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Microsoft 365에서 조직 데이터를 사용하고 유지하는 방법 이해

  • 아티클

조직의 데이터를 사용자의 Microsoft 365 사용자 프로필에 대한 입력으로 organization Microsoft Entra ID instance 데이터와 함께 사용하고 Microsoft Viva 포함한 Microsoft 365 애플리케이션의 특정 기능을 활용할 수 있습니다.

다음 정보를 검토하여 조직 데이터를 사용, 저장 및 삭제하는 방법을 이해합니다.

데이터 사용량

업로드하는 조직 데이터는 microsoft Graph API 통해 액세스 권한이 부여된 Viva, Microsoft 365 서비스 및 비 Microsoft 서비스에서 사용할 수 있습니다. 이 데이터는 조직 내에서 공개적으로 사용할 수 있는 것으로 처리되므로 조직의 최종 사용자에게 표시될 수 있습니다. 이 데이터는 테넌트 간 공동 작업 시나리오, Microsoft 365 Copilot 및 기계 학습 모델 학습에도 사용될 수 있습니다.

Microsoft 365 사용자 프로필에서 Microsoft Entra 데이터는 기본적으로 Microsoft 365의 조직 데이터보다 우선적으로 적용됩니다. 서비스에서 Microsoft 365 사용자 프로필을 쿼리할 때 조직 데이터와 단일 특성에 대한 Microsoft Entra 데이터가 모두 있는 경우 Microsoft Entra 값이 반환됩니다. 예를 들어 지정된 최종 사용자에게는 Microsoft Entra ID의 jobTitle 속성으로 "소프트웨어 엔지니어"가 있습니다. 조직의 전역 관리자는 Microsoft 365 기능의 조직 데이터를 사용하여 동일한 최종 사용자에 대한 Microsoft_JobTitle 특성에 대해 "선임 소프트웨어 엔지니어" 값을 업로드합니다. 업로드 후 두 값은 모두 최종 사용자의 Microsoft 365 사용자 프로필에 저장됩니다. Microsoft 365의 프로필 카드와 같은 환경이 Microsoft 365 사용자 프로필을 쿼리하여 해당 최종 사용자의 jobTitle 속성을 가져오는 경우 "소프트웨어 엔지니어"가 반환됩니다("수석 소프트웨어 엔지니어" 대신).

그러나 Entra ID에 특성에 대한 데이터가 없는 경우 해당 조직 데이터 값이 사용됩니다. 따라서 이전 예제에서 Entra ID에 jobTitle에 대한 값이 없는 경우 Microsoft 365의 프로필 카드 Microsoft 365의 조직 데이터에서 "수석 소프트웨어 엔지니어"를 사용합니다.

Microsoft 365 사용자 프로필에서 조직 데이터의 값을 사용하려면 에 요청을 orgdatainm365support@microsoft.com보내 Microsoft에 문의하세요. "테넌트용 Microsoft 365 사용자 프로필 [이름] [테넌트 ID]에서 Microsoft Entra 데이터보다 조직 데이터 우선 순위를 부여하도록 요청"이라는 제목 줄을 포함합니다. 이 변경 내용이 적용되는 데 최대 4일이 걸릴 수 있습니다.

나중에 기본 동작(Microsoft Entra 데이터가 우선 순위가 지정된 위치)으로 다시 전환하려면 "테넌트용 Microsoft 365 사용자 프로필 [이름] [테넌트 ID]의 조직 데이터보다 Microsoft Entra 데이터 우선 순위를 부여하도록 요청"이라는 제목 줄을 사용하여 Microsoft에 다시 문의하세요. 이 변경은 최대 4일이 걸립니다.

Microsoft 365 사용자 프로필의 데이터가 최신 상태로 정확하게 유지되도록 하려면 새로 고친 조직 데이터를 정기적으로 업로드하는 것이 좋습니다(예: 매주). 이렇게 하면 organization 인적 자본 관리 시스템의 데이터와 비교할 때 사용자 프로필의 데이터가 부실해지는 것을 방지할 수 있습니다.

업로드하는 데이터가 특성 참조에 나열된 특성 이름 및 설명과 일치하는지 확인합니다. 또한 중요한 개인 데이터를 업로드하지 않습니다.

조직 데이터가 Viva Insights 작동하는 방식

Microsoft 365에서 조직 데이터의 일부로 업로드된 데이터는 Viva Insights 사용되며 이러한 Viva Insights 예약 필드에 매핑됩니다.

  • PersonId
  • ManagerId
  • 조직
  • LevelDesignation
  • FunctionType
  • 층
  • 위치

다음 데이터는 조직 데이터 기능에서 업로드되지만 Viva Insights 사용할 수 없습니다.

  • Microsoft_DisplayName
  • Microsoft_FirstName
  • Microsoft_LastName
  • Microsoft_SecondaryJobTitle
  • Microsoft_UserSkillNames

이러한 특성은 Viva Insights 사용자 지정 특성으로 사용할 수 있습니다.

  • Microsoft_JobTitle
  • Microsoft_City
  • Microsoft_CountryOrRegion
  • Microsoft_PostalCode
  • Microsoft_PostOfficeBox

데이터 삭제

사용자 데이터 삭제에 대한 자세한 내용은 조직 데이터 업데이트 또는 기타 변경을 참조하세요. 업데이트가 처리되는 즉시 연결된 사용자 데이터를 빈 필드로 덮어씁니다. 즉, 해당 데이터가 즉시 효과적으로 삭제됩니다.

Microsoft 365에서 테넌트가 제거되면 30일 이내에 모든 테넌트 데이터가 제거됩니다.

데이터 보존

조직 데이터는 최종 사용자가 활성 상태이고 유효한 라이선스가 있고 최종 사용자 또는 전역 관리자가 삭제 요청을 하지 않은 한 저장됩니다.

데이터 보존

조직 데이터를 업로드하면 .csv 파일이 SharePoint Online 사이트에 저장되고 각 최종 사용자의 조직 데이터 특성은 Microsoft 365 사용자 프로필로 범위가 지정되고 사용자의 Exchange Online 사서함에 저장됩니다. SharePoint Online 및 Exchange Online 대한 데이터 보존 정보는 SharePoint Online에 대한 Data Residency 및 Exchange Online Data Residency 참조하세요.

데이터 주체 요청 관리

데이터 주체 요청 또는 DSR은 데이터 주체(최종 사용자)가 컨트롤러에 개인 데이터에 대한 작업을 수행하도록 공식적으로 요청하는 것입니다. 최종 사용자에게 어떤 데이터 주체 권한이 있는지 이해하려면 GDPR 및 CCPA에서 Office 365 데이터 주체 요청을 참조하세요.

다음 정보를 사용하여 최종 사용자의 DSR을 처리합니다.