레코드 관리 역할 파악(Office SharePoint Server)
업데이트 날짜: 2009년 2월
적용 대상: Office SharePoint Server 2007
마지막으로 수정된 항목: 2015-03-09
효과적인 레코드 관리를 위해서는 레코드 관리 프로그램의 계획, 구현, 조사 및 참여에 조직 전반의 개입이 필요합니다. 이를 위해서는 광범위한 레코드 관리 관련 역할 및 기술을 보유한 조직 구성원이 작업을 지원해야 합니다. 레코드 관리 솔루션을 계획할 때 조직에서 다음과 같은 역할을 담당할 구성원을 결정하십시오.
레코드 관리자 일반적으로 조직의 법률 부서 구성원으로, 전자 문서와 물리적 문서를 분류하고 어떤 문서가 레코드가 되어야 하는지 결정하는 전문가입니다. 레코드 관리자는 조직의 레코드 관리 정책을 수립하는 데 도움을 주고 레코드 관리 솔루션 디자인에 참여합니다. 또한 파일 계획과 보존 일정을 연구하고 작성하는 일을 담당하며 규정 준수 요구 사항 문서를 작성하는 데 참여합니다. 레코드 관리자는 레코드 관리 시스템을 운영하면서 소송 진행 시 레코드를 보류 상태로 유지하고 보존 기간이 끝나면 레코드를 삭제하는 등의 작업도 수행합니다. 레코드 관리 시스템이 성공하려면 레코드 관리자의 참여가 반드시 필요합니다.
규정 준수 책임자 역시 조직의 법률 부서 구성원입니다. 레코드 관리자가 이 역할을 수행하는 조직도 있습니다. 규정 준수 책임자는 기업 레코드 관리의 모든 측면을 모니터링하여 조직이 관련 규정과 지침을 엄격하게 준수하고 있는지 확인하며, 주로 기업 레코드 관리 방법, 지침 및 교육 계획을 설명하는 '규정 준수 요구 사항' 문서를 작성하는 일을 담당합니다.
IT 전문가 레코드 관리 솔루션을 구현하는 컴퓨터와 응용 프로그램을 배포, 운영 및 유지 관리하는 일을 담당합니다. 레코드 관리 솔루션이 안전하게 유지되며 적절한 규모로 안정적으로 운영될 뿐 아니라 레코드를 제공하는 문서 관리 서버 및 전자 메일 서버와 통신하는지 확인합니다.
사이트 디자이너 Microsoft Office SharePoint Server 2007을 기반으로 하는 레코드 관리 솔루션에서 레코드 센터 사이트를 구현하는 웹 사이트를 만들고 구성하는 전문가입니다.
콘텐츠 관리자 문서를 생성하거나 실제 또는 전자 파일(레코드일 수 있음)을 처리하는 팀을 관리합니다. 콘텐츠 관리자의 역할은 레코드를 확인하고, 효율적인 레코드 관리를 위한 팀의 프로세스를 계획하고, 팀의 정보 근로자가 조직 레코드 관리 작업을 수행하는지를 확인하는 과정을 지휘하는 것입니다.
정보 근로자 레코드 관리 시스템에 참여합니다. 레코드가 될 수 있는 전자 및 하드카피 문서, 메모, 보고서, 메시지, 기타 콘텐츠 등을 만들거나 관리합니다. 레코드 관리 솔루션의 성공은 조직에서 정보 근로자가 어떻게 참여하는지에 의해 좌우됩니다.
참고
레코드 관리 시스템을 디자인하는 방법은 정보 근로자가 해당 시스템을 얼마나 잘 준수하는지에 큰 영향을 줄 수 있습니다. 예를 들어 레코드 보존 프로세스를 간단하게 만들면 정보 근로자는 이러한 레코드 보존 작업이 다른 작업에 방해가 되지 않는다고 생각하므로 참여도가 증가합니다. 또한 레코드 관리를 효율적으로 교육하고 문서화하면 정보 근로자가 작업에 보다 활발하게 참여할 수 있습니다.
조직에 따라 이 문서에서 설명하는 모든 역할이 이미 정해져 있을 수 있습니다. 그렇지 않고 레코드 관리 및 규정 준수의 전문가가 따로 필요한 경우 Association of Records Managers and Administrators 같은 전문 기관의 도움을 받아 해당 지역의 레코드 관리 전문가를 구할 수도 있습니다.
레코드 관리 시스템을 디자인하는 팀의 초기 작업에는 조직의 콘텐츠 용도를 분석하고, 레코드 관리 결정에 영향을 줄 규정과 기타 요구 사항을 분석하며, 레코드 보존에 사용할 하드웨어와 응용 프로그램을 평가하고, 레코드 관리에서 정보 근로자의 협력을 이끌어 내기 위한 최상의 전략을 계획하는 작업이 포함됩니다. 이 계획은 조직의 매우 많은 분야를 다루므로 위에서 설명한 모든 역할을 비롯해 다양한 작업을 수행하는 팀을 구성하여 레코드 관리 솔루션을 계획합니다.
| 워크시트 작업 |
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레코드 관리 관련자 및 참가자 워크시트 (영문)(https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73296&clcid=0x412)를 사용하여 레코드 관리 계획 팀에 포함하는 각 참가자의 이름, 전자 메일 주소, 역할, 기타 연락처 정보를 기록합니다. |
워크시트
배포를 계획하려면 다음 워크시트를 사용하십시오.
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