Telle og justere lagerbeholdning ved hjelp av dokumenter
Du kan utføre en vareopptelling ved hjelp av dokumentene for vareopptellingordre og registrering for vareopptelling. Siden Vareopptellingsordre brukes til å organisere hele lagertellingsprosjektet, for eksempel ett per lokasjon. Bruk siden Registrering for vareopptelling til å registrere og formidle det faktiske antallet varer. Du kan opprette flere registreringer for én ordre, for eksempel for å fordele grupper med varer til ulike ansatte.
Du kan skrive ut rapporten Registrering for vareopptelling fra hver registrering, og den inneholder tomme felter for antall der du kan angi den opptalte lagerbeholdningen. Når du er ferdig med å telle og antallene er angitt på siden Registrering for vareopptelling, velger du Fullfør-handlingen. Denne handlingen overfører antallet i de relaterte linjene på siden Vareopptellingsordre. Business Central sikrer at du ikke kan registrere en vareopptelling to ganger.
Bemerkning
Bruk av dokumenter til å utføre en vareopptelling gir mer kontroll og støtter distribusjon av opptellingen til flere ansatte. Du kan også bruke kladder til å utføre aktiviteten, som sidene Vareopptellingskladder og Lagervareopptellingskladd. Du kan få mer informasjon ved å gå til Telle, justere og reklassifisere lagerbeholdning ved hjelp av kladder. Denne artikkelen beskriver hvordan du bruker dokumenter til å utføre en vareopptelling.
Hvis du bruker soner på lageret, kan du ikke bruke vare opptellingsordrer. I stedet kan du bruke siden Lagervareopptellingskladd til å telle lagerpostene før du synkroniserer dem med varepostene.
Telling av beholdningen ved hjelp av dokumenter består av følgende generelle trinn:
- Opprette en vareopptellingsordre med forventede antall forhåndsutfylt.
- Generere én eller flere vareopptellingsregistreringer fra ordren.
- Angi opptalt vareantall på registreringene, som registrert på utskrifter for eksempel, og sette den til Fullført.
- Fyll ut og bokfør vareopptellingsordren.
Slik opprettes en vareopptellingsordre
En vareopptellingsordre er et fullstendig dokument som består av et ordrehode for vareopptelling og ordrelinjer. Informasjonen i et vareopptellingshode beskriver hvordan du utfører vareopptellingen. Ordrelinjene inneholder opplysninger om varene og plasseringen.
Hvis du vil opprette vareopptellingsordrelinjer, bruker du vanligvis handlingen Beregn linjer til å legge til gjeldende beholdning som linjer i ordren. Du kan også bruke handlingen Kopier fra dokument til å fylle ut linjene med innholdet til en annen åpen eller bokført vareopptellingsordre. Følgende fremgangsmåte viser hvordan du bruker handlingen Beregn linjer.
Velg ikonet
, angi Vareopptellingsordrer og velg den relaterte koblingen.Velg handlingen Ny.
Fyll ut de obligatoriske feltene på hurtigfanen Generelt. Hold musepekeren over et felt for å lese en kort beskrivelse.
I fanen Handlinger, under Funksjoner velger du Annet og deretter Beregn linjer.
Velg alternativer etter behov.
Angi filtre, for eksempel for å inkludere bare et delsett av varene som skal telles sammen med den første registreringen.
Tips
Hvis du vil planlegge for flere ansatte for vareopptelling, kan du angi forskjellige filtre hver gang du bruker handlingen Beregn linjer, for å bare fylle ut ordren med delsettet av lagervarer som en bruker skal registrere. Når du deretter genererer flere vareopptellingsregistreringer for flere ansatte, kan du minimere risikoen for å telle varene to ganger. Hvis du vil vite mer, kan du gå til Slik opprettes en vareopptellingsregistrering.
Velg OK-knappen.
En linje for hver vare som finnes i den valgte lokasjonen, og per angitte filtre og alternativer, legges til i ordren. For varer som er definert for varesporing, merkes det av for Bruk varesporing, og opplysninger om forventet antall for serie- og partinumre er tilgjengelig ved å velge Linjer og deretter Varesporingslinjer. Hvis du vil vite mer, kan du gå til Håndtering av varesporing ved telling av varelager.
Du kan nå opprette én eller flere registreringer, som er instruksjoner til de ansatte som utfører den faktiske tellingen.
Bemerkning
Hvis du bruker pakkespesifikk sporing, kan du også bruke dokumenter til å telle og justere lagerbeholdningen med pakkenumre. For å komme i gang med å bruke denne funksjonen må du aktivere Funksjonsoppdatering: Aktiver bruk av pakkesporing i fysiske lagerordrer på siden Funksjonsstyring. Eksisterende vareopptellingsordrer oppdateres, men Business Central kan imidlertid ikke fylle ut Pakkesporingsnr.-feltet. Du må opprette disse linjene på nytt ved hjelp av handlingen Beregn linjer på siden Vareopptellingsordre.
Du kan angi pakkenummeret for varer der pakkesporing er nødvendig, på siden Vareopptellingslinjer . Velg Fullfør for å fullføre opptellingen.
Når du har valgt Fullfør på siden Vareopptellingsordre, beregner Business Central differanser med hensyn til pakken og andre varesporingsdetaljer og foretar positive eller negative justeringer.
Slik opprettes en vareopptellingsregistrering
For hver vareopptellingsordre kan du opprette én eller flere vareopptellingsregistreringsdokumenter der ansatte angir de opptalte antallene. Ansatte kan angi antall manuelt eller med en skanneenhet.
En registrering opprettes som standard for alle linjene i den relaterte vareopptellingsordren. For å unngå at to ansatte teller de samme varene hvis du distribuerer opptelling, fyller du gradvis ut vareopptellingsordren ved å angi filtre i den satsvise jobben Beregn linjer. Deretter oppretter du vareopptellingsregistreringen med Bare linjer som ikke finnes i registreringer avmerket. Denne innstillingen sørger for at hver nye registrering inneholder andre varer enn i andre registreringer.
For manuell opptelling kan du skrive rapporten Registrering for vareopptelling, som har en tom kolonne der lageransatte kan skrive de opptalte antallene. Når tellingen er fullført, angir du de registrerte antallene på siden Registrering for vareopptelling. Til slutt overføre du de registrerte antallene til den relaterte vareopptellingsordren ved å sette status til Fullført.
- På en Vareopptellingsordre-side som inneholder linjer for varene som skal telles i én registrering, må du velge handlingen Lag ny registrering.
- I fanen Handlinger, under Funksjoner velger du Annet og deretter Lag ny registrering.
- Velg alternativer, og angi filtre etter behov.
- Velg OK-knappen.
- For hvert sett med varer som skal telles, last varene på den relaterte vareopptellingsordren, og gjenta trinn 1 til 3 med Bare linjer som ikke finnes i registreringer avmerket.
- Velg Ordre i fanen Relatert, og velg deretter handlingen Registreringer for å åpne siden Liste over registreringer for vareopptelling.
- Åpne den aktuelle registreringen.
- Fyll ut feltene i hurtigfanen Generelt etter behov.
- For varer som bruker varesporing, opprett en ekstra linje for hver parti- eller serienummerkode ved å velge handlingen Funksjon, og klikk deretter på Kopier linjen-handlingen. Hvis du vil vite mer, kan du gå til Håndtering av varesporing ved telling av varelager.
- Velg Skriv ut-handlingen for å forberede det fysiske dokumentet som de ansatte skal bruke til å notere antallene de teller.
Slik avsluttes vareopptellingsregistrering
Når de ansatte har talt antallene, registrerer du antallene i Business Central.
Fra siden Liste over registreringer for vareopptelling velger du vareopptellingsregistreringen som du vil fullføre, og velg deretter Rediger-handlingen.
På hurtigfanen Linjer fyller du ut det faktisk opptalte antallet i feltet Antall for hver linje.
For varer med serie- eller partinumre (boksen Bruk varesporing er avmerket), angi de opptalte antallene på linjene for henholdsvis varens serie- og partinumre. Hvis du vil vite mer, kan du gå til Håndtering av varesporing ved telling av varelager.
Merk av for Registrert for hver linje.
Når du har angitt alle data for registrering av en vareopptelling, velger du Fullfør-handlingen. Vær oppmerksom på at alle linjene må ha Registrert-alternativet valgt.
Merk
Når du har fullført en vareopptellingsregistrering, overføres hver linje til linjen på den relaterte vareopptellingsordre som samsvarer nøyaktig med linjen. For å samsvare med verdiene i feltene Varenr., Variantkode, Lokasjonskode og Hyllekode være like på registreringen og ordrelinjene.>
Hvis det ikke finnes noen tilsvarende vareopptellingsordrelinje, og hvis det er merket av for Tillat registrering uten ordre, blir en ny linje lagt til automatisk, og det merkes av for Registrert uten ordre på den relaterte vareopptellingsordrelinjen. Ellers vises det en feilmelding, og prosessen avbrytes.> Hvis mer enn én vareopptellingsregistreringslinje samsvarer med en vareopptellingsordrelinje, vises en melding, og prosessen avbrytes. Hvis to identiske vareopptellingslinjer av én eller annen grunn havner i vareopptellingsordren, kan du bruke en handling for å løse problemet. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du gå til Slik finner du duplikate vareopptellingsordrelinjer.
Slik fullføres en vareopptellingsordre
Når du har en fullført vareopptellingsregistrering, oppdateres feltet Antall registrert (lagerenhet) i den relaterte vareopptellingsordren med opptalte (registrerte) verdier, og det merkes av for På registreringslinjer. Hvis et opptalt antall avviker fra det forventede antallet, vises differansen i feltene Positivt antall (lagerenhet) og Negativt antall (lagerenhet).
For tilgang til forventet antall og eventuelle registrerte avvik for varer som har varesporing, kan du velge handlingen Linjer og deretter velge handlingen Varesporingslinjer for å velge ulike visninger for serie- og partinumre i vareopptellingen.
Du kan også velge handlingen Differanse for vareopptellingsordre for å se eventuelle avvik mellom det forventede antallet og det opptalte antallet.
Slik finner du duplikate vareopptellingsordrelinjer
- Velg ikonet , angi Vareopptellingsordrer og velg den relaterte koblingen.
- Åpne vareopptellingsordren du vil vise dupliserte linjer for.
- Velg Annet i fanen Relatert, og velg deretter Vis dupliserte linjer.
Dupliserte vareopptellingsordrelinjer vises, slik at du kan slette dem og bare beholde én linje med et unikt sett med verdier i feltene Varenr., Variantkode, Lokasjonskode og Hyllekode.
Slik bokføres en vareopptellingsordre
Når du har fullført en vareopptellingsordre og endret statusen til Fullført, kan du bokføre den. Du kan bare angi status for en vareopptellingsordre til Fullført under følgende betingelser:
- Alle relaterte vareopptellingsregistreringer har statusen Fullført.
- Hver vareopptellingsordrelinje er talt opp av minst én registering for vareopptelling.
- Boksene På registreringslinjer og Antall forventet (beregnet) er merket av for alle vareopptellingsordrelinjer.
Velg ikonet
, angi Vareopptellingsordrer og velg den relaterte koblingen.Velg vareopptellingsordren som skal fullføres, og velg deretter Rediger-handlingen.
På siden Vareopptellingsordre vises antallet som er registrert i feltet Antall registrert (lagerenhet).
Velg handlingen Fullfør.
Verdien i Status-feltet er Fullført. Du kan nå bare endre rekkefølgen ved å velge handlingen Åpne på nytt.
Hvis du vil bokføre ordren, velger du Bokfør og deretter OK.
Varepostene oppdateres sammen med eventuelle tilknyttede varesporingspostene.
Tips
Du unngår feil ved å bruke handlingen Forhåndsvis bokføring til å se gjennom postene som bokføringen oppretter.
Slik viser du bokførte vareopptellingsordrer
Etter bokføring slettes vareopptellingsordren, og du kan vise og evaluere dokumentet som en bokført vareopptellingsordre. Den bokførte ordren inkluderer vareopptellingsregistreringer og eventuelle merknader som er opprettet.
- Velg ikonet , angi Ordrer for bokført vareopptelling og velg den relaterte koblingen.
- På siden Ordrer for bokført vareopptelling velger du den bokførte vareopptellingsordren som du vil vise, og velg deretter handlingen Vis.
- Velg Ordre i fanen Relatert, og velg deretter handlingen Registreringer for å åpne en liste over relaterte registreringer for vareopptelling.
Håndtering av varesporing ved telling av varelager
Varesporing er relatert til serie- eller partinumrene som er tilordnet til varer. Når du teller en vare som er lagret i lageret som for eksempel 10 ulike partinumre, må den ansatte kunne registrere hvilke og hvor mange enheter av hvert partinummer som er på lager. Du kan finne ut mer ved å gå til Arbeid med serie- og partinumre.
Boksen for Bruk varesporing på vareopptellingsordrelinjer velges automatisk hvis en varesporingskode er definert for en vare. Du kan også velge eller fjerne den manuelt.
Eksempel: Forberede en registrering for vareopptelling for en varesporet vare
Vurder en vareopptellingen for Vare A, som er lagret i lageret som ti ulike serienumre.
På registreringslinjen for varen merker du av for Bruk varesporing.
Velg Serienr.-feltet, velg det første serienummeret som finnes i beholdningen for varen, og velger deretter OK-knappen.
Kopier linjen for den første varesporede varen for å sette inn flere linjer som svarer til antall serienumre som er lagret i lageret.
Velg Funksjoner-handlingen og deretter Kopier linje.
På siden Kopier postlinje for vareopptelling skriver du inn 9 i feltet Antall eksemplarer, og velg deretter OK-knappen.
På den første linjen velger du feltet Serienr. og deretter det neste serienummeret for varen.
Gjenta trinn 5 for de resterende åtte serienumrene. Pass på at du ikke velger det samme nummeret to ganger.
Velg Skriv ut-handlingen for å forberede utskriften som ansatte skal bruke til å notere det opptalte antallet varer og serie-/partinumre.
Legg merke til at rapporten Registrering for vareopptelling inneholder ti linjer for vare A, én for hver serienummer.
Eksempel – Registrere og bokføre talte partinummerforskjeller
En partisporet vare lagres i lageret med "PARTI"-nummerserier.
Forventet beholdning:
| Partinr. | Antall |
|---|---|
| PARTI1001 | 80 |
| PARTI1003 | 30 |
| PARTI1006 | 10 |
| Sum | 120 |
Registrert antall:
| Partinr. | Antall |
|---|---|
| PARTI1001 | 80 |
| PARTI0002 | 12 |
| PARTI1003 | 20 |
| PARTI1006 | 10 |
| Sum | 112 |
Antall som skal bokføres:
| Partinr. | Forventet antall | Registrert antall | Antall som skal bokføres |
|---|---|---|---|
| PARTI1001 | 80 | 80 | 0 |
| PARTI1002 | 0 | 12 | +12 |
| PARTI1003 | 30 | 20 | -10 |
| PARTI1006 | 10 | 0 | -10 |
| Sum | 120 | 112 | -8 |
På siden Vareopptellingsordre inneholder feltet Negativt antall (lagerenhet) 8. For ordrelinjen viser siden Liste over varesporinger for vareopptelling de positive eller negative antallene for hvert partinummer.
Lagerdokumenter
Følgende dokumenttyper er nyttige når du skal håndtere lageret:
- Bruk Lagermottak til å registrere positive justeringer av varer basert på kvalitet, antall og kostnad.
- Bruk Lagerleveringer til å skrive av manglende eller skadde varer.
Du kan skrive ut disse dokumentene når som helst, frigi og åpne dem på nytt, og tilordne felles verdier, for eksempel dimensjoner, i hodet. Hvis du vil skrive ut dokumentene på nytt etter at de er bokført, kan du bruke sidene Bokført lagermottak og Bokført lagerlevering.
Bemerkning
Før du kan bruke disse dokumentene, må du angi en nummerserie for å opprette ID-ene. For mer informasjon, gå til Definere nummerering for lagerdokumenter.
Definere nummerering for lagerdokumenter
Følgende fremgangsmåte viser hvordan du definerer nummerering for lagerdokumenter.
Velg ikonet
, angi Lageroppsett og velg den relaterte koblingen.I hurtigfanen Nummerering angir du følgende nummerserien for dokumenter i følgende felt:
- Lagermottaksnr.
- Bokførte lagermottaksnr.
- Lagerleveringsnr.
- Bokførte lagerleveringsnr.
Opprette og bokføre et lagerdokument
Følgende fremgangsmåte viser hvordan du oppretter, skriver ut og bokfører et lagermottak. Trinnene er de samme for lagerleveringer.
- Velg ikonet , angi Lagermottak og velg den relaterte koblingen.
- I toppteksten på siden Lagermottak velger du lokasjonen i feltet Lokasjonskode, og deretter fyller du ut de gjenværende feltene etter behov.
- I hurtigfanen Linjer velger du lagervaren i feltet Vare. I feltet Antall angir du hvor mange varer som skal legges til.
- Hvis du vil skrive ut en rapport kalt Lagermottak fra siden Lagermottak, velger du handlingen Skriv ut.
Følgende funksjoner er tilgjengelige på siden Lagermottak:
Velg handlingene Frigi eller Åpne på nytt for å angi statusen for neste behandlingsfase.
Velge handlingen Bokfør for å bokføre lagermottaket, eller velg Bokfør og skriv ut for å bokføre mottaket og skrive ut testrapporten.
Tips
Du unngår feil ved å bruke handlingen Forhåndsvis bokføring til å se gjennom postene som bokføringen oppretter.
Skrive ut lagerdokumenter
Du kan angi rapportene som skal skrives ut i forskjellige faser, ved å velge ett av følgende alternativer i feltet Bruk på siden Rapportvalg – beholdning:
- Beholdningsmottak
- Lagerlevering
- Bokført beholdningsmottak
- Bokført lagerlevering
Bemerkning
De tilgjengelige rapportene kan variere avhengig av lokaliseringen for landet/området. Basisprogrammet inkluderer ikke oppsett.
Se også
Telle, justere og reklassifisere lagerbeholdning ved hjelp av kladder
Arbeide med serie- og partinumre
Lager
Oversikt over lagerstyring
Salg
Innkjøp
Arbeid med Business Central