버전 관리, 콘텐츠 승인 및 체크 아웃 계획(SharePoint Foundation 2010)
적용 대상: SharePoint Foundation 2010
마지막으로 수정된 항목: 2011-05-21
이 문서에서는 Microsoft SharePoint Foundation 2010에서 버전 관리, 콘텐츠 승인 및 체크 아웃을 사용하여 수명 주기 동안 문서 버전을 관리하도록 계획하는 방법에 대해 설명합니다.
이 문서의 내용
버전 관리, 콘텐츠 승인 및 체크 아웃
버전 관리 계획
콘텐츠 승인 계획
체크 아웃 및 체크 인 계획
버전 관리, 콘텐츠 승인 및 체크 아웃
SharePoint Foundation 2010에는 문서 라이브러리의 문서를 제어하는 데 도움이 되는 다음과 같은 기능이 포함되어 있습니다.
버전 관리는 연속적으로 반복되는 문서에 번호를 지정하고 저장하는 방법입니다.
콘텐츠 승인은 승인자 권한이 있는 사이트 구성원이 콘텐츠의 게시를 제어하는 방법입니다.
체크 아웃 및 체크 인은 문서의 새 버전을 만드는 시점을 보다 효율적으로 제어하고 문서를 체크 인할 때 변경된 내용에 대해 설명을 지정하는 방법입니다.
먼저 문서 라이브러리의 이 문서에 설명된 콘텐츠 컨트롤 기능에 대한 설정을 구성합니다. 솔루션의 라이브러리 전체에서 이러한 설정을 공유하려면 콘텐츠 컨트롤 설정이 포함된 문서 라이브러리 서식 파일을 만들어야 합니다. 그러면 새 라이브러리에 콘텐츠 컨트롤 설정이 반영됩니다.
버전 관리 계획
문서 라이브러리의 기본적인 버전 제어에는 사이트 모음 서식 파일이 사용됩니다. 하지만 특정 요구 사항에 따라 문서 라이브러리의 버전 제어를 구성할 수 있습니다. 즉, 문서 라이브러리별로 라이브러리의 문서 유형에 가장 적절한 서로 다른 버전 제어를 포함할 수 있습니다. SharePoint Foundation 2010에는 다음 세 가지 버전 관리 옵션이 있습니다.
버전 관리 안 함 이전 버전의 문서가 저장되지 않도록 지정합니다. 버전 관리를 사용하지 않으면 각 문서 반복에 포함되는 설명이 저장되지 않으므로 이전 버전의 문서를 검색할 수 없고 문서 기록도 유지되지 않습니다. 포함된 콘텐츠가 중요하지 않거나 절대 변경되지 않을 문서 라이브러리에 이 옵션을 사용합니다.
주 버전을 만듭니다. 문서의 버전 번호를 단순한 버전 관리 체계(1, 2, 3 등)를 사용하여 관리하도록 지정합니다. 사용되는 저장소 공간을 제어하려면 현재 버전부터 시작하여 유지할 이전 버전 수를 지정하면 됩니다.
주 버전 관리에서는 새 버전의 문서가 저장될 때마다 문서 라이브러리에 대한 사용 권한이 있는 모든 사용자가 바로 해당 콘텐츠를 볼 수 있습니다. 초안 버전의 문서와 게시된 버전을 구별하지 않으려는 경우 이 옵션을 사용합니다. 예를 들어 조직의 작업 그룹에 사용되는 문서 라이브러리에서 팀의 모든 사용자가 각 문서의 모든 반복을 볼 수 있도록 하는 경우 주 버전 관리를 선택하는 것이 좋습니다.
주 버전과 부 버전(초안)을 만듭니다. 문서의 버전 번호를 주 버전 및 부 버전 관리 체계(1.0, 1.1, 1.2, 2.0, 2.1 등)를 사용하여 관리하도록 지정합니다. .0으로 끝나는 버전이 주 버전이고 0이 아닌 확장명으로 끝나는 버전이 부 버전입니다. 문서의 이전 부 버전과 주 버전은 현재 버전과 함께 저장됩니다. 사용되는 저장소 공간을 제어하려면 현재 버전부터 시작하여 유지할 이전 주 버전을 지정하면 됩니다. 각 부 버전을 포함해야 하는 유지할 주 버전 수도 지정할 수 있습니다. 예를 들어 2개의 주 버전에 대해 부 버전을 유지하도록 지정하는 경우 현재 주 버전이 4.0이라면 3.1로 시작하는 모든 부 버전이 유지됩니다.
주 버전과 부 버전 관리에서는 읽기 권한이 있는 모든 사용자가 문서의 주 버전을 볼 수 있습니다. 그러나 부 버전을 볼 수 있는 사용자도 지정할 수 있습니다. 일반적으로 항목을 편집할 수 있는 사용자에게는 부 버전을 보고 작업할 수 있는 권한을 부여하고, 읽기 권한이 있는 사용자는 주 버전만 볼 수 있도록 제한합니다.
대상 그룹이 볼 수 있는 게시된 콘텐츠와 게시할 준비가 되지 않은 초안 콘텐츠를 구별하려는 경우 주 버전과 부 버전 관리를 사용합니다. 예를 들어 조직의 복리 후생 제도에 대해 설명하는 인사 관리 웹 사이트에서는 주 버전과 부 버전 관리를 사용하여 설명이 수정되는 동안 직원이 복리 후생 제도에 대한 설명을 볼 수 없도록 제한합니다.
참고
선택한 버전 관리 제어에 상관없이 동일한 문서의 여러 버전을 보유할 경우 저장 공간에 미칠 수 있는 영향을 고려해야 합니다.
콘텐츠 승인 계획
콘텐츠 승인을 사용하면 사용자가 대상 그룹에 콘텐츠를 사용할 수 있도록 지정하는 프로세스를 공식화하고 제어할 수 있습니다. 예를 들어 콘텐츠를 제품이나 서비스의 하나로 게시하는 기업에서는 콘텐츠 게시 전에 법률적 검토 및 승인이 필요할 수 있습니다. 문서 상태에 따라 콘텐츠 게시를 예약할 수도 있습니다.
콘텐츠 승인을 대기 중인 문서 초안은 보류 중 상태입니다. 승인자가 문서를 검토하고 콘텐츠를 승인하면 읽기 권한이 있는 사이트 사용자가 문서를 볼 수 있습니다. 문서 라이브러리 소유자는 문서 라이브러리 또는 웹 페이지 라이브러리에 대해 콘텐츠 승인을 사용하도록 설정할 수 있으며, 원하는 경우 라이브러리에 워크플로를 연결하여 승인 프로세스를 실행할 수 있습니다.
승인을 위해 문서를 제출하는 방법은 문서 라이브러리의 버전 관리 설정에 따라 달라집니다.
버전 관리 안 함 버전 관리를 사용하지 않는 상태에서 문서의 변경 내용이 저장되면 문서가 보류 상태가 됩니다. SharePoint Foundation 2010에서는 읽기 권한이 있는 사용자가 볼 수 있도록 문서의 이전 버전을 유지합니다. 보류 중인 변경 내용이 승인된 후에는 읽기 권한이 있는 사용자가 볼 수 있도록 새 버전의 문서가 공개되고 이전 버전은 유지되지 않습니다.
버전 관리를 사용하지 않는 상태에서 새 문서가 문서 라이브러리에 업로드되면 보류 상태로 라이브러리에 추가되고, 승인되기 전까지 읽기 권한이 있는 사용자에게 공개되지 않습니다.
주 버전을 만듭니다. 주 버전을 사용 중인 상태에서 문서의 변경 내용이 저장되면 문서가 보류 상태가 되고 읽기 권한이 있는 사용자가 볼 수 있도록 문서의 이전 주 버전이 공개됩니다. 문서의 변경 내용이 승인된 후에는 문서의 새로운 주 버전이 만들어지고 읽기 권한이 있는 사이트 사용자에게 공개되며 이전 주 버전이 문서의 기록 목록에 저장됩니다.
주 버전 관리를 사용 중인 상태에서 새 문서가 문서 라이브러리에 업로드되면 보류 상태로 라이브러리에 추가되고, 버전 1로 승인되기 전까지 읽기 권한이 있는 사용자에게 공개되지 않습니다.
주 버전과 부 버전(초안)을 만듭니다. 주 버전과 부 버전 관리를 사용 중인 상태에서 문서의 변경 내용이 저장되면 작성자가 문서의 새로운 부 버전을 초안으로 저장할지 또는 새로운 주 버전을 만들지 선택할 수 있습니다. 이 경우 문서는 보류 상태로 변경됩니다. 문서의 변경 내용이 승인된 후에는 문서의 새로운 주 버전이 만들어지고 읽기 권한이 있는 사이트 사용자에게 공개됩니다. 주 버전 및 부 버전에서는 문서의 주 버전과 부 버전 모두 문서의 기록 목록에 유지됩니다.
주 버전 및 부 버전 관리를 사용 중인 상태에서 새 문서가 문서 라이브러리에 업로드되면 버전 0.1의 초안 상태로 라이브러리에 추가되거나 제작자가 즉시 승인을 요청할 수 있습니다. 이 경우 문서는 보류 상태가 됩니다.
체크 아웃 및 체크 인 계획
문서를 편집하기 전에 문서를 체크 아웃하도록 사용자에게 요청할 수 있습니다. 체크 아웃은 항상 요청하는 것이 좋습니다. 체크 인과 체크 아웃을 요청할 경우의 이점은 다음과 같습니다.
문서 버전이 만들어지는 시점에 대한 제어력이 높아집니다. 문서가 체크 아웃되면 작성자가 체크 인하지 않고 문서를 저장할 수 있습니다. 문서 라이브러리의 다른 사용자는 이러한 변경 내용을 볼 수 없으며 새 버전도 만들어지지 않습니다. 다른 사용자가 볼 수 있는 새 버전은 작성자가 문서를 체크 인할 때만 만들어집니다. 따라서 작성자가 더욱 융통성 있게 제어할 수 있습니다.
메타데이터 캡처의 효율성이 높아집니다. 문서가 체크 인되면 작성자가 문서의 변경 내용에 대한 설명을 작성할 수 있습니다. 따라서 문서의 변경 내용에 대한 기록 레코드를 만들고 있는 경우 해당 레코드를 더욱 쉽게 만들 수 있습니다.
문서를 편집할 때 사용자가 문서를 체크 인 및 체크 아웃해야 하는 솔루션을 사용하는 경우 Microsoft Office 2010 클라이언트 응용 프로그램에 이러한 작업을 지원하는 기능이 포함됩니다. 사용자는 Office 2010 클라이언트 응용 프로그램에서 문서 체크 아웃, 체크 아웃 실행 취소 및 문서 체크 인을 수행할 수 있습니다.
체크 아웃된 문서는 사용자의 내 문서 폴더 안의 "SharePoint 임시 보관함"이라는 하위 폴더에 저장됩니다. 이 폴더는 Office 2010 클라이언트 응용 프로그램에 표시됩니다. 문서가 체크 아웃되면 사용자는 이 로컬 폴더에만 편집본을 저장할 수 있습니다. 사용자가 문서를 체크 인한 후에는 원래 서버 위치에 다시 문서가 저장됩니다.
Office 2010 클라이언트 응용 프로그램에서 사용자가 콘텐츠 편집 옵션을 변경하여 서버에 체크 아웃된 문서를 유지하도록 선택할 수도 있습니다.