SharePoint Server 2013의 정보 관리 정책 계획
적용 대상:
2013 2016 2019 Subscription Edition 
SharePoint in Microsoft 365
정보 관리 정책은 콘텐츠 형식에 대한 규칙 집합입니다. 정책의 각 규칙은 정책 기능에 해당합니다. 예를 들어 정보 관리 정책 기능이 콘텐츠 형식이 보존되는 기간을 지정하거나 문서 감사를 제공할 수 있습니다. 정보 관리 정책을 사용하여 조직 정보에 액세스할 수 있는 사용자, 해당 정보로 수행할 수 있는 작업 및 정보가 보존되는 기간을 제어할 수 있습니다.
정보 관리 정책 및 정책 기능
참고
이 문서에서 용어 정책은 다른 언급이 없는 한, 정보 관리 정책을 나타냅니다.
정책은 조직이 레코드 보존 요구와 같이 법적으로 규정된 요구를 준수하도록 하기 위해 구현될 수 있습니다. 예를 들어 조직에서 직원 레코드를 법적으로 권장되는 지침에 따라 처리하도록 하기 위해 사용하는 인적 자원 정책에는 다음과 같은 정책 기능이 포함될 수 있습니다.
감사 - 각 직원 관련 문서의 편집 및 조회 내역을 기록합니다.
보존 - 작업 중인 콘텐츠가 불필요하게 오랜 시간 보존되지 않도록 합니다.
인쇄 제한 - 직원과 관련된 민감한 문서가 보안 프린터에서만 인쇄되도록 합니다. 이는 SharePoint Server 개체 모델을 사용하여 구현하거나 타사 소프트웨어 공급업체에서 가져와야 하는 사용자 지정 정책 기능의 예입니다.
정책 기능은 SharePoint Server에서 실행되는 프로그램으로 구현됩니다. 이러한 정책 기능은 서버 관리자가 사용하도록 설정하고 구성하며, 사이트 관리자가 정책을 정의하는 데 사용할 수 있습니다. SharePoint Server에는 콘텐츠를 관리하는 데 도움이 되는 정책 기능이 포함되어 있습니다. SharePoint Server 개체 모델을 사용하여 고유한 엔터프라이즈 요구 사항을 충족하는 사용자 지정 정책 기능을 디자인하고 설치할 수 있습니다.
조직에서 SharePoint Server와 함께 Office 클라이언트 애플리케이션을 사용하는 경우 정책은 서버와 클라이언트 애플리케이션 모두에서 적용됩니다. 이 작업은 투명하게 수행됩니다. 문서에 적용되는 정책 기능은 문서와 연결된 정책 문에 설명되어 있으며, 정책 인식 애플리케이션은 사용자가 문서의 정책을 위반하는 작업을 수행하지 못하도록 합니다.
정책을 구현하려면 정책을 사이트의 콘텐츠 형식, 라이브러리 또는 목록에 연결합니다.
다음과 같은 방식으로 정책을 라이브러리, 목록 또는 콘텐츠 형식에 연결할 수 있습니다.
정책 기능을 사이트 모음 정책과 연결한 다음 해당 정책을 콘텐츠 형식 또는 목록이나 라이브러리에 연결합니다. 사이트 모음의 최상위 사이트에는 최상위 사이트의 관리자가 새 정책을 만들 수 있는 사이트 모음 정책 갤러리가 포함되어 있습니다. 사이트 모음 정책을 만든 후에는 내보내어 다른 사이트 모음의 관리자가 해당 사이트 모음 정책 갤러리로 가져오도록 할 수 있습니다. 이러한 과정을 통해 조직 내에서 정책이 표준화될 수 있습니다.
사이트 모음 정책이 콘텐츠 형식과 연결되고 해당 콘텐츠 형식이 목록 또는 라이브러리와 연결되면 목록 또는 라이브러리의 소유자는 목록 또는 라이브러리의 사이트 모음 정책을 수정할 수 없습니다. 따라서 한 콘텐츠 형식에 할당된 정책이 사이트 계층 구조의 모든 수준에서 적용되게 됩니다.
정책 기능 집합을 콘텐츠 형식에 직접 연결하고 해당 콘텐츠 형식을 하나 이상의 목록이나 라이브러리에 추가합니다. 이 방법을 사용하여 만든 정책이 전체 사이트 모음에서 사용되게 하려면 정책을 최상위 사이트 모음의 사이트 콘텐츠 형식 갤러리의 콘텐츠 형식에 연결합니다. 그러면 사이트 모음에서 해당 콘텐츠 형식을 갖는 모든 항목과 원본 콘텐츠 형식에서 상속을 받는 콘텐츠 형식의 모든 항목이 해당 정책을 갖게 됩니다. 이러한 방식으로 정책을 콘텐츠 형식에 연결하면 만들어진 정책을 내보낼 수 없으므로 다른 사이트 모음에서 해당 정책을 다시 사용하기 어려워집니다.
참고
사이트 모음에서 사용되는 정책을 보다 엄격히 제어하기 위해 사이트 모음 관리자는 콘텐츠 형식에 대해 직접 정책 기능을 설정하는 기능을 사용할 수 없게 설정할 수 있습니다. 콘텐츠 형식에 대해 정책 기능을 설정하는 기능이 제한되면 콘텐츠 형식 디자이너는 사이트 모음 정책 갤러리에서만 정책을 콘텐츠 형식에 연결할 수 있습니다.
정책 기능 집합을 목록 또는 라이브러리에 직접 연결합니다. 목록이나 라이브러리가 여러 콘텐츠 형식을 지원하지 않는 경우에만 이 방법을 사용할 수 있습니다. 이러한 방식으로 정책을 만드는 것은 단일 목록이나 라이브러리에 적용되는 제한적으로 정의된 정책에만 유용합니다.
참고
사이트 모음에서 사용되는 정책을 보다 엄격히 제어하기 위해 사이트 모음 관리자는 라이브러리에 대해 직접 정책 기능을 설정하는 기능을 사용할 수 없게 설정할 수 있습니다. 라이브러리에 대해 정책 기능을 설정하는 기능이 제한되면 콘텐츠 형식 디자이너는 사이트 모음 정책 갤러리에서만 정책을 라이브러리에 연결할 수 있습니다.
정보 관리 정책과 Office 시스템 응용 프로그램과의 통합
SharePoint Server 정보 관리 정책은 Office 클라이언트 애플리케이션에 노출됩니다. 서버에서 정보 관리 정책을 구성할 경우 문서에 적용되는 정책을 정보 근로자에게 알리는 정책 설명을 작성할 수 있습니다. 예를 들어 정책 설명이 특정 시간 이후에 문서가 삭제될 것임을 알리거나 회사 외부로는 공개되면 안 되는 민감한 정보가 문서에 포함되어 있음을 표시할 수 있습니다. 정보 근로자가 정책에 대해 더 많은 정보를 필요로 하는 경우 정책 설명에 담당자 이름이 제공될 수도 있습니다.
사용자 지정 정책 기능은 Office 클라이언트 애플리케이션에 통합할 수 있습니다. 그러나 Office 클라이언트 애플리케이션에서 사용할 수 있도록 하려는 정책별 동작을 구현해야 하며, 사용자에게 추가 기능과 같은 메커니즘을 통해 클라이언트 컴퓨터에 이러한 동작을 설치하여 Office 클라이언트 애플리케이션에서 사용할 수 있도록 해야 합니다. 예를 들어 콘텐츠 형식을 인쇄하는 데 사용할 수 있는 프린터를 제한하는 사용자 지정 정책 기능을 구현하는 경우 이러한 응용 프로그램에서 제한을 적용하기 위해 Microsoft Office 클라이언트 응용 프로그램용 사용자 지정 추가 기능을 제공해야 합니다.
SharePoint Server에서 사용할 수 있는 정책 기능
이 섹션에서는 SharePoint Server에 포함된 정책 기능에 대해 설명합니다.
유지 보존 정책 기능을 사용하면 각 단계가 끝날 때 발생하는 작업을 사용하여 보존 단계를 정의할 수 있습니다. 예를 들어 특정 라이브러리의 모든 문서에 대해 문서가 생성되고 1년 후에 문서의 모든 이전 버전을 삭제하고, 문서가 생성되고 5년 후에 문서를 레코드로 선언하는 2단계 보존 정책을 정의할 수 있습니다.
단계 끝에 발생할 수 있는 동작에는 다음이 포함됩니다.
항목을 휴지통으로 이동
항목을 영구히 삭제
항목을 다른 위치로 전송
워크플로 시작
다음 단계로 건너뛰기
항목을 레코드로 선언
항목의 모든 이전 초안 삭제
항목의 모든 이전 버전 삭제
감사 감사 정책 기능은 문서 및 목록 항목에서 수행되는 이벤트 및 작업을 기록합니다. 다음과 같은 이벤트를 기록하도록 감사를 구성할 수 있습니다.
문서 또는 항목 편집
문서 또는 항목 보기
문서 체크 인 또는 체크 아웃
문서 또는 항목에 대한 사용 권한 변경
문서 또는 항목 삭제
라벨 레이블 지정 정책 기능은 문서 또는 목록 항목 유형과 연결할 레이블을 지정합니다. 레이블은 지정한 속성 및 서식에 따라 SharePoint Server에서 생성하는 검색 가능한 텍스트 영역입니다. 예를 들어 법률 회사에서 법률 사건과 관련된 문서에는 고객 이름, 사건 번호, 사건 배정 변호사를 포함하는 레이블이 포함될 수 있습니다. 레이블은 인쇄된 사본에서 문서 속성을 표시하는 방법이므로 인쇄된 문서 버전에서 특히 유용합니다. 문서 레이블을 사용한 다음, 목록 항목에 레이블을 연결하고 해당 레이블을 목록 보기에 포함할 수 있습니다.
참고
레이블 정책 기능은 더 이상 사용되지 않으며 SharePoint Server 2013 또는 SharePoint Server 2016에서 사용해서는 안 됩니다.
바코드 바코드 정책 기능을 사용하면 문서의 고유 식별자 값을 만들고 문서에 해당 값의 바코드 이미지를 삽입하여 문서의 실제 복사본을 추적할 수 있습니다. 기본적으로 바코드는 일반 코드 39 표준(ANSI/AIM BC1-1995, 코드 39)을 준수하며, 정책 개체 모델을 사용하여 다른 바코드 공급기에 연결할 수 있습니다.
문서 정책 계획
솔루션의 정책을 계획할 때는 먼저 조직 차원의 정책 요구를 파악한 다음 해당 요구에 맞게 사이트 모음 정책을 디자인하고, 해당 정책을 배포하여 모든 관련 사이트 모음의 사이트 모음 정책 갤러리에 포함되도록 합니다. 이 작업을 위해서는 사용자 지정 정책 기능을 계획해야 합니다. 정책에 사용자 지정 정책 기능과 리소스가 필요하면 솔루션이 사용되는 모든 서버 팜에서 해당 기능과 리소스를 설치하고 설정해야 합니다.
조직 차원의 정책에 대한 일반적인 예로 조직 부서 간에 제품 사양을 감사하고 보존하는 최선의 정책을 들 수 있습니다. 모든 제품 사양이 일관되게 감사되고 보존되도록 하기 위해 단일 사이트 모음 정책이 적용되도록 디자인되어 있습니다. 사이트 모음 갤러리를 디자인하고 테스트한 후 내보낸 다음 제품 사양이 저장되어 있는 다른 사이트 모음의 사이트 모음 정책 갤러리로 가져옵니다. 그러면 다양한 사이트 모음의 모든 제품 사양 콘텐츠 형식과 연결되어 모든 제품 사양에 해당 정책이 반영될 수 있게 됩니다.
참고 항목
이 문서의 Microsoft 365에서 SharePoint 버전은 정보 관리 정책 만들기 및 적용을 참조하세요.