SharePoint Server에서 콘텐츠 형식 및 워크플로 계획

적용 대상:2013 2016 2019 Subscription Edition SharePoint in Microsoft 365

이 문서에서는 콘텐츠 형식 및 워크플로에 대해 설명하고 SharePoint Server 문서 관리 솔루션에 통합하는 방법에 대한 지침을 제공합니다. 콘텐츠 형식은 SharePoint Server 목록 또는 문서 라이브러리의 항목 또는 문서 범주에 대한 메타데이터(열), 워크플로, 동작 및 기타 설정의 재사용 가능한 컬렉션입니다. 콘텐츠 형식을 사용하면 정보 범주에 대한 설정을 재사용 가능한 방식으로 중앙에서 관리할 수 있습니다. 워크플로를 사용하면 SharePoint Server의 항목에 비즈니스 프로세스를 연결할 수 있습니다.

이 문서에 포함된 콘텐츠 형식 및 워크플로 계획 (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkID=165878) 워크시트를 사용하여 콘텐츠 형식 및 워크플로를 계획하기 전에 SharePoint Server에서 사용자 식별 및 문서 사용량 분석을 읽고 해당 문서와 연결된 "문서 사용량 분석" 및 "문서 참가자" 워크시트를 완료했는지 확인합니다.

콘텐츠 형식 개요

콘텐츠 형식은 목록 항목, 문서 또는 폴더의 특성을 정의합니다. 각 콘텐츠 형식은 다음을 지정할 수 있습니다.

• 해당 형식의 항목과 연결할 속성

• 해당 형식의 항목과 연결할 메타데이터

• 해당 형식의 항목에서 시작할 수 있는 워크플로

• 해당 형식의 항목에 연결할 정보 관리 정책

• 문서 서식 파일(문서 콘텐츠 형식 관련)

• 사용자 지정 기능

목록 또는 라이브러리에 콘텐츠 형식을 연결할 수 있습니다. 이렇게 하면 해당 목록 또는 라이브러리가 해당 콘텐츠 형식의 항목을 포함할 수 있도록 지정되고, 목록 또는 라이브러리의 새로 만들기 명령을 사용하여 해당 형식의 새 항목을 만들 수 있습니다.

참고

속성, 워크플로, 정책 및 서식 파일도 목록 또는 라이브러리와 직접 연결할 수 있습니다. 그러나 이렇게 하면 목록 또는 라이브러리에 대해 이러한 연결이 제한될 수 있으며 솔루션에서 연결을 다시 사용할 수 없습니다. SharePoint Server 2013에서는 사이트 수준 워크플로를 여러 목록 또는 라이브러리와 연결할 수 있습니다.

문서 라이브러리 및 목록에는 여러 콘텐츠 형식이 포함될 수 있습니다. 예를 들어 라이브러리에는 프로젝트와 관련된 문서와 그래픽이 모두 포함될 수 있습니다. 목록 또는 라이브러리에 여러 콘텐츠 형식이 포함되어 있으면 다음이 적용됩니다.

• 기본적으로 해당 목록 또는 라이브러리에 있는 새로 만들기 명령을 사용하면 새 항목을 만들 때 사용 가능한 모든 콘텐츠 형식 중에서 선택할 수 있습니다. 콘텐츠 형식 소유자는 특정 콘텐츠 형식만 표시하도록 새로 만들기 명령을 구성할 수 있습니다.

• 사용 가능한 모든 콘텐츠 형식과 연결된 열이 표시됩니다.

사이트의 콘텐츠 형식 갤러리에서 사용자 지정 콘텐츠 형식을 정의할 수 있습니다. 사용자 지정 콘텐츠 형식은 문서 또는 항목 등의 핵심 콘텐츠 형식에서 직접 또는 간접적으로 파생되어야 합니다. 사이트에서 정의된 사용자 지정 콘텐츠 형식은 해당 사이트와 산하의 모든 사이트에서 사용할 수 있습니다. 콘텐츠 형식을 사이트 모음 전체에서 폭넓게 사용하려면 최상위 사이트의 콘텐츠 형식 갤러리에서 정의합니다. SharePoint Server에서 관리되는 메타데이터 서비스 인스턴스에 정의된 콘텐츠 형식 허브 내에 사용자 지정 콘텐츠 형식을 만들 수도 있습니다. 콘텐츠 형식 허브에서 만들어진 콘텐츠 형식은 Managed Metadata Service 인스턴스와 연결된 웹 응용 프로그램에 속하는 다른 사이트 모음에서 사용할 수 있습니다.

참고

관리되는 메타데이터 서비스 및 콘텐츠 형식 허브는 SharePoint Foundation 2013에서 사용할 수 없습니다.

예를 들어 조직이 특정 계약서 서식 파일을 사용하는 경우 사이트 모음의 최상위 사이트에 대한 콘텐츠 형식 갤러리에서 해당 계약서의 메타데이터, 계약서 서식 파일 및 계약서를 검토하고 완료하는 데 필요한 워크플로를 정의하는 콘텐츠 형식을 만들 수 있습니다. 그러면 계약서 콘텐츠 형식을 연결한 사이트 모음의 문서 라이브러리에 이러한 모든 기능이 포함되며 작성자는 서식 파일을 토대로 새 계약서를 만들 수 있습니다.

SharePoint Server를 기반으로 하는 사이트에서는 각 기본 목록 항목 또는 라이브러리 항목(예: 연락처, 작업 또는 문서)이 사이트의 콘텐츠 형식 갤러리에 해당 핵심 콘텐츠 형식을 가집니다. 콘텐츠 형식을 계획할 때는 이러한 핵심 콘텐츠 형식 정의를 시작점으로 사용하고 기존 콘텐츠 형식을 토대로 새 콘텐츠 형식을 만들 수 있습니다.

콘텐츠 형식은 하나의 콘텐츠 형식이 다른 콘텐츠 형식에서 해당 특성을 상속할 수 있는 계층 구조로 구성됩니다. 이러한 상속 관계를 통해 하나의 조직 내에서 문서 클래스가 특성을 공유할 수 있으며 팀은 특정 사이트나 목록에 맞게 이러한 특성을 사용자 지정할 수 있습니다.

예를 들어 엔터프라이즈의 모든 사용자 결과물 문서에는 계정 번호, 프로젝트 번호 및 프로젝트 관리자와 같은 메타데이터 집합이 필요할 수 있습니다. 다른 모든 고객 결과물 문서 유형이 상속하는 최상위 고객 결과물 콘텐츠 형식을 만들면 계정 번호 및 프로젝트 번호와 같은 필수 정보가 조직의 모든 고객 결과물 문서 변형과 연결되도록 합니다. 콘텐츠 형식 소유자가 최상위 고객 결과물 콘텐츠 형식에 다른 필수 열을 추가하는 경우 콘텐츠 형식 소유자는 변경 내용을 상속하는 모든 콘텐츠 형식에 전파하여 모든 고객 결과물 문서에 새 열을 추가할 수 있습니다.

Office와 속성 통합

Microsoft Office 시스템에서 사용자가 SharePoint Server 문서 관리 서버에서 문서를 편집하면 문서 정보 패널이 문서 맨 위에 표시됩니다. 문서 정보 패널에는 서버의 문서 속성이 편집 가능 형태로 표시됩니다.

SharePoint Server를 사용하면 콘텐츠 형식에 대한 속성 양식을 쉽게 사용자 지정할 수 있습니다. 콘텐츠 형식을 구성할 때 콘텐츠 형식의 속성을 기반으로 하는 기본 속성 양식을 생성하는 InfoPath를 시작할 수 있습니다. 기본 폼에는 사용자 지정 양식이 정의되지 않은 경우 InfoPath에서 사용하는 것과 동일한 컨트롤, 레이아웃 및 스키마가 포함됩니다. 그런 다음 다른 InfoPath 양식과 마찬가지로 양식을 사용자 지정하고 배포할 수 있습니다. 예를 들어 회사 로고, 글꼴 및 색 구성표를 양식에 추가할 수 있습니다. 사용자 지정 데이터 원본에 연결합니다. 조건부 논리를 추가합니다. 및 는 역할에 따라 사용자가 사용할 수 있는 양식 기능을 디자인합니다.

문서 정보 패널의 편집 속성과 함께 Word를 사용하는 작성자는 서버에 정의된 속성을 문서에 삽입할 수 있습니다. 예를 들어 문서 속성에 프로젝트 관리자 이름이 포함되어 있으면 이 이름을 제목 페이지, 바닥글 또는 문서에서 이름이 사용되는 모든 위치에 삽입할 수 있습니다. 새 프로젝트 관리자가 프로젝트에 할당되면 문서 관리 서버에서 프로젝트 관리자 속성을 업데이트할 수 있습니다. 업데이트된 이 프로젝트 관리자 이름은 문서에 삽입된 이 속성의 모든 인스턴스에 반영됩니다.

콘텐츠 형식에서 메타데이터 사용

메타데이터는 콘텐츠를 범주화하고 분류하는 데 사용되는 문서에 대한 정보입니다. 메타데이터는 콘텐츠 형식에 열 형태로 연결됩니다. 메타데이터는 문서를 작성자, 제목, 대상 그룹, 언어 등에 연결하여 문서에 대한 상황별 정보를 제공할 수 있습니다. 메타데이터는 속성과 달리 열로 저장되며, SharePoint Search 엔진에 의해 인덱싱되고 검색될 수 있습니다.

사이트 모음 수준에 추가된 메타데이터는 콘텐츠 형식과 연결될 수 있습니다. 콘텐츠 형식에 메타데이터를 사용하면 이후의 모든 콘텐츠 형식이 사이트 모음 수준의 상위 콘텐츠 형식에서 일부 또는 전체 메타데이터를 상속할 수 있습니다. 그런 후 단일 문서와 같은 하위 수준에 메타데이터를 추가할 수 있습니다.

열 서식 파일

콘텐츠 형식과 연결된 각 메타데이터 항목은 목록에서 정보를 저장하는 위치인 열입니다. 목록 또는 라이브러리는 대개 정보의 열로 표시됩니다. 그러나 목록에 연결된 보기에 따라 열이 달력에 표시되는 날짜 등의 다른 형식으로 표시될 수도 있습니다. 목록 또는 라이브러리에 연결된 양식에서는 열이 필드로 표시됩니다.

여러 콘텐츠 형식에 사용할 열을 정의할 수 있습니다. 이렇게 하려면 열 서식 파일 갤러리에서 열을 만듭니다. 사이트 모음의 각 사이트에는 열 서식 파일 갤러리가 있습니다. 콘텐츠 형식과 마찬가지로 사이트의 열 서식 파일 갤러리에서 정의하는 열도 해당 사이트 및 모든 하위 사이트에서 사용할 수 있습니다.

폴더 콘텐츠 형식

폴더 콘텐츠 형식은 목록이나 라이브러리의 폴더에 연결된 메타데이터를 정의합니다. 폴더 콘텐츠 형식을 목록이나 라이브러리에 적용하면 해당 목록이나 라이브러리의 새로 만들기 명령에 폴더 콘텐츠 형식이 포함되므로 사용자가 해당 형식의 폴더를 만들 수 있게 됩니다.

특정 콘텐츠 형식의 폴더에서만 사용할 수 있는 뷰를 목록 또는 라이브러리에 정의할 수 있습니다. 이 기능은 폴더에 특정 종류의 문서를 포함하고 해당 폴더의 뷰에 해당 폴더에 포함된 문서 형식과 관련된 열만 표시하려는 경우에 유용합니다.

SharePoint Server 개체 모델을 사용하면 사용자가 해당 형식의 새 폴더를 만들 때 폴더에 서버에 저장된 템플릿을 기반으로 여러 파일 및 문서로 미리 채워지도록 폴더 콘텐츠 형식에 대한 New 명령을 사용자 지정할 수 있습니다. 이렇게 하면 예를 들어 단일 결과물 문서에 여러 파일을 사용해야 하는 복합형 문서 형식을 구현할 때 유용합니다.

문서 집합은 Office를 사용하여 여러 문서에 걸쳐 있는 결과물을 관리할 수 있는 SharePoint Server의 기능입니다. 문서 집합은 여러 위치의 여러 문서를 포함할 수 있는 단일 결과물이나 작업 제품을 관리하는 데 사용되는 특수한 종류의 폴더입니다. SharePoint Server와 함께 제공되는 확장 가능한 템플릿을 사용하여 문서 집합을 만듭니다. 또한 문서 집합 서식 파일을 사용자 지정하여 조직과 관련된 작업 제품을 나타낼 수도 있습니다. 또한 문서 집합에는 수명 주기의 다양한 시점에서 완전한 문서 집합의 상태를 캡처할 수 있는 버전 제어 기능도 포함되어 있습니다. 문서 집합에 대한 자세한 내용은 SharePoint Server 2013에서 문서 집합 계획을 참조하세요.

문서 콘텐츠 형식 계획

문서 콘텐츠 형식 계획의 첫 번째 단계는 문서 사용량 분석 (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165873) 워크시트에 나열된 각 문서 유형을 검토하여 기존 콘텐츠 형식이 해당 종류의 문서에 대해 작동하는지 여부를 확인하는 것입니다. 각 문서 콘텐츠 형식은 핵심 문서 콘텐츠 형식에서 직접 또는 문서 콘텐츠 형식의 하위 콘텐츠 형식에서 해당 설정을 상속합니다. 따라서 문서 형식에 대한 기본 열(예: 제목 및 만든 사람)이 존재하게 되며 서식 파일을 콘텐츠 형식에 연결할 수 있게 됩니다. 핵심 콘텐츠 형식(예: 문서)으로 충분하면 "문서 사용 현황 분석" 워크시트의 콘텐츠 형식 열에 콘텐츠 형식 이름을 입력합니다.

참고

지원되는 핵심 콘텐츠 형식에는 PDF 파일이 포함되지 않습니다.

핵심 콘텐츠 형식을 변경하는 방법에 대한 자세한 내용은 백서 "미리 정의된 콘텐츠 형식 및 사이트 열을 편집하기 위한 지침"(https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=260922)을 다운로드하세요.

목록 콘텐츠 형식 계획

목록 콘텐츠 형식의 요소에는 해당 콘텐츠 형식과 연결되는 메타데이터 열과 해당 콘텐츠 형식 항목에 대해 실행할 수 있는 워크플로가 포함됩니다. 목록 콘텐츠 형식을 사용하여 솔루션에 고유한 목록 항목 종류를 정의합니다. 예를 들어 지원 전문가가 고객의 기술 문제를 조사하고 해결해주는 고객 콜 센터 솔루션에서 목록 콘텐츠 형식을 사용하여 각 지원 문제에 대한 데이터를 표준화하고 워크플로를 통해 문제를 추적할 수 있습니다.

워크플로 계획

워크플로는 SharePoint Server의 문서, 웹 페이지, 양식 및 목록 항목에 비즈니스 프로세스를 구현합니다. 워크플로를 라이브러리, 목록 또는 콘텐츠 형식에 연결할 수 있습니다.

문서 관리에서는 워크플로를 통해 사용자 간에 문서가 이동되는 경로를 지정하여 각 사용자가 문서 검토, 게시 승인 또는 폐기 관리와 같은 문서 관리 작업을 완료할 수 있도록 합니다. 또한 사용자 지정 워크플로를 사용하여 한 사이트나 라이브러리에서 다른 사이트나 라이브러리로 문서를 이동할 수 있습니다. 예를 들어 문서가 보관되도록 예약되었을 때 문서를 한 사이트에서 다른 사이트로 복사하도록 워크플로를 디자인할 수 있습니다.

SharePoint Server에는 세 가지 상태 또는 단계를 통해 항목의 상태를 추적하는 비즈니스 프로세스를 관리하는 데 사용할 수 있는 3개 상태 워크플로가 포함되어 있습니다. SharePoint Server에는 문서 관리 요구 사항을 해결하는 다음 워크플로도 포함되어 있습니다.

• 피드백 수집 검토를 위해 문서를 보냅니다.

• 시인 종종 문서를 게시하기 위한 필수 조건으로 승인을 위해 문서를 보냅니다.

• 심성 문서 만료 및 처리를 관리합니다.

• 서명 수집 서명에 대한 문서를 라우팅합니다.

해당 콘텐츠 형식이 사용될 때 해당 워크플로를 사용할 수 있게 하려면 워크플로를 콘텐츠 형식에 연결합니다. 예를 들어 거래를 완료하려면 먼저 관리자가 구매 주문서 콘텐츠 형식을 승인해야 합니다. 구매 주문을 시작할 때 항상 승인 워크플로를 사용할 수 있게 하려면 구매 주문서 콘텐츠 형식을 만든 후 승인 워크플로를 해당 콘텐츠 형식에 연결합니다. 그런 후 구매 주문서가 저장될 문서 라이브러리에 구매 주문서 콘텐츠 형식을 추가합니다.

문서 관리 솔루션에 대한 워크플로를 계획하려면 구현하려는 각 문서 콘텐츠 형식을 분석하고 해당 형식의 콘텐츠에서 실행할 수 있어야 하는 비즈니스 프로세스를 파악합니다. 그런 후 해당 콘텐츠에 대해 사용할 수 있게 허용할 워크플로를 확인합니다.

다음은 계약서 콘텐츠 형식에 대한 워크플로를 분석하는 샘플 표입니다.

표: 계약서 콘텐츠 형식에 대한 워크플로

계약 프로세스	계약서 워크플로
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관리자 및 법률 자문으로부터 승인을 얻습니다.	승인
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