주요 이메일 정보 및 초안 답장 받기

바쁜 고객 서비스 담당자에게 있어서 고객 이메일에서 핵심 정보를 빠르게 추출하고 적절한 응답 초안을 작성하는 일은 어려울 수 있습니다. Microsoft 365 서비스용 Copilot가 단 몇 초 만에 완료되나요? Outlook에서 이메일을 열면 서비스용 Copilot은 이메일에서 가장 중요한 정보에 대한 요약을 표시합니다. 측면 창에 요약이 표시되어 회신 초안을 쉽게 작성하거나 서비스용 Copilot을 통해 더욱 쉽게 회신 초안을 작성할 수 있습니다. AI를 사용하여 이메일의 내용과 컨텍스트를 기반으로 추천 초안을 생성합니다. 추천 초안을 있는 그대로 사용하거나 답변의 시작점으로 사용하세요.

추천 콘텐츠는 답장 이메일 본문에 이미 있는 콘텐츠를 대체하지 않습니다. 기존 콘텐츠에 추가됩니다.

주요 이메일 정보 보기

서비스용 Copilot은 최소 1,000자 또는 약 180단어로 구성된 이메일 또는 이메일 스레드에 대한 주요 정보 요약을 생성합니다. 요약은 최대 400자로 구성된 글머리 기호 목록입니다. 주요 이메일 정보 카드에는 다음이 포함됩니다.

• 인용 번호와 함께 이메일 요약에 사용된 이메일 데이터. 인용 번호를 선택하면 이메일에서 정확한 인용 텍스트와 인용한 사람의 이름을 볼 수 있습니다.
• AI의 도움을 받아 이메일에 답장하려면 버튼로 이메일 초안을 작성하세요.
• 요약을 복사하거나 이에 대한 피드백을 공유하는 옵션입니다.

Copilot으로 이메일 초안 작성

서비스용 Copilot 창에서 이메일 초안 작성을 선택하면 다음과 같은 사전 정의된 프롬프트 중 하나를 선택하여 회신 초안을 작성할 수 있습니다.

• 전화 제안: 고객에게 당일이나 다음 날 전화하겠다고 제안합니다.
• 추가 정보 요청: 문제 해결을 위해 고객에게 자세한 내용을 요청합니다.
• 피드백에 공감하세요: 불만을 표시하는 고객에게 공감적인 응답를 제공하세요.
• 제품/서비스에 대한 세부 정보 제공: 특정 제품이나 서비스에 대한 세부 정보를 제공하거나 고객 질문에 답변합니다.
• 고객의 문제 해결: 고객 문제에 대한 해결책을 제공하고, 해당되는 경우 해결 단계도 제공합니다.
• 사용자 지정: 답변에 대한 프롬프트를 직접 제공할 수 있습니다.

사용자 지정 프롬프트 사용

사용자 지정 프롬프트를 사용하여 요점을 포함하고, 이메일의 목표를 제공하고, 길이와 어조를 결정하십시오. 그런 다음 응답 생성 화살표를 선택하여 응답을 생성합니다. 고객과 공유하기 전에 항상 응답 를 검토하세요. 필요한 경우 사용자 지정 프롬프트를 수정한 다음 새로 고침을 선택하여 응답을 업데이트할 수 있습니다.

참고

• 이메일 본문의 기존 콘텐츠는 대체되지 않습니다. 추천 콘텐츠는 이메일 본문의 기존 콘텐츠에 추가됩니다.
• 내부 이메일 주소가 포함된 이메일에 대한 추천 콘텐츠를 생성할 수 있습니다. 모든 이메일 주소가 내부 주소인 경우 사용자 지정 프롬프트만 입력하는 옵션이 표시됩니다. 외부 이메일 주소를 추가하면 사전 정의된 응답 카테고리를 사용할 수 있습니다.

사용자 지정 프롬프트 창에서 다음 작업을 수행할 수 있습니다.

• 사용자 지정 프롬프트를 입력하면 이메일의 맥락에 따라 추천 프롬프트가 표시됩니다. 추천 프롬프트를 선택하여 사용자 지정 프롬프트의 텍스트 상자에 추가할 수 있습니다.
• 추천 콘텐츠 위로 마우스를 가져가면 즐겨찾기 아이콘을 선택하여 메시지를 저장할 수 있습니다. 저장된 프롬프트를 보고 사용하려면 즐겨찾기 탭을 선택하세요. 즐겨찾기 아이콘을 지워 즐겨찾기 탭에서 프롬프트를 제거할 수 있습니다.
• 다른 제안을 생성하려면 추가 옵션을 선택하세요.

추천 답변 검토 및 복사

미리 정의된 프롬프트 중 하나를 선택하면 Copilot이 추천 회신을 생성합니다. 추천 이메일 초안에는 다음이 포함됩니다.

• 이메일 콘텐츠를 생성하는 데 사용되는 케이스를 표시합니다. 초안이 귀하의 필요에 맞지 않으면 다른 케이스를 선택할 수 있습니다.
• 콘텐츠를 구체화하는 옵션입니다. 이전 제안을 기반으로 하는 새 프롬프트를 제공하여 추천 이메일 초안을 더 구체화할 수 있습니다. 이를 통해 이메일 답장을 세부적으로 조정할 수 있습니다. 초안 조정을 사용하여 초안의 길이와 어조를 조정하거나 이메일 초안에 추가 세부 정보를 추가할 수 있습니다.
• 서비스용 Copilot에서 생성된 초안 이메일은 이메일과 동일한 언어로 되어 있습니다. 하지만 초안 조정의 초안 언어 옵션을 사용하여 이메일 초안을 다른 언어로 설정할 수 있습니다.
• 추가 옵션을 사용하면 생성된 초안의 이전 버전을 다시 시작하거나 복원할 수 있습니다.

필요한 사항을 변경한 다음 애플리케이션에서 이메일에 추가를 선택하여 이메일 본문에 콘텐츠를 붙여넣습니다.

참고

이메일 본문의 기존 콘텐츠는 대체되지 않습니다. 추천 콘텐츠는 이메일 본문의 기존 콘텐츠 앞에 추가됩니다.

이메일로 복사를 선택하여 전체 응답을 초안에 복사할 수도 있습니다. 또는 응답의 일부를 선택하고 오른쪽 클릭 메뉴를 사용하여 선택 항목을 복사하여 붙여넣습니다.