SharePoint コミュニティで答えを見つけ、専門知識を共有する

原文の記事 の投稿日: 2012 年 8 月 11 日 (土曜日)

Robin Miller は SharePoint チームのプログラム マネージャーです。Reagan Templin は、SharePoint を専門とするシニア テクニカル ライターです。

私は、マイクロソフトで最初にプログラム マネージャー (PM) になったときに、このポジションには正式なトレーニングというものはほとんどないのだということを知りました。見習いのような形で、自分で他の PM を探し出し、彼らの経験から学習しなければなりません。そこで私は、Office 部門の PM 向けのものも含めていくつかの電子メール配布リスト (DL) に参加しました。

まず、その DL は私が参加するかなり前から存在していました。経験の長い PM たちの受信トレイには有用なアドバイスが保管されているのかもしれませんが、私がそれを読むことはできません。だれかが私のために再送してくれない限り、私は自分が参加する以前のことを知ることができません。にもかかわらず、私がした質問が以前に議論された内容であると、多くの人はそれを無視します。どの人も、同じ質問が繰り返されることにはうんざりしているのです。私が勇気を出して質問するとしましょう。Outlook は親切にも、自分の質問が 1000 人以上の人の受信トレイに送られようとしていると教えてくれます。これはかなりのプレッシャーです。自分の小さな質問がそれ程多くの人の時間に値するものかどうかいつも迷ってしまいます。時には、他の PM が私にとっても有用な質問をすることがあります。私はこうした機会を楽しみにしているのですが、本来の送信者のみに返信がされると私はその答えの内容も、返信があったかどうかも知ることができません。さらに、会話は分断されがちです。これは、みんなが常にスレッドの最新のメッセージに返信するとは限らないためです。こうしたグループには、まさに、より良いコミュニケーションの方法が必要です。そこで、新しい SharePoint コミュニティの出番です。

「コミュニティ」は、SharePoint の新しいサイト テンプレートの 1 つです。コミュニティは集会の場所を提供し、情報の共有と人々のつながりをサポートします。ディスカッションをメインとして、簡単に参加でき、参加することが歓迎されます。また、専門的知識はその価値が認められ高く評価されます。さらに最も重要なことですが、優れたコンテンツがトップに配置されます。巨大な組織を、個人向けの参加しやすいグループに変えることができ、そうしたグループでは帰属感が生まれ、目的を共有することが可能になります。ディスカッション用のフォーラムは以前からありましたが、SharePoint コミュニティは、ディスカッションのためのフォーラムというだけでなく、より広範に及ぶソーシャルな構造に統合され、新しい検索結果テンプレートやニュースフィード通知などの機能も提供されます。それではこれを説明しましょう。

コミュニティを見つける

[コミュニティ ポータル] (Community Portal) は開始場所として最適です。ここから、組織全体のコミュニティ、およびその中で行われているディスカッションを見つけることができます。たとえば、PM であることについて議論している場所を探すには「PM」を検索します。

コミュニティおよびディスカッション用の新しい検索結果テンプレートでは、関連する情報が一目でわかるように提供されます。コミュニティの中で行われている会話、質問に対するベストな回答、ディスカッションの中の最近の返信などを、検索結果ページから移動することなく確認することができます。

コミュニティを訪れる

コミュニティのメインはディスカッションなので、最近のディスカッションの一覧がホームページの中心に表示されます。最も新しいディスカッションのいくつかが表示されますが、人気の高いディスカッション、自身のディスカッション、未回答/回答済みの質問、おすすめのディスカッションなどに切り替えることもできます。

各ディスカッションはカテゴリに分類されます。カテゴリ (Categories) ページには、すべてのカテゴリの美しいタイルが表示されます。タイルをポイントすると、そのカテゴリの詳細情報が表示されます。

カテゴリの 1 つに移動すると、おすすめのディスカッション (Featured discussions) が最初に表示されます。

ベストな回答 (best reply) があるディスカッションをクリックすると、元の投稿に近い最も上の右側にその回答が表示されます。

ディスカッションでは、最初の投稿に対してだけでなく、返信に対して途中から返信することもできます。クリックすると、このような返信の状況が吹き出しで表示されます。たとえば、Alex は、このディスカッションで Molly の投稿の 1 つに返信しています。

ほとんどのメンバーが評価スコアを獲得していることがわかります。メンバーをポイントすると、その人のコミュニティでの評価について情報を得ることができます。

さらに Alex には、コミュニティのモデレーターであることを示すバッジが表示されています。バッジは、モデレーターや専門的な担当者など、コミュニティの主要メンバーを特定するのに役立ちます。

コミュニティのメンバーになり、参加する

参加するボタンをクリックすると、コミュニティをフォローしたことになります。これで後から簡単にここに戻ってくることができます。フォロワーには各自のニュースフィードに通知が表示され、新しいメンバーが参加したことが伝えられます (このようなアクティビティの通知がプライバシー設定で無効にされていない場合)。これでメンバーとなったので、ディスカッションに参加できます。たとえば、PM としてのスキルを向上させるために受講すべき講座についてアドバイスが欲しいとします。新しいディスカッションを開始して、自分の質問をタイトル フィールドに入力します。これが質問であることを示すチェックボックスをオンにし、カテゴリを選択します。

質問であることを指定するチェックボックスをオンにすると、ディスカッションはその状態に応じて未回答の質問または回答済みの質問のどちらかの一覧に表示されます。また、画像、ビデオ、ドキュメントをディスカッションや返信に含めることも簡単です。通知は、ディスカッションの開始時にニュースフィードに送られます。また、返信があったときに電子メール通知を受け取ることもできます。このため、何回もここに戻ってチェックする必要はありません。

コミュニティを参照しているときに、自分が回答できる質問を見つけたのでそれに返信したとしましょう。元の投稿者は、ディスカッションに返信があったことを伝える電子メール通知を受け取ります。投稿者が回答を確認しそれをベストな回答としてマークすると、今度はそのことを伝える通知が、回答した人 (およびその人をフォローしている人) のニュースフィードに送信されます。さらに、こうした貢献によって評価ポイントを獲得していくと、自分のステータスが上がります。おめでとうございます! ステータスが上がった場合もニュースフィードに通知が届きます。

評価についての情報はメンバー ページで確認することができます。ポイント システムは各コミュニティの所有者またはモデレーターが設定するので、参加しているコミュニティごとにそのシステムは異なります。

ここまで説明したように、コミュニティでは、これまでのすべてのディスカッションを 1 つの場所から見ることができます。検索で探すことができ、評価の高い優れたコンテンツやコミュニティのモデレーターおすすめのコンテンツもわかります。だれが最も貢献しているのかを知ることができるので、どの人を信頼してフォローすればよいのかもわかります。必要であれば直接コンタクトすることもできます (これには、統合された Lync ピープル カードを使用します)。また、主要アクティビティのフィード通知によって、優れたコンテンツを偶然発見したり、同じことをしている人を助けたりできることも忘れないでください。すべてが SharePoint に基づいているので、コミュニティは Sharepoint が含む優れたコンテンツと機能 (カスタム リスト、ドキュメント ライブラリ、ワークフロー、ガバナンスなど) をすべて活用することができます。

まだまだ紹介したいものはたくさんあります。今後の投稿では、コミュニティを簡単にセットアップしてカスタマイズする方法を説明します。それまでの間に、Office 365 Preview をぜひチェックしてみてください。そして下のコメントにご質問やご意見をお気軽にお寄せください。

これはローカライズされたブログ投稿です。原文の記事は、「Discover Answers and Share Expertise with SharePoint Communities」をご覧ください。