Arkiver dokumenter
Du kan arkivere salgs-, kjøps- og serviceordrer, tilbud, returordrer og rammeordrer. Hvis du bruker funksjoner for prosjektstyring, kan du også arkivere prosjektene. Du kan arkivere dokumenter og prosjekter flere ganger. En annen arkivert versjon lagres hver gang.
For arkiverte salgsdokumenter, hvis originalen fortsatt finnes og ikke er bokført, kan du bruke handlingen Gjenopprett til å overskrive den med en arkivert versjon.
Bemerkning
Du kan bare gjenopprette salgsdokumenter og prosjekter. Handlingen er ikke tilgjengelig for arkiverte kjøpsdokumenter.
For arkiverte dokumenter der originalen er slettet, kan du bruke innholdet på nytt ved å kopiere dataene, for eksempel med handlingen Kopier fra dokument.
Hvis du vil utforske arkiverte dokumenter, velger du ikonet 
, angir Arkiv og velger den relaterte koblingen. Hvis arkivet du er interessert i, ikke vises umiddelbart i delen Gå til rapporter og analyse, må du kanskje velge Vis mer.
Konfigurere automatisk dokumentarkivering
Du kan automatisere arkivering for å opprette en ny versjon av det arkiverte dokumentet når noen gjør følgende:
- endrer statusen eller sletter et dokument eller prosjekt
- skriver ut, laster ned eller sender et dokument med e-post
- konverterer et tilbud til en ordre eller faktura
- bokfører en ordre
Følgende fremgangsmåte beskriver hvordan du konfigurerer automatisk arkivering av salgsdokumenter fra siden Salgsoppsett. Trinnene er lignende for kjøpsdokumenter og prosjekter.
- For kjøpsdokumenter bruker du siden Kjøp.
- For prosjekter bruker du siden Prosjektoppsett.
- For tjenester kan du bruke siden Serviceoppsett.
- Velg ikonet , angi Salgsoppsett og velg den relaterte koblingen.
- På hurtigfanen Arkivering angir du om automatisk arkivering skal aktiveres for de ulike typene salgsdokumenter. Hold markøren over et felt for å lese en kort beskrivelse.
Tabellen nedenfor beskriver alternativene for feltet Arkiver tilbud.
| Alternativ | Description |
|---|---|
| Aldri | Ikke arkiver tilbud når de slettes. |
| Spørsmål | Be brukeren om å arkivere tilbud når de slettes. |
| Alltid | Arkiver et tilbud automatisk når du sletter det. |
Slik arkivere du en ordre manuelt
Fremgangsmåten nedenfor beskriver hvordan du arkiverer en ordre manuelt. Fremgangsmåten er den samme for alle dokumenter og prosjekter som du kan arkivere.
- Velg ikonet , angi Ordrer og velg den relaterte koblingen.
- Åpne en ordre du vil arkivere.
- Velg handlingen Arkiver dokument.
Ordren arkiveres. Du kan se den på siden Arkiverte ordrer.
Slik gjenoppretter du et salgsdokument eller et prosjekt som ikke er bokført, fra arkivet
Du kan gjenopprette dokumenter bare hvis det opprinnelige dokumentet ikke er bokført.
Følgende fremgangsmåte beskriver hvordan du gjenoppretter en arkivert ordre tilbake den opprinnelige ordren. Fremgangsmåten er lik for alle ordrer, rammebestillinger, bestillingsreturer og tilbud.
- Velg ikonet , angi Ordrearkiver og velg den relaterte koblingen.
- Velg den arkiverte ordren, eller versjonen av den, som du vil gjenopprette, og velg deretter Gjenopprett-handlingen.
Innholdet i den opprinnelige ordren eller prosjektet erstattes med den arkiverte versjonen.
Slik sletter du arkiverte versjoner
Bruk en oppbevaringspolicy til å rydde opp i arkiverte versjoner du ikke trenger lenger. Med oppbevaringspolicyer kan administratorer definere hvor lenge de vil lagre data. De kan for eksempel definere en policy som sletter data etter en utløpsdato. Hvis du vil finne ut mer, kan du gå til Definer oppbevaringspolicyer.
Det er et par ting du kan legge merke til om oppretting av oppbevarings policyer for arkiverte dokumenter og prosjekter:
- Hvis det opprinnelige dokumentet ikke er slettet, kan ikke Business Central slette de arkiverte versjonene. Arkiverte versjoner utløper ikke så lenge originalen finnes.
- Når du definerer oppbevaringspolicyen, kan du angi at du vil at policyen skal slette alle arkiverte versjoner, unntatt den nyeste. Du kan for eksempel ha ti versjoner og ønske å beholde en kopi av den nyeste.
- Business Central beregner utløpsdatoen for dokumenter basert på datoen for den sist arkiverte versjonen.
Relatert informasjon
Spor dokumentlinjer
Salg
Generelle forretningsfunksjoner
Arbeid med Business Central