapporter, hvis ikke tas ikke firmaet med i analysen for manglende kontoer.
Kjøre analyse for manglende konto
Velg Verktøy i Report Designer, og velg deretter Analyse for manglende konto.
I Firmafilter velger du et firma å filtrere resultatet etter, eller velger Alle (ingen filtre) for å vise resultatet fra alle tilgjengelige firmaer.
I Dimensjonsfilter velger du en dimensjon å filtrere etter, eller velger Alle (ingen filtre) for å vise all dimensionsinformasjon for alle tilgjengelige dimensjoner.
I Grupper etter velger du et alternativ for å sortere resultatet. Du kan sortere resultater i henhold til byggeblokkene som påvirkes, eller du kan sortere resultater etter dimensjons- og verdisett.
Se gjennom resultatene som vises. Når du velger et element i den øverste ruten, viser den nederste ruten tilleggsinformasjon om unntaket. Dette inkluderer relaterte dimensjoner, verdier og rapporter.
Hvis du vil åpne det påvirkede elementet, velger du det tilknyttede ikonet som vises i listeruten, eller høyreklikker på elementet og velger Åpne. Hvis du vil velge flere elementer, holder du nede CTRL-tasten mens du merker elementene i den nedre ruten.
Hvis det returneres verdier, byggeblokker eller rapporter som ikke skal tas med i analysen, høyreklikker du på elementet og velger Utelat, eller merker av for Utelat ved siden av elementet for å fjerne det fra listen. Utelatte elementer tas ikke med når listen oppdateres. Hvis du vil velge flere elementer, holder du nede CTRL-tasten mens du merker elementene i den nedre ruten. Hvis du vil vise alle elementer, inkludert resultater som du tidligere valgte å utelate fra analysen, merker du av for Vis ekskluderte byggeblokker og verdier, og deretter klikker du Oppdater.
Velg Oppdater for å oppdatere unntak du har angitt. Velg Ja for å utføre en fullstendig oppdatering av resultatene, eller velg Nei for å utføre en delvis oppdatering av angitte elementer.
Obs!
Siden oppdateres automatisk når den åpnes, hvis ikke den har blitt åpnet de siste 15 minuttene.
Når problemene er løst, velger du OK for å lukke dialogboksen.
Hurtigtaster for analyse for manglende konto
Når du kjører en analyse for manglende konto, er følgende hurtigtaster tilgjengelige.
| Hvis du vil gjøre dette | Trykk |
|---|---|
| Filtrer etter firma | Alt+C |
| Filtrer etter dimensjon | ALT+D |
| Velg Grupper etter-feltet. | Alt+G |
| Vis ekskluderte blokker og verdier | Alt+S |
| Oppdater resultater | Alt+R |
| Utelat den valgte byggeblokken | Alt+X |
| Utelat den valgte raddefinisjonen | Ctrl+B |
| Utelat den valgte dimensjonsverdien | Ctrl+D |
| Åpne den valgte rapportdefinisjonen | Ctrl+R |
| Åpne den valgte raddefinisjonen | Ctrl+O |