Del via

Bruk e-dokumenter i kjøpsprosessen

  • Artikkel

Du kan bruke konfigurerte elektroniske dokumenter (e-dokumenter) med kjøpsdokumentene.

Du kan bruke følgende kjøpsdokumenter med e-dokumentfunksjonalitet:

  • Kjøpsfakturaer
  • Bestillinger (fra versjon 24.0)
  • Kjøpskreditnotaer
  • Finanskladder

Bemerkning

Fra Business Central, versjon 24.0 er det mulig å koble bestillinger til de mottatte e-dokumentene.

E-dokumenter ved kjøp

Mottak av e-dokumenter i Dynamics 365 Business Central kan utføres som en kjørsel eller manuelt.

Slik konfigurerer du leverandører til å arbeide med ulike kjøpsdokumenter

Følg denne fremgangsmåten for å konfigurere leverandører til å fungere riktig med innkommende elektroniske fakturaer:

  1. Velg ikonet Lyspære som åpner funksjonen Fortell meg., angi Leverandører og velg deretter den relaterte koblingen.

  2. Velg leverandøren du vil konfigurere.

  3. Finn feltet Motta e-dokument til i hurtigfanen Mottak for å angi standard kjøpsdokument som skal genereres fra det mottatte e-dokumentet.

    Bemerkning

    I feltet Motta e-dokument til kan brukerne velge en kjøpsfaktura eller en bestilling basert på hva de vil ha opprettet fra den mottatte e-fakturaen. Dette valget påvirker ikke opprettingen av korrigerende dokumenter. I begge scenarioer genererer systemet en kreditnota.

    Bemerkning

    Hvis brukeren velger alternativet Bestilling i feltet Motta e-dokument til, prøver systemet å oppdatere en av de eksisterende bestillingene, men hvis bestillingen for en leverandør i det mottatte e-dokumentet ikke finnes, oppretter Business Central en ny bestilling på samme måte som oppretting av de nye kjøpsfakturaene som forklares på denne siden senere.

  4. Velg et av alternativene du vil bruke for den valgte leverandøren.

  5. Lukk siden.

Slik arbeider du med kjøpsfakturaer

Kjør kjørselen

Bemerkning

Denne kjørselen er for automatisk innsamling av innkommende fakturaer. Den kan bare fungere i et land eller område der funksjonaliteten finnes.

Hver gang en Jobbkø er valgt å kjøre, og den eksterne tjenesten har innkommende fakturaer som ble sendt fra leverandøren, samler systemet inn og importerer disse fakturaene. Følg disse trinnene for å fullføre prosessen:

  1. Når satsjobben er ferdig, vises de nylig importerte fakturaene på siden E-dokumenter sammen med grunnleggende detaljinformasjon.

  2. Hvis du vil vise flere detaljer, åpner du et bestemt e-dokument.

  3. Hvis det ikke var noen feil eller problemer i e-dokumentet, tildeler feltet Post dokumentnummeret på kjøpsfakturaen, hvis dette er konfigurer på siden Leverandørkort (som systemet opprettet automatisk). Velg koblingen for å åpne dokumentet.

    Bemerkning

    Dette systemopprettede dokumentet er ikke det bokførte dokumentet.

  4. Hvis du vil gå direkte til kjøpsdokumentet, velger du Post-feltet. Når du har åpnet Kjøpsfaktura-siden, kontrollerer du dokumentet. Hvis alt er riktig, bokfør dokumentet.

  5. Når du bokfører kjøpsdokumentet, oppdateres Post-feltet i E-dokumentet fra Faktura til Kjøpsfaktura, og nummeret på det bokførte kjøpsdokumentet er tilgjengelig. Du kan velge nummeret for å åpne den bokførte kjøpsfakturaen.

Detaljer om logger er de samme som i salgsprosessen for e-dokumenter.

Siden feil i salgsprosessen for det meste er knyttet til tilgjengeligheten til tjenesten, kan det inngående dokumentet inneholde flere årsaker. Den vanligste årsaken til en feil er at systemet ikke kan gjenkjenne linjene på e-dokumentet du fikk fra leverandøren. Derfor kan den ikke angi linjer i kjøpsfakturaen.

Det er to vanlige feil:

  • Hvis du vil bruke denne bestemte linjen fra leverandørfakturaen som ble bokført direkte på finanskontoen, må du konfigurere verdien for Tildelingstekst riktig. For å omgå denne feilen hvis du vil bruke finanskonti, velger du Tildel tekst til konto for å opprette en bestemt tildelingen av verdien Tildelingstekst med verdien Debetkontonummer du vil bruke.
  • Hvis du vil spore lagerbeholdningen og bruke linjer fra leverandørfakturaen til å fylle ut varene på dokumentlinjene, må du konfigurere verdien Varereferansenr. For å unngå denne feilen, tilordner du det eksterne elementet med varenumrene ved hjelp av varereferanselisten. Finn ut mer i Bruk varereferanser.

Når du har rettet feilene og advarslene, kan du angi manuelt når systemet skal opprette en kjøpsfaktura basert på oppsettet ditt ved å velge Opprett dokument.

Importere fakturaer manuelt

Hvis du vil importere eksterne e-dokumenter manuelt, følger du denne fremgangsmåten:

  1. Velg ikonet Lyspære som åpner funksjonen Fortell meg., angi E-dokumenttjeneste og velg deretter den relaterte koblingen.
  2. Velg den aktive tjenesten på siden E-dokumentservice.
  3. Velg Motta, og last opp e-dokumentfilen du fikk fra leverandøren.
  4. Hvis det oppstår en feilmelding, åpner du e-dokumentet for å løse problemene.
  5. Når du er ferdig med å løse problemene, velger du Opprett dokument i gruppen Importer manuelt.
  6. Når dokumentet er opprettet i Business Central, endres ikke måten du viser det på, når du bruker en satsjobb.

Arbeid med vedlegg

PEPPOL og lignende e-fakturafiler er maskinlesbare formater og ikke lett for menneskelig lesing. For å forbedre dette gjorde Peppol det mulig å legge inn en PDF-fil i Peppol BIS 3-formatet som et binært objekt. Hvis den innkommende Peppol BIS 3-filen har en innebygd PDF-fil, behandler Business Central den automatisk og legger til PDF-filen som et vedlegg i kjøpsdokumentet når den er opprettet.

E-dokumenter med bestillinger

Hvis leverandøren har konfigurert feltet Motta e-dokument til til å fungere med bestillinger, når det elektroniske dokumentet er opprettet i Business Central (manuelt eller fra et eksternt endepunkt), utfører Business Central følgende trinn:

  1. Hvis bestillingen for denne bestemte leverandøren finnes og det finnes et bestillingsnummer i e-dokumentfilen for mottak, kobler Business Central automatisk dette e-dokumentet til den nevnte bestillingen, og dokumentstatusen for dette e-dokumentet er Pågår, og e-dokumentstatusen på undersiden Servicestatus er Ordre koblet. Denne koblingen er synlig i Dokument-feltet i dette spesifikke e-dokumentet. Hvis du må endre bestillingen som er koblet automatisk, kan du gjøre det ved hjelp av handlingen Oppdater bestillingskobling og velge manuelt en av de eksisterende bestillingene for denne leverandøren. Du kan bare gjøre det før du samsvarer linjene mellom e-dokument og bestilling.

  2. Hvis bestillingen for denne bestemte leverandøren finnes, men det ikke finnes noe bestillingsnummer i den mottatte e-dokumentfilen, vil Business Central gjøre det mulig å velge en av de eksisterende bestillingene når og hvis du laster opp dette dokumentet manuelt. Denne betingelsen åpner listen Bestillinger med bestillinger bare for leverandøren du mottok e-dokumentet fra. Du må velge Bestillingen du vil ha, og deretter velge OK. Hvis du ikke klarte å velge riktig bBestilling, eller hentet E-dokumentet automatisk fra et eksternt endepunkt ved hjelp av Jobbkø, kobles ikke et nytt e-dokument til noe kjøpsdokument. Dokumentstatus viser deretter Feil, og e-dokument på delsiden Tjenestestatus vil også vise Feil ved behandling av importert dokument. Når du skal fullføre tilknytningen til bestillingen, velger du handlingen Oppdater bestillingskobling og velger en av de eksisterende bestillingene for denne leverandøren.

  3. Hvis bestillingen for denne bestemte leverandøren ikke eksisterer når et nytt e-dokument opprettes, oppretter Business Central en ny bestilling med samme opprettingsmodell som allerede finnes for nye kjøpsfakturaer. Dokumentstatusen for dette e-dokumentet er angitt til Behandles, og e-dokumentstatusen på undersiden Tjenestestatus angis til Importert dokument er opprettet. Etter dette er denne koblingen synlig i Dokument-feltet i dette spesifikke e-dokumentet.

Avstemming av linjer fra mottatt e-dokument med bestilling

Du kan avstemme mottatte elektroniske dokumenter med bestillingslinjer fra to forskjellige steder: fra E-dokument-siden eller fra Bestilling-siden. Den enkleste måten å finne de allerede tilknyttede bestillingene på, er å bruke flisen Koblede bestillinger som en del av e-dokumentaktiviteter. Du finner alle ikke-koblede dokumenter ved hjelp av flisen Venter på e-fakturaer, der du har en liste over e-dokumenter du må se gjennom. E-dokumentaktivitetene med disse to flisene finner du i følgende rollesentre: Evaluering av forretningsleder, Forretningsleder, Regnskapsfører, Lagerleder og Levering og mottak.

Tips

Der er også to måter å samsvare linjer på. En måte er å gjøre det manuelt, som beskrevet i artikkelen. Den andre måten er å bruke Samsvarshjelp for e-dokument med Copilot. Med funksjonen for samsvarshjelp for e-dokument kan du samsvare mottatte elektroniske fakturaer med eksisterende bestillingslinjer ved hjelp av storspråkmodellen. Finn ut mer om hvordan du bruker Copilot i Tildel e-dokumenter til bestillingslinjer med Copilot.

Bemerkning

Hvis mva-prosenten er forskjellig mellom det inngående dokumentet og selskapets mva-prosent, kan ikke avstemte dokumenter brukes i et miljø med flere land.

Avstemming av linjer fra bestilling

Du kan avstemme linjene fra bestillingslisten eller fra en av de åpnede bestillingene. Hvis du vil starte prosessen, bruker du utføre følgende fremgangsmåte:

  1. Velg flisen Tilknyttede bestillinger i rollesenteret hvis det finnes et nummer.

  2. Velg en av de to alternativene for avstemming:

    • Hvis du vil avstemme linjene fra listen Bestillinger, velger du Bestilling du vil avstemme, og velger handlingen Tildel e-dokumentlinjer.
    • Hvis du først vil åpne Bestilling, åpner du dokumentet og velger deretter handlingen Tildel e-dokumentlinjer.

  3. Siden begge alternativene har samme prosess, åpnes Bestillingssamsvar-siden med følgende innhold:

    1. I hodet finner du følgende informasjon som kan hjelpe deg med å tildele linjene enklere:

      Feltnavn Description
      Leverandørnavn Angir navnet på leverandøren for det elektroniske dokumentet.
      E-dokumentnr. Angir det tilknyttede elektroniske dokumentnummeret.
      E-dokumentdato Angir datoen for det tilknyttede elektroniske dokumentet.
      E-dokumentbeløp Angir totalen for det tilknyttede e-dokumentet inkludert mva.

    2. I linjene finner du linjene som er importert fra E-dokument-filen på venstre side og linjene fra den eksisterende Bestillingen på høyre side.

    3. Alle linjene på begge sider har varenumre og beskrivelser, sammen med Direkte enhetskost og Linjerabattprosent.

    4. På siden Importerte linjer kan du også finne feltet Antall som et totalt antall fra e-fakturaen, og feltet Avstemt antall som angir antallet som allerede er avstemt med bestillingslinjene.

    5. På Bestillingslinjer-siden finner du også Disponibelt antall som antall som kan avstemmes med denne linjen (mottatt, men ikke fakturert antall) og Ant. som skal fakt. som angir antallet som allerede er avstemt med denne linjen.

    6. Hvis du vil avstemme linjer, velger du linjene på begge sider som du vil avstemme, og velger handlingen Avstem manuelt. De avstemte linjene er merket med grønt.

    7. Det er mulig å avstemme én til én, men det er også mulig å avstemme mange til én eller én til mange, ved å velge flere linjer på en eller annen side før du velger handlingen Avstem manuelt.

    8. Du kan også velge handlingen Avstem automatisk for automatisk å avstemme alle linjer med samme Type, Nr., Enhetspris, Rabatt og Enhet.

    9. Hvis du gjør en feil, kan du velge handlingen Fjern avstemming for å fjerne de avstemte linjene på bestillingssiden, eller velge handlingen Tilbakestill samsvar for å tilbakestille alt som er avstemt.

    10. Hvis e-dokumentet har mange linjer, kan du velge handlingen Vis ventende linjer under avstemmingen for å fjerne alle e-dokumentlinjene hvis de allerede er avstemt. Hvis du vil se alle linjene, kan du alltid velge handlingen Vis alle linjer.

  4. Når du er ferdig med avstemmingen, må du velge handlingen Bruk på bestilling.

  5. Når du har brukt avstemmingen på bestillingen, oppdaterer Business Central følgende felter:

    1. Leverandørs fakturanr. og Dokumentdato i dokumenthodet oppdateres med verdier fra det elektroniske dokumentet du har mottatt og koblet.
    2. Ant. som skal fakt. i linjer oppdateres med verdiene fra kolonnen Ant. som skal fakt. fra siden Bestillingssamsvar, basert på avstemmingen du har gjort.
    3. Du kan nå bokføre dokumentet ved å velge handlingen Bokfør.
    4. Når du bokfører dokumentet, endres verdien i Dokument-feltet på E-dokument-siden for å knyttet til den bokførte kjøpsfakturaen.
    5. Lukk siden.

Viktig!

Som standard kan du bare avstemme linjene som har samme totalbeløp i begge dokumentene. Dette betyr at direkte enhetskost sammen med den utlignede linjerabattprosenten må være den samme, siden du i et dokument kan ha et beløp uten rabatt og i et annet dokument med rabatt.

Hvis du vil legge til litt toleranse og tillate forskjellen mellom linjene i E-faktura og Bestilling, følger du denne fremgangsmåten:

  1. Velg ikonet Lyspære som åpner funksjonen Fortell meg., angi Kjøpsoppsett og velg den relaterte koblingen.
  2. Du vil tillate toleranse i feltet Avstemmingsdifferanse for e-dokument i prosent og angir den maksimalt tillatte prosenten av kostnadsdifferansen når du avstemmer innkommende e-dokumentlinje med bestillingslinjen.
  3. Dette oppsettet gjelder for alle avstemte linjer, men igjen vurderes toleranse for totalbeløpet, som for Direkte enhetskost, sammen med utlignet linjerabattprosent.
  4. Lukk siden.

Avstemming av linjer fra e-dokument

Du kan avstemme linjene på E-dokument-siden. Hvis du vil starte, bruker du utføre følgende fremgangsmåte:

  1. Velg ikonet Lyspære som åpner funksjonen Fortell meg., angi E-dokumenter og velg den relaterte koblingen.
  2. Velg e-dokumentet du vil avstemme.
  3. Velg handlingen Avstem bestilling for å åpne siden Bestillingssamsvar.
  4. Gjenta dem samme fremgangsmåten som du brukte da du startet avstemming fra bestillinger.

Oversikt over e-dokumentstatuser

Hvis du vil ha en bedre oversikt over alle e-dokumenter i selskapet, kan du velge rollesenteret Regnskapsfører der det finnes e-dokumentstatuser. Der kan du finne e-dokumentaktiviteter som har følgende statuser:

  • Innkommende e-dokumenter:
    • Behandlet
      • Pågår
      • Feil

Konfigurer e-dokumenter
Bruk e-dokument i salgsprosessen
Utvid funksjonaliteten for e-dokumenter
Økonomistyring
Fakturer salg
Registrere kjøp med kjøpsfakturaer og ordrer
Arbeid med Business Central

Finn nettlæringsmoduler for Business Central her