조직의 준비 상태 평가

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프로젝트팀을 확보한 후 업그레이드를 진행하기 위한 다음 단계는 조직과 사용자에게 Teams가 준비되었는지를 확인하는 것입니다. - 귀하가 기술적 준비 상태를 확인하면서 병행하여 완료할 활동 Teams에서 가치를 실현하려면 사용자가 실제로 사용을 해야 합니다. 단순히 Teams를 활성화 하는 것은 목표의 달성을 보장하지 않습니다. 사용자들은 다양한 사용 사례 및 다양한 학습 스타일을 가지고 있으며 새 기술에 적응하는 속도도 다릅니다.

조직의 준비 상태를 평가하여 사용자들이 작업 방식을 변경하고 새 기술을 도입하는 것에 대해 얼마나 수용적인지를 판단할 수 있습니다. 조직이 사용자가 변경에 대해 반응하는 방식을 이해하면, 주도적으로 사전에 문제를 해결하고 최적의 대량 구매를 위한 출시 계획을 조정하고 동료 들과 손쉽게 변경을 하는데 도움이 되는 사용자를 식별할 수 있습니다.

활동

다음의 대화 스타터를 사용하여 조직의 준비 상태를 평가하고 조직의 문화를 변경 시 이를 문서화 합니다. 이러한 정보는 프로젝트의 구현을 위해 필요한 인식과 교육의 정도를 알려주는데 도움이 될 수 있습니다. 정확한 수치에 대해서는 걱정할 필요가 없습니다. 이 연습은 조직 문화의 전반적 이해를 나타냅니다. 어디서 시작해야 할지 잘 모르겠다면 이전의 출시를 평가하세요; 이는 사용자가 변경에 대해 반응하는 방식을 예상하고 귀하가 기대하는 반응을 사전에 주도적으로 다루는데 도움을 줄 수 있습니다.

• 각 버킷에 속한 사용자의 비율은 얼마인가요?

  얼리 어답터	정보를 받은 사용자	낙후자
  이들 사용자는 솔루션이 가용하기도 전에 요청을 합니다.	이들 사용자는 솔루션의 가치가 입증되는 즉시 채택합니다.	이들 사용자는 변경의 압박을 받을 때 조차도 솔루션을 거부합니다.

• 각 핵심 역량에 속한 사용자의 비율은 얼마인가요?

  스스로 동기를 부여	팀 플레이어	협조 추구자
  이러한 학습자는 리소스를 검색하고 실습을 통해 학습합니다.	이러한 사용자들은 그룹 및 대화형 교육을 즐기며 동료들과 잘 어울립니다.	이러한 사용자들은 "세심함" 또는 일대일 지원을 기대합니다.

• 이 서비스 배포 이외에 얼마나 많은 다른 변화가 발생하고 있나요?

  최소	보통	변혁적
  없음	1-3	3개 이상

비즈니스 단위 및 리더별로 이 정보를 정리하여 회사에서 가장 변화에 개방적인 부문을 범주화합니다. 여기서 얼리 어답터 후보와 사람들이 개선을 위해 기꺼이 위험을 감수하는 프로세스를 찾을 것입니다.

Contoso의 예제 활동

조직에서 핵심 사업부 리더, 프로세스 소유자 그리고 커뮤니티와 회의를 설정합니다. 중역 보조, 원거리 위치에 있는 사무실 관리자 그리고 지역별 현장 리더와 같은 역할을 반드시 포함하도록 합니다. 이해 관계자 질의서를 사용하여 이러한 리더들이 받고 있는 비즈니스 및 경쟁 압박이 어느 정도인지 판단합니다. 그들이 책임 영역 내에서 성취하려고 하는 바는 무엇인가요? 그들의 필요사항에 대해 자세히 알아보고 추가적 참여를 위한 기초를 다지며 비즈니스 통찰력을 늘립니다. 모임이 끝난 직후에는 이해 관계자 참여 평가 도구를 사용하여 개인 또는 대상 그룹별로 등급 책정을 완료합니다. 이는 귀하와 변경 여정을 시작할 준비가 된 비즈니스 영역을 정량화할 수 있도록 해줄 것입니다. 이러한 등급은 어느 정도 귀하의 그룹이나 개인에 대한 평가를 기반으로 하는 주관적인 면이 있으므로 이 도구가 광범위하게 알려지지 않도록 합니다. 대신에 귀하의 도입 전략, 비즈니스 시나리오 우선 순위 지정 및 참여 방법을 이들에게 알려주는데 사용합니다.

이해 관계자의 준비 상태 및 관리

의사 소통 및 기대치 관리는 성공적인 변경 프로젝트의 주요 요소입니다. 귀하의 전반적인 비전과 목표를 향한 진행 상황을 이해 관계자들 및 조직 내 다른 사용자들에게 정기적으로 전달하는 것이 중요합니다. 이해 관계자들은 순위에 상관없이 프로젝트에 관심이 있고 영향력을 발휘하는 사람들입니다. 그들은 귀하가 작업 중인 사항에 대한 직접적인 책임은 없지만 그들은 (특히 변경에 대한 저항을 보이고자 하는 경우) 조직에 영향력을 행사합니다.

정기적으로 이해 관련자와 직접 모임을 할 것을 권장합니다. 이 시점에서 귀하의 목표는 비즈니스에 대한 추가 정보를 듣고 배우는 것입니다. 대규모 도입팀을 보유하고 있는 경우에는 프로젝트팀에 구성원들을 배치하여 주요 이해 관계자들과의 관계를 관리하도록 할 것을 고려합니다. 다음의 질문을 활용하여 이해 관계자들과의 대화를 견인합니다:

• 소통 및 공동 작업과 관련된 조직의 과제와 불만 사항은 무엇인가요?
• 조직에서 개선할 영역이 무엇인가요?
• Teams가 지원할 수 있는 조직의 전략적 조치 또는 현재 변환 프로젝트는 무엇인가요?
• 조직에서 어떠한 소통 및 공동 작업 방법이 다른 방법들 보다 일반적으로 더욱 잘 수용되나요?
• 정보의 초안 작업, 배포 및 공유에는 어떠한 프로세스가 사용되나요?

이 초기 인터뷰는 추가적 상호 작용에 대한 기준을 제시합니다. 성공적인 소통을 가능하게 하고 어떠한 변화가 발생할지와 변화가 그들의 일상적인 운영에 미치는 영향에 관한 그들의 기대치를 관리 하기 위해 그들의 불만사항 및 인식을 들어봅니다.

활동
회사의 문화에 맞추어 이해 관계자들과 의사 소통하기 위한 리듬과 방법을 결정합니다. 소통의 목표를 조직 전반에서의 다양한 수준에서의 참여와 관심에 둡니다. 옵션: 프로젝트에 대한 정보의 지속적인 지식 기반을 구축하려면 SharePoint 커뮤니케이션 사이트의 뉴스 페이지를 사용할 것을 고려합니다. 귀하의 뉴스 페이지 라이브러리를 (기획팀과 연결된 SharePoint 사이트의 사이트 페이지) 공개하여 모든 관련자와 공유할 수 있습니다.

기존의 전자 메일과 잠재적으로 SharePoint 뉴스 페이지만을 사용하여 정기적 현황 보고서를 보내지 않고 다음과 같은 다른 통신 방법 또한 이용합니다:

• 주기적인, 전담 1:1 모임
• 리더십 모임
• 직원 또는 모든 실무자들 모임
• 가상 브로드캐스트
• 이해 관계자들의 근무 시간을 직원의 질문을 받기 위해 할당하는 시간과 별도로 유지합니다.
• 회사 뉴스 또는 뉴스레터에 포함
• 내부 인트라넷에서의 문서

이들 방법 모두 이해 관계자들에게 계속해서 정보를 알리고 제휴 상태를 유지하고 그들에게 귀하의 성공과 방법에 대한 직접적인 피드백을 제공하기 위한 포럼을 제공하는데 활용할 수 있습니다. 공개 포럼에서 최초로 공개되지 않도록 하기 위해 불평이 있는 분야를 특히 1:1 모임에서 조사하도록 합니다. 그와 동시에 모든 사용자가 열린 자세로 솔직한 피드백을 제공하도록 장려합니다.

Contoso에 대한 작업

프로젝트팀과 협조하여 이해 관계자를 위한 프레젠테이션을 만듭니다. 귀하의 핵심 메시지에 IT의 참여를 확인합니다. Microsoft 리소스를 사용하여 보유하고 있는 서비스에 대한 정보를 공유하고 있으며 Microsoft Teams와 같이 배포하려고 하는지를 확인합니다. 귀하가 (되도록이면) 직접 실제로 원거리 리더들을 위해 가상의 구성용소를 가지고 Teams Meeting 혹은 Live Event를 통해서 할 수 있는 이 프레젠테이션의 핵심 메시지는 귀하가 제안한 기술과 변경 출시가 이해 관계자들과 최종 사용자들을 만났을 때 들은 불만사항을 어떻게 해결할 것인지 입니다. 이 모임을 개념 증명 시범 프로젝트를 위한 피드백 및 자원자를 구하고 얼리 어답터 프로그램에의 참가자를 구하는 기회로 활용하세요. 최종 사용자 도입 프로그램에 올바른 피드백을 받을 수 있도록 시간선과 시간 약속에 대한 기대치를 각각 30-60 일 및 1주일에 1-2 시간으로 설정합니다.