서비스 도입 프레임 워크의 주요 역할
전략 및 프로젝트 계획을 시작할 준비가 되었습니다. 전체 프로젝트 예산이 아직 설정되지 않았으므로 몇 가지 의미 있는 결과를 빠르게 내야 하는 상황입니다. 인재가 가장 중요한 자산임을 깨닫고 우선 목표를 달성하는 데 도움이 되는 내부 리소스를 평가합니다. 성공적인 프로젝트를 위해서는 다음과 같은 기술과 역할이 필수입니다.
| 역할 | 설명 |
|---|---|
| 임원진 후원자 | 회사에 Microsoft Teams 구현을 비롯한 전체 비즈니스 결과를 지휘하고 있는 고위급 임원이 있나요? |
| 성공 소유자 | 전반적인 구현의 성공과 책임을 담당하는 사람은 누구인가요? 비즈니스 리더(예: 제품 개발 책임자)는 IT 서비스 담당자(예: 공동 작업 및 커뮤니케이션 서비스를 담당하는 서비스 관리자)와 파트너 관계에 있는 경우가 종종 있습니다. |
| 프로젝트 관리자 | 위험, 문제점 및 관련자 관리를 포함하여 전체 프로젝트를 관리하는 일상의 책임을 맡은 사람입니다. |
| 챔피언 | 전환이 진행되는 동안 직원에게 부서별 및 1:1 지원을 제공하는 기존 챔피언 네트워크를 보유하고 있나요? 이들을 위해 상시 근무하고 교육 및 지원을 처리할 수 있는 커뮤니티 관리자가 있나요? |
| 통신 및 마케팅 | 이러한 변화에 관해 직원들이 공감할 핵심 메시지를 만들도록 지원할 사람은 누구인가요? 어떤 그래픽 디자인 지원을 받나요? |
| 기술 전문 지식 | 대상 소프트웨어의 기술 계획, 구성 및 배포에 대한 심층적 이해가 필요합니다. 기술 준비는 사용자 채택 계획과 병행하여 동시에 진행됩니다. |
참고
Microsoft Teams를 시작하면서 과거에는 공동 작업 또는 통신/전화 통신 서비스만을 실행했던 IT 전문가가 이제는 통합 환경을 제공하기 협력해야 합니다. 소규모 조직에서 이는 대규모 조직의 한 개인일 수 있으며 종종 두 명 이상입니다.
활동 |
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| 이 계획 단계를 위한 역할 및 사전 필수 요소에 대한 자세한 내용을 보려면 Microsoft Teams 1단계를 참조하세요. Microsoft Teams란 무엇인가요?와 같은 소개 비디오를 시청하고 사용하여 사람들이 새 환경에서 수행할 수 있는 작업을 이해하도록 하세요. 이 비디오에서는 기능을 길게 나열하지 않고 직원들을 위한 결과에 초점을 맞춘다는 점을 참고해주세요. |
주요 역할 - 임원진 후원자
사실 대부분의 직원은 조직에서 제공하는 새로운 기술 사용을 그다지 좋아하지 않습니다. 임원진 후원자가 도움을 줄 수 있습니다. 전환 프로젝트에서 CEO가 상당히 또는 매우 전면에 등장할 경우 프로젝트는 매우 성공적이거나 극도로 성공적이었습니다. 효과적으로 정의된 재무 및 운영 대상은 "극도로 성공적인" 전환으로 이어집니다(다양한 타사 및 Microsoft 기반의 조사 결과 입증됨).
받을 수 있는 임원진 후원자를 파악하고 강화하여 변경 프로그램에서 일관되게 노출시키세요. 그러면 새 도구와 지속적인 사용과 전반적 전환에 도움이 됩니다. 일관된 의사소통이 핵심입니다. 임원진 후원자가 프로젝트에 대한 지지를 전달할 수 있는 방법은 다음과 같습니다.
- Microsoft Teams 라이브 이벤트를 사용하여 변화에 영향을 받은 직원을 대상으로 디지털 타운홀을 브로드캐스트합니다. 이러한 이벤트 일정을 월간이나 최소 분기별로 정기적으로 만들어서 조직이 이 변화의 여정을 왜 진행하고 있는지를 강조합니다.
- 임원진 후원자 스스로가 기술을 사용하도록 합니다. 임원진이 새 환경에 등장하면 그러한 환경에 대한 직원의 사용이 증가합니다. 다른 직원들과 함께 전환할 관련 임원진의 환경을 선택합니다. 임원진의 지원 인력과 협력하여 원활한 전환을 보장합니다.
- 전자 메일, 인트라넷 문서 및 사내 소셜 네트워크를 포함한 추가 커뮤니케이션 형식을 사용하여 직원들과 의견을 교환하고 경영진이 직접 피드백을 받을 수 있도록 합니다. 더 개방적이고 투명한 문화가 조직에 생소할 수도 있지만 변경 프로그램은 이점이 많습니다.
참여를 원하는 고위 경영진이 없다면 풀뿌리 방식으로 변화의 일부를 추진할 수 있습니다. 사용자의 실험적 전환 프로세스에서 핵심 부서나 프로세스 소유자에게 직접 가서 협력합니다. 이 실험에서 의미 있는 비즈니스 결과를 내는 것이 고위 경영진을 참여시키는 데 필요한 것인지도 모릅니다.
작업 흐름과 팀 구성
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활동 |
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| 조직을 위한 팀 구성과 작업 흐름 할당을 매핑합니다. 이 기회를 활용하여 조직의 인재 또는 충원되어야 할 부족함을 파악할 수 있습니다. 계획 프로세스 초기에 누락된 인재 영역을 확인하여 올바른 지원을 얻을 수 있도록 하는 것이 중요합니다. 이 프로세스를 지원할 작업 흐름 할당 유인물을 다운로드하세요. | (https://aka.ms/WorkstreamAssignment) |
Microsoft에서 FastTrack 프로그램을 사용하여 Microsoft 365 구독의 일부로 Microsoft에서 다양한 형식으로 제공하는 서비스 도입 및 배포 계획과 실행 지원을 무료로 받을 수 있습니다. 회사에서 이 지원도 제공할 수 있는 기술 파트너와 이미 협력하고 있을 수 있습니다.
다음의 각 작업 흐름 및 기능 영역에는 리더가 필요하지만 한 사람이 작업 부하에 따라 여러 작업 흐름을 이끌 수 있습니다. 예를 들어 한 명이 챔피언, 얼리어댑터 및 피드백 작업 흐름을 관리할 수 있습니다. 작업 흐름 옆에 배치할 사용자를 찾을 수 없는 경우 이를 위험으로 식별하고 정기적인 프로젝트 모임 일정 중에 성공 소유자나 임원진 후원자와 논의합니다.
- 서비스 전략 및 프로젝트 계획
- 관련자 매핑 및 맞춤
- 프로그램 커뮤니케이션 및 성공 사례
- 챔피언 프로그램
- 지원 준비
- 얼리어댑터 및 피드백
- 거버넌스 및 보안
- 기술 준비 및 맞춤
- 메트릭 및 보고
- 비즈니스 프로세스 매핑
- 인식 제고 캠페인
- 교육 프로그램
- 서비스 상태 검토 및 개선 계획
Contoso의 예제 활동
Microsoft Teams 구현에 성공하기 위해 필요한 기능을 매핑합니다. SuccessWithTeams.com 콘텐츠를 검토하여 기술 준비를 관리하는 IT 서비스 관리자와 이미 협력 중입니다. 미팅을 통해 타임라인과 결과를 논의하고 공동으로 위에 나온 작업 흐름을 검토합니다. 챔피온과 얼리어댑터를 처리하거나 품질을 보장하고 준비를 지원할 대역폭이 둘 다 없다는 것을 공동으로 판단합니다. 다음 작업 중 하나 또는 모두를 수행해야 합니다.
- 사용자 수 150개 이상의 적격 라이선스 계약을 보유하고 있습니다. Microsoft FastTrack 팀에 연락하세요. IT 관리자는 Microsoft 365 관리 센터에서 도움말 보기 위젯을 통해 도움을 요청할 수도 있습니다. FastTrack 엔지니어와 프로그램 관리자가 기술 관련 질문에 대한 답변을 제공하고 Microsoft Teams에 대한 성공 계획 수립을 지원합니다.
- Microsoft Teams를 채택하고 있는 다른 사용자로부터 배우고 싶다면 Microsoft 기술 커뮤니티에서 채택 추진 포럼을 참조하세요.
- 회사에서 이미 도움을 받을 수 있는 기술 파트너가 있는 경우 Microsoft Teams에 대한 경험을 확인하여 지원 자격이 있는지 판단하세요.
FastTrack, 커뮤니티 포럼 및 기타 비즈니스 관계를 통해 이 작업에 도움을 줄 수 있는 추가적인 Microsoft 인증 파트너를 찾을 수 있습니다.
참고
IT 서비스 관리자와 아직 활발한 교류가 없는 경우 관리자에게 연락하여 이 프로젝트의 파트너 관계에 대해 대화하세요. 피드백에 대해 열린 자세를 갖고, 배포에서 최종 사용자 채택 부분에 초점을 두고 있으며 직원들이 열심히 제공하고 있는 서비스에 대한 직원 만족도를 확보하도록 지원하고 싶다는 점을 강조하세요. 이 중요한 관계를 구축할 때 점심 식사라도 하면서 대화를 나눈다면 나쁘지 않을 것입니다.
변경 곡선의 이해
모든 변경 프로그램에서 모든 사람에게 적용되는 기본 변경 곡선을 이해하는 것이 중요합니다. 개인이나 전문가를 막론하고 이 구조는 적용됩니다. 이 교육은 전문적 예제를 중심으로 하지만 자신의 삶에서 변화가 어떻게 일어나고 그에 대해 자신이 어떻게 반응하는지를 생각해보세요. 그러면 변화를 편안하게 받아들이기보다는 저항적인 사람들에게 좀 더 공감할 수 있게 될 것입니다.
부인 - 많은 사람들이 의식적 또는 잠재 의식적으로 변화가 일어날 필요성을 부인합니다. 항상 하는 방식으로 작업을 수행하는 것을 편안하게 느낍니다. 이점을 고려할 때 인식 제고 캠페인과 경영진 커뮤니케이션에서 이 변경이 직원들과 회사에 어떤 이점이 있는지를 반드시 알려야 합니다. 말하는 대상 그룹에게 메시지를 맞추는 것이 효과적인 경우가 많습니다. 긍정적인 용어로 직원들에게 가장 기본적인 동기를 설명하는 것을 잊지 마세요.
저항 - 사람들은 처음에는 메시지를 듣지만, 계속 적극적 또는 소극적으로 변화에 저항하는 경우가 많습니다. 아웃리치 전략을 사용하여 저항에 대응하세요. 예를 들어 음식을 먹는 아침 또는 점심 미팅을 하거나, 얼리어댑터에게 상을 주거나 얼리어댑터의 사례 연구로 의미 있는 변화가 얼마나 유용할 수 있는지를 보여주세요. 이러한 이벤트에서 충돌과 프로그램 문제를 알아내기 위해 직접적인 피드백을 하도록 장려하세요. 변경을 할 때 어려웠던 점을 지적하면서 대화를 시작해서 긍정적인 제안을 향해 대화를 이끌어 나가면서 불만 세션으로부터는 멀어지세요.
탐색 - 대상 그룹에 충분히 영향을 주었다면 탐색을 시작할 것입니다. 이때는 민감한 시간이며 챔피언을 활용하기 좋은 때입니다. 챔피언은 새 행동에 대한 우호적인 환경을 만들 수 있습니다. 진입 장벽, 경험에서의 어려움 또는 신뢰할 수 없는 도구 및 도움말 등은 직원들을 다시 저항 단계로 옮겨 버릴 수 있습니다. 또한 젊은 직원들은 새로운 기술 환경을 더 빠르게 탐색할 수 있는 반면, 55세~74세 사이의 고령 직원들은 팀워크를 가장 중시합니다(Gartner 연구 결과 참조). 설계 중인 새 환경을 시도할 가능성이 두 번째로 높은 인구 통계 그룹입니다.
노력 - 이제 직원들이 긍정적인 경험을 했고 보상을 받았습니다. 새 행동을 계속 지속하도록 노력하려면 필요를 계속 충족 시켜 주어야 합니다. 직원들이 새 행동에 참여하는 날마다 변화를 강화시키거나 사용자가 열악한 작동 환경을 떠나도록 만들 수도 있습니다. 복원력, 작동 시간, 성능 및 보안과 같은 기존 IT의 목표는 전반적인 비즈니스 목표를 달성하는 데 필수적입니다.
Contoso에 대한 활동
조직에 대한 더 많은 데이터를 확보하여 최종 사용자 채택 계획을 만들어야 합니다. 특히 원격 영업 직원과 다른 지역 사무실 사용자의 필요를 이해하는 것이 중요합니다. 얼리어댑터 시험 사용을 개시하기 전에 Forms 또는 다른 설문 조사 도구를 사용하여 질문을 보낼 수 있습니다. 이 정보는 각 사용자가 가질 수 있는 다양 한 문제에 우선순위를 지정하는 데 도움이 됩니다. 샘플 사용자 설문 조사 스프레드시트를 다운로드하여 질문에 대한 아이디어를 얻을 수 있지만, 간편한 배포 및 분석을 위해 이러한 질문을 꼭 Microsoft 365로 전송하세요.
참고
직원에게 추가 정보를 묻기 위해 연락해도 될지를 묻습니다. 허용한 사용자의 경우 주요 인구 통계(지역, 역할, 사용자 프로필)에서 여러 사용자를 선택하여 대면 또는 비디오 채팅을 통해 인터뷰합니다. 음성 기고자는 얼리어댑터 또는 챔피언 프로그램을 위한 후보가 될 수 있습니다. 사용자 인터뷰에서는 개방형 질문을 하고 직원의 의견 형성에 영향을 주지 않도록 합니다. 예를 들어 "공동 작업 환경에 대해 좀 더 자세히 말해 주실 수 있나요?"라고 묻습니다.