PMO(프로젝트 관리부)를 통해 Project Online 도입 지원

PMO란?

따라서 비즈니스에 Project Online 채택할 계획입니다. 어떻게 사용할 계획입니까, 아니면 더 나은 방법으로 해결하려는 비즈니스 문제는 무엇인가요? 몇 가지 예는 다음과 같습니다.

• 경영진은 프로젝트 상태에 대한 더 나은 가시성을 원합니다.

• 리소스를 관리하고 프로젝트에 할당하는 더 나은 방법이 필요합니다.

• 나는 사람들이 자신의 작업에 지출하는 시간을 쉽게 추적하고 싶습니다.

• Excel 스프레드시트를 사용하는 것보다 프로젝트 데이터를 추적하는 더 강력한 방법을 원합니다.

이러한 비즈니스 문제를 해결하는 데 Project Online 사용하여 가장 성공한 조직은 조직에서 프로젝트를 관리하는 방식에 대한 일련의 표준, 프로세스 및 모범 사례를 만드는 조직입니다. 이러한 프로젝트 관리 규칙을 만들고 관리하는 사람 또는 그룹을 PMO(프로젝트 관리 사무실)라고도 합니다.

PMO는 무엇을 합니까?

대기업에서 PMO는 프로젝트 관리 거버넌스, 구현, 교육, 프로젝트 관리 요구 조사 또는 유용한 보고서를 작성하는 가장 좋은 방법 결정과 같은 조직 전체의 프로젝트 관리 문제를 다루는 부서로 구성됩니다. 중소기업에서 PMO는 한 사람에서 소수의 사람들까지 다양할 수 있지만 대기업과 동일한 문제를 해결하기 위해 확장할 수도 있습니다. 그러나 모든 PMO의 일반적인 목표는 다음과 같습니다.

• 프로젝트 관리 시스템 채택을 주도하고 전파합니다.

• 프로세스를 도구로 자동화하여 조직의 사용자에 대한 프로젝트 관리를 간소화합니다.

• 프로젝트 관리 기능에 대한 정책, 절차 및 모범 사례를 만듭니다.

• 프로젝트 관리 분야 전문가로서 모든 것을 위한 '우수 센터'의 역할을 하고 프로젝트 관리 모범 사례 및 도구에 대한 교육을 제공합니다.

• 경영진의 후원을 통해 권장 사항을 통해 변화를 만들고 적용할 수 있습니다.

아직도 혼란스러워? 한 걸음 뒤로 물러서서 사람들이 공감할 수 있는 예를 사용하겠습니다.

필요	Pmo	제품군
	PMO는 프로젝트 상태 및 상태 보고서를 통해 프로젝트 관련자에게 정보를 전달하는 효율적인 방법을 설정하는 데 도움이 됩니다. 여기에는 보고 요구 사항을 조사하고, 필요한 데이터를 시스템으로 이동하고, 되풀이 보고서에 필요한 데이터가 시스템에 정시에 전송되도록 워크플로를 설정하는 작업이 포함될 수 있습니다.	가정의 머리는 일이 어떻게 진행되고 있는지에 대한 정보가 필요합니다 : - 어린이 연구에 대한 분기별 보고서. -월별 은행 명세서 - 재무 상태를 표시합니다. - 가족 구성원의 건강을 확인하기 위해 매년 의사가 방문합니다.
	PMO는 프로젝트 관리자에게 프로젝트 수준에서 상태를 제공하기 위해 프로젝트 관리 시스템에 올바른 데이터를 가져오는 프로세스를 만듭니다. 또한 리소스 관리에 대한 지침 및 모범 사례를 제공합니다.	가족의 사람 누가 무엇을하고 있는지 알아야합니다. 여기에는 다음이 포함될 수 있습니다. -누가 오늘 학교에서 아이들을 데리러, 저녁에 개를 산책, 저녁 식사를 요리 등. -다른 사람이 평소 작업을 수행할 수 없는 경우 누가 자신의 자리를 차지할 수 있는지 알아야 합니다. 그것은 모든 사람의 직장과 학교 일정, 그리고 가용성을 중앙 가족 달력에 표시하는 데 도움이됩니다. 이렇게 하면 누가 무엇을 예약할 수 있는지 쉽게 알 수 있습니다.
	PMO는 프로젝트 공동 작업 사이트를 만들고 사이트 사용자의 요구에 가장 잘 맞게 사용자 지정하는 데 도움이 됩니다.	가족 구성원은 다음과 같이 공동 작업할 수 있는 포럼이 필요합니다. -부엌에서 벽 달력에 중요 한 이벤트 게시 - 저녁 식사 테이블에서 매일 서로 이야기.
	PMO는 위험 관리를 처리하는 시스템을 설정하는 역할을 담당합니다.	가정의 머리는 위험을 줄이기 위해 계획해야 할 수도 있습니다: - 건강에 대한 보험 요구 사항을 결정합니다. 헬스 클럽 멤버십을 구매합니다. - 은퇴를 위해 저축하는 금액을 늘립니다.
	PMO는 현재 프로세스 및 워크플로를 살펴보고 구현 중인 프로젝트 관리 도구를 통해 자동화하는 방법을 찾습니다. 이러한 중 하나는 지정된 예산(포트폴리오 분석)에서 앞으로 나아갈 프로젝트를 선택하기 위한 드라이버를 결정하는 것을 포함할 수 있습니다.	가정장은 다음과 같은 가족에 대한 규칙과 프로세스를 수립합니다. -어린이 통금 시간 또는 수면 시간 설정 - 어떤 구매를 할 것인지 결정하는 요인을 살펴보세요(예: "자동차를 구입하거나, 지붕을 고치거나, 올해 휴가를 가야 하나요?"). - 자동 타이머에 잔디 스프링클러를 설치합니다. - 식료품 쇼핑 및 심부름을 위해 일주일 중 시간을 선택합니다.

PMO는 다음과 같은 작업을 수행하여 회사를 보다 효율적인 프로젝트 관리로 만듭니다.

• 조직에 대한 프로젝트 관리 요구 사항을 정의하는 데 도움이 되는 정보를 수집합니다. 예를 들어 조직의 비즈니스 요구 사항을 분석하고, 이러한 요구 사항을 해결하기 위한 프로세스를 디자인한 다음, 해당 프로세스를 Project Online 설정 또는 워크플로에 매핑합니다.

• 지속적으로 검토하는 데 중요한 데이터를 결정하고 프로젝트 관리자와 협력하여 관련자와 해당 데이터를 공유합니다. 예를 들어 필요한 데이터와 시스템에 데이터를 가져오는 프로세스를 결정하여 진행 중인 프로젝트의 상태를 이해 관계자에게 제공하는 주간 프로젝트 상태 보고서를 만듭니다.

• 프로세스 및 워크플로에 대한 규칙 만들기 예를 들어 프로젝트 아이디어가 승인 프로세스를 거쳐 Project Online 프로젝트가 되는 워크플로를 설정합니다.

• 현재 프로젝트 관리 시스템에서 새 프로젝트 관리 시스템으로 기존 데이터 마이그레이션 예를 들어 Microsoft Excel 스프레드시트에서 Project Online 또는 각 사용자의 컴퓨터의 Project Professional 중앙 집중식 Project Online 환경으로 리소스 및 프로젝트 데이터를 마이그레이션하는 가장 쉬운 방법을 찾습니다.

• 프로젝트 우선 순위 지정 및 예측에 도움이 되는 프로젝트 포트폴리오 관리 지원을 제공합니다. 대부분의 회사와 마찬가지로 원하는 프로젝트가 많지만 모든 작업을 수행할 수 있는 예산과 리소스가 제한되어 있습니다. 이동해야 하는 프로젝트를 결정하는 방법이 필요합니다. PMO는 프로젝트 및 프로그램 선택 프로세스를 추진하여 향후 투자가 조직의 전략적 목표 및 성장 비전에 부합하도록 할 수 있습니다.

• 사용자가 현재 프로젝트 관리 시스템에서 연결된 상태로 전환할 때 발생할 수 있는 정서적 변화를 관리할 수 있습니다. 예를 들어 프로젝트 관리자가 프로젝트 파일을 하드 드라이브에 저장하고 Project Online 게시할 때의 장점을 보여줌으로써 프로젝트 관리자가 이전 프로세스에서 하드 드라이브로 이동하는 데 영향을 줍니다. PMO는 더 많은 고위 프로젝트 관리자를 먼저 설득하는 데 더 많은 시간을 할애하고 다른 프로젝트 관리자에게 미치는 영향이 변화를 주도하는 데 도움이 되기를 바라며 이 작업을 수행할 수 있습니다.

• 훌륭한 교육 옵션을 제공하여 변화의 기술적 과제를 관리합니다.

PMO가 필요한 이유는 무엇인가요?

가족의 예에서, 일부 필요 사항을 해결하지 않을 경우의 결과는 끔찍할 수 있습니다. 예를 들어, 자녀의 보고서 카드를 처음 도착했을 때 검토하지 않으면 실제로 더 많은 학습 시간이나 튜터가 필요할 때 상황이 괜찮다는 가정이 발생할 수 있습니다. 마찬가지로, 표준화 및 채택에 도움이 되는 엔터티를 만들지 않고 Project Online 배포하는 것도 심각한 상황이 될 수 있습니다. PMO를 설정하면 Project Online 배포의 성공 가능성을 높이는 데 도움이 됩니다. 목표에 따라 프로젝트 관리의 효율성이 향상될 수 있습니다(예: 시간에 완료된 프로젝트 수). 이는 일반적으로 프로젝트를 관리하기 위한 비용 절감(예: 예산에서 또는 예산 하에서 완료된 프로젝트 수)과 관련이 있습니다.

PMO를 만드는 첫 번째 단계는 무엇인가요?

이 문서를 찾기 위해 노력한 경우 PMO를 만드는 첫 번째 단계가 이미 수행되었을 수 있습니다. Project Online 이동하려는 경우 효율성을 향상시키거나 회사의 문제를 해결하는 방법에 대한 아이디어가 이미 있을 가능성이 높습니다. PMO를 공식화하는 경로를 만들 때 다음을 고려해야 합니다.

PMO에서 수행할 작업을 정의합니다.

PMO의 주요 목표는 특정 비즈니스 문제를 해결하는 것입니까? 예를 들어 작업표 시스템을 구현하여 비용 분석을 보다 엄격하게 제어할 수 있습니다. 또는 프로젝트 데이터가 두 개 또는 세 개의 다른 애플리케이션에 분산되어 있고 데이터를 단일 시스템으로 통합하여 프로젝트 실행에 대한 더 나은 인사이트를 제공하는 데 도움이 될 수 있습니다. 또는 진행 중인 프로젝트 관리 지침을 제공하고 프로젝트 관리자 교육 요구 사항을 해결하는 것일 수 있습니다. PMO가 필요한 이유를 이해하면 PMO를 설정하고 유지 관리하는 데 필요한 요구 사항의 범위를 훨씬 쉽게 지정할 수 있습니다.

임원 후원 획득

높은 사람이 당신을 지원하는지 확인합니다. PMO가 실패하는 주된 이유 중 하나는 임원 지원 부족이기 때문에 PMO에 임원 후원이 있는 것이 중요합니다. 이미 수행하려는 작업의 이점과 중요성을 아는 임원이 있다면 정말 좋습니다! 그렇지 않은 경우 이를 사용자 편에 두는 가장 좋은 방법 중 하나는 Project Online 같은 프로젝트 관리 시스템으로 이동하는 이점을 보여 주는 것입니다. 해결될 비즈니스 문제를 표시하여 이 작업을 수행할 수 있습니다. Project Online 처음 평가할 때 이미 이 작업을 수행했을 수도 있지만 파일럿 환경에서 자신의 데이터로 작동하는 방식을 보여줄 수 있다면 경영진 순위에서 동맹국을 찾을 수 있습니다. 혜택 캡처는 경영진의 후원을 받는 데 필수적입니다.

강력한 임원 후원은 사용자가 익숙한 것에서 Project Online 같은 새로운 프로젝트 관리 시스템으로 전환하는 데 도움이 될 수 있습니다. 선임 프로젝트 관리자와 같은 다른 영향력 있는 이해 관계자에게 혜택을 전도하고 홍보하면 다른 사용자가 이동하는 시스템에 대해 가질 수 있는 감정적 첨부 파일을 깨는 데 도움이 될 수 있습니다.

팀 빌드

대기업 또는 소규모 회사에서 PMO를 설정하려는 경우 PMO의 역할에서 해결해야 하는 책임은 다음과 같습니다.

역할	설명
Project Online 채택 계획 추진	Project Online 구현하는 과정에 있는 경우 전체 계획에는 이를 추진할 사람이 필요합니다. 다른 프로젝트와 마찬가지로 채택 계획에는 필요한 작업이 인력을 배치하고 완료할 수 있도록 소유자가 필요합니다.
프로젝트 관리 요구 사항 조사	이 사용자는 조직의 프로젝트 관리 요구 사항을 평가합니다. 이 사용자는 회사 전체 및 부서에서 사용자와 대화하여 현재 프로젝트를 관리하는 방법, 요구 사항이 무엇인지, Project Online 구현을 통해 이러한 요구 사항이 어떻게 개선될 수 있는지 알아내야 합니다. 이러한 요구 사항을 프로젝트 관리자에게 표시하여 Project Online 올바르게 구현할 수 있도록 해야 합니다. 이 사람은 좋은 프로젝트 관리 기술을 가지고 있어야하지만, 또한 좋은 의사 소통자 인 사람이어야한다. 회사의 사람들이 당신이 그들을 이동하려고하는 과정에 감정적으로 부착 될 수 있습니다, 그래서이 사람은 새로운 시스템이 그들을 위해 삶을 쉽게 만드는 방법을 보여줌으로써이 문제를 처리 할 수 있어야합니다.
교육, 설명서 및 지원	이 사용자는 사용자의 기술 수준을 평가해야 하며 제품을 성공적으로 사용하는 데 필요한 교육 리소스를 제공해야 합니다. 여기에는 프로젝트 관리자, 프로젝트 관리자, 팀 리더 및 팀 구성원을 위한 역할 기반 교육 만들기가 포함될 수 있습니다. 대부분의 노력은 프로젝트 관리자 또는 관리자를 위한 교육을 함께 진행하는 것일 수 있지만 팀 리더와 팀 구성원은 빠른 참조 카드, 치트 시트, 검사 목록 또는 짧은 자습서가 가장 효과적일 수 있습니다. 또한 사용자에게 사내 지원을 제공하는 방법과 적절한 경로를 통해 더 복잡한 문제를 에스컬레이션하는 방법을 찾아야 합니다.
IT 부서에 연락	IT 부서와의 협업은 Project Online 등록, 설정 및 구성을 지원하기 위해 IT 부서와 협력하는 데 필수적입니다. Project Online 평가하는 프로세스에만 있는 경우 일반적으로 Project Online 시작 설명서를 참조하여 너무 많은 문제 없이 IT 부서의 누군가가 이 작업을 수행할 수 있습니다. PMO는 IT 부서와 협력하여 다음 두 가지 영역을 해결해야 합니다. -Office 365 관리: PMO는 사용자 및 라이선스를 할당하기 위해 Office 365 관리자와 협력해야 합니다. -Project Online 관리: PMO는 사용자 지정 필드, 리소스 및 작업표 구성과 같은 항목에 대해 Project Online 관리자와 함께 작업해야 합니다. 또한 워크플로를 통해 Project Online 프로세스를 구현하기 위해 PMO와 협력해야 할 수도 있습니다.

대기업의 일부 PMO에는 도움이 필요한 특정 프로젝트에 대한 방향을 제공하는 데 도움이 되는 프로젝트 관리자도 할당할 수 있습니다. 프로젝트 소유자에게 조언하는 것부터 프로젝트의 범위를 고려하여 실제로 소유권을 인수하는 것까지 다양할 수 있습니다.

PMO에 대한 임무 설명 만들기

모든 PMO에는 임무 설명이 있어야 합니다. PMO의 필요성을 이미 평가한 경우 훨씬 쉽게 만들 수 있습니다. 회사의 기존 임무 명세서를 살펴보고 이에 맞는 사명을 만들려고 합니다. 지나치게 복잡할 필요는 없지만 PMO가 존재하는 이유와 회사에서의 역할에 대한 모든 기본적인 이해를 제공하기에 충분합니다.

PMO를 빌드하는 계획 만들기

PMO를 빌드하는 데 필요한 작업의 범위를 지정한 후 이에 대한 상위 수준 프로젝트 계획을 만들 수 있습니다. PMO 빌드를 관련 작업, 기간 및 할당과 함께 하나의 큰 프로젝트로 고려합니다. 환경 평가와 같은 일부 초기 작업을 단계별로 진행하면 프로젝트 계획이 더 정의됩니다. 프로젝트 계획은 PMO에 수행한 작업, 작업 중인 작업 및 PMO를 만드는 데 아직 수행하지 않은 작업을 추적하는 빌드 일정을 제공하는 데 도움이 됩니다. 예를 들어 Project Online 프로젝트 계획의 몇 가지 PMO 빌드 작업은 다음과 같습니다.

PMO에 대해 자세히 알아보기

PMO가 아직 없는 경우 PMO를 시작하는 것에 대해 약간 겁이 나을 수 있습니다. 회사의 요구 사항과 요구 사항이 PMO를 구동하지만 PMO를 설정하고 발전시키는 프레임워크를 만드는 방법을 배워야 합니다. 목표에 따라 다양한 PMO 프로세스 및 업계 방법론을 연구하거나 밀접하게 일치할 수 있는 PMO 모델을 확인할 수 있습니다. 작업에서 도움이 될 수 있는 PMO를 만들고 관리하는 데 사용할 수 있는 많은 책, 교육 및 온라인 리소스가 있습니다.

PMO를 설정하려고 하고 도움이 필요한 경우 Microsoft Certified Partner 또는 Microsoft Consulting Services에 문의할 수 있습니다. 또한 Microsoft의 사내 컨설턴트가 중소기업 및 대기업을 위한 PMO를 설정하는 데 탁월한 경험을 가지고 있습니다.

이번엔 또 뭐예요?

따라서 PMO를 시작할 준비가 되셨나요? 이 문서를 읽은 후 PMO를 시작하는 것은 시간과 노력의 가치가 있는 투자라는 것을 깨달았으면 합니다. 회사의 사람들과 많은 협력이 필요하며 임원 "챔피언"을 갖는 것이 필수적입니다. 또한 사용 가능한 많은 리소스를 통해 PMO를 설정하는 방법에 대해 자세히 연구하는 데 투자해야 합니다. 도움이 필요한 경우 Microsoft 인증 파트너뿐만 아니라 Microsoft 컨설팅 서비스로 전환할 수 있습니다.

소규모 회사에 있는 경우 이 모든 것의 범위가 압도적으로 보일 수 있습니다. "팀 빌드" 테이블에 설명된 각 PMO 역할에 대해 사람을 고용할 리소스가 없을 수 있으며, 필요하지 않습니다. 이러한 책임은 특정 시점과 요구 사항에 맞는 정도까지 해결해야 할 책임이라는 점에 유의하세요. 또한 필요한 노력은 회사 규모와 목표에 맞게 확장될 수 있습니다. 소규모 회사의 PMO는 회사의 몇 명의 고위 프로젝트 관리자와만 만나 요구 사항을 평가해야 할 수 있으며, 대기업에서는 다양한 요구 사항이 있는 여러 부서가 있을 수 있습니다.

PMO를 설정하면 Project Online 성공에 도움이 될 수 있으며, Project Online 사용하면 PMO 성공을 이끌 수 있습니다. 구현에 행운을 빕니다!