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共有がシンプルに

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原文記事の投稿日: 2012 年 7 月 27 日 (金曜日)

ユーザー エクスペリエンスを活動の中心にした、SharePoint エンジニアリング チームのプログラム マネージャーの Gaurav Doshi です。

私が Microsoft で働くのが気に入っている理由の 1 つに、寛大な社風が浸透している点があります。社内の知り合いは皆、非営利のボランティア活動に従事しています。私も、恵まれない子供たちに教育とプライマリ ヘルス ケアを提供するインドのボランティア グループを運営する非営利活動をしています。

私たちは定期的に、写真、ビデオ、予算書、領収書、法的資料などの多くの情報を交換しています。プレゼンテーションの共同作業を行ったり、ビデオを編集したり、配布資料を作成したりします。現在はこのすべてを電子メールで行っており、おわかりのように面倒です。情報が散らかってしまっています。だれかが更新してもそれが失われてしまうことがよくあり、各バージョンはすぐに制御できなくなります。

 

この事態を収拾するのに最適なのが SharePoint です。サイトは、プロジェクトに関連するすべての情報を格納できる最適な場所です。組織内のユーザーまたは外部ユーザーであるボランティアとサイトを簡単に共有できます。プレゼンテーションを作成したりビデオを編集したりするために、どこでもだれとでも共同作業を行うことができます。更新が失われることはありません。

 

SharePoint を使い慣れている場合は、権限、グループ、および継承という言葉は聞いたことがあるかもしれませんが、"共有" は新機能です。非常にシンプルですが強力です。以下で見ていきましょう。

 

サイトを共有する

サイトは人と共有するためのものです。新しいバージョンの SharePoint で行うサイトの共有はシンプルです。サイトのすべてのページの右上隅に、[共有] (Share) ボタンがあります。そのボタンをクリックし、共有相手の名前を入力して、Enter キーを押します。それだけで済みます。SharePoint では、この機能を実現するために権限レベル、グループ、継承などの強力な概念も引き続き使用されていますが、サイトの共有などの日常的な作業を行うためにこれらの概念を理解する必要はなくなりました。

 

共有相手には、サイトへのリンクを含む招待メールが送信されます。

Office 365 を使用している場合は、社外のユーザーを招待できます。電子メール アドレスを入力すると、そのユーザーにも招待メールが送信されます。

共有するときには、だれが表示できるかを理解することも必要です。このサイトに既に存在するユーザーを確認する場合は、それも簡単に行うことができます。右上隅にある [設定] メニューで [共有相手] (Shared with) をクリックすると、サイトにアクセスできるユーザーの名前と写真が表示されます。



ドキュメントを共有する

サイト全体ではなく 1 つのドキュメントを共有することだけが必要な場合があります。そのドキュメントを SkyDrive Pro にアップロードできます。この時点ではだれとも共有していません。共有する準備が整ったら、ドキュメントの横にある [ロック] アイコンをクリックし、[ユーザーの招待] (Invite People) をクリックして名前を入力し、Enter キーを押します。招待したら、ドキュメントが共有されていることを示すように [ロック] アイコンが変更されます。

 

また、サイト内の個々のドキュメントを共有するには、ドキュメントのコールアウトで [共有] (Share) をクリックします。

 

組織の外部のユーザーとドキュメントを共有する場合、既定では、そのユーザーは無料の Microsoft アカウント (旧称 Live ID) を使用してサインインする必要があります。ただし、[サインインを要求する] (Require sign-in) チェック ボックスをオフにすると、ユーザーはサインインする必要がなくなります。これは私にとって、募金を呼び掛けるイベントの配布資料を共有する場合に最適です。共有相手は、リンクを他の人に転送できます。リンクを Facebook に貼り付けてイベントを宣伝することなどもできます。リンクを入手した人はだれでも、サインインせずに配布資料にアクセスできます。

 

なお、管理者はサインインを求めずに共有する機能などの特定の共有設定を制御できるという点に注意してください。

 

アクセス要求

SharePoint を使用している場合は、次のメッセージが表示されたことがあるでしょう。


これまでは、アクセスが拒否されると手詰まりに陥り、何も対処できませんでした。

 

新しいバージョンの SharePoint では、共有されていないサイトまたはドキュメントにアクセスしようとしたとき、行き詰まることはもうありません。代わりに、サイト所有者に通知を送信して、アクセスが必要な理由を説明することができます。所有者がその要求を承認したら、電子メールで通知されます。手詰まりに陥ることはもうありません。呼び鈴付きのドアのようなものです。


SharePoint 2013 を使用して非営利活動に関連するすべての情報を格納し、共有するのが待ち遠しいです。提案書をベンダーと一緒にまとめたり、パートナーと迅速かつ安全に協力したり、組織の垣根を越えて共同作業を行ったりといった日常的な作業が、シンプルな共有によってどのように改善されるでしょうか。

 

プレビュー版 (英語) の SharePoint を今すぐお試しになり、フィードバックをお寄せください。

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これはローカライズされたブログ投稿です。原文の記事は、「Sharing - simplified」をご覧ください。