Einführung in die Dokumentverwaltung in SharePoint 2010

Einführung in die Dokumentverwaltung in SharePoint 2010

Hallo allerseits. Hier ist wieder Adam Harmetz. Diesmal möchte ich über einen anderen wichtigen Bereich der Welt der Inhaltsverwaltung sprechen: die Dokumentverwaltung. Sie werden in den nächsten Monaten von verschiedenen Mitgliedern des Entwicklungsteams Informationen zu neuen Dokumentverwaltungsfeatures erhalten, mit deren Hilfe Sie optimal von einem Dokumentkorpus profitieren können. Außerdem gehen wir darauf ein, wie wichtige frühe Übernehmer von SharePoint 2010 mithilfe neuer Dokumentverwaltungsfeatures die schwierigsten Herausforderungen im Bereich der Informationssteuerung bewältigt haben.

Heute möchte ich jedoch darüber sprechen, was das Team seit SharePoint 2007 über den Bereich der Dokumentverwaltung gelernt hat, und Sie auf eine Reise durch die wichtigsten Grundsätze mitnehmen, auf denen unsere Sicht der Dokumentverwaltung in dieser Version beruht.

Rückblick: Dokumentverwaltung in SharePoint 2007

SharePoint 2007 war die erste Version, in der nicht mehr nur die Zusammenarbeit Gegenstand der Anwendung war, sondern Kunden ihre Dokumentbibliotheken strukturieren und verwalten konnten. Ein großer Teil der wichtigen Dokumentverwaltungsinfrastruktur wurde in dieser Version eingeführt: Ein- und Auschecken, Haupt- und Nebenversionen, Berechtigungen auf Elementebene, Inhaltstypen, Workflows und der Papierkorb sind nur ein paar Beispiele. Natürlich sind alle diese Features eng in die Office-Clientanwendungen integriert, beispielsweise in Word, Excel und PowerPoint, um Endbenutzern die Interaktionen mit dem Dokumentrepository (einem Kerngrundsatz des Entwurfs, der auch in SharePoint 2010 noch Gültigkeit hat) zu erleichtern.

Mit Features wie diesen konnten Kunden Wissensrepositorys von hohem Wert in SharePoint 2007 erstellen.

Für SharePoint 2010 wollten wir auf dem großen Erfolg von SharePoint 2007 aufbauen. Daher haben wir uns beim Entwurf auf drei Hauptaspekte konzentriert:

Grundsatz Nr. 1: Nicht Verwaltetes verwalten

Wir untersuchten, wie die Kunden die Dokumentverwaltungsfeatures von SharePoint 2007 verwenden, und bemerkten dabei einen interessanten Trend: Diese Features waren nicht nur Teil der Bereitstellungen verwalteter Dokumentrepositorys. Tatsächlich wurden die herkömmlichen Dokumentverwaltungsfeatures auch auf durchschnittlichen Websites für die Teamzusammenarbeit in hohem Maß genutzt. Kunden verwendeten die Features zum Anwenden von Richtlinien und Strukturen sowie zum Sammeln von Erkenntnissen aus Quellen, die anderenfalls im Wesentlichen nicht verwaltet würden. SharePoint wurde verwendet, um immer mehr typischerweise unstrukturierte Silos in die ECM-Welt einzubeziehen.

Dies ist eine wichtige Erkenntnis, die für unsere Investitionen in SharePoint 2010 wirklich entscheidend war. Beispielsweise ist eines der wichtigen neuen Features in SharePoint 2010 das Konzept der Dokumentenmappe. Sie können sich eine Dokumentenmappe als einen „Ordner auf Anabolika“ vorstellen. Sie können verwandte Dokumente gruppieren, sodass für diese die gleichen Metadaten sowie eine gemeinsame Homepage, gemeinsame Workflows und ein gemeinsamer Archivierungsprozess gelten:

Bei der Homepage einer Dokumentenmappe handelt es sich um eine anpassbare Seite, über die Benutzer den Inhalt der Mappe ermitteln, Metadaten anzeigen und zwischen Elementen in der Mappe synchronisieren und die Mappe verwalten können.

Beim Entwerfen dieses Features wussten wir, dass die Benutzer dieses zum Verwalten stark strukturierter und starrer offizieller Prozesse (beispielsweise in einem Pharmaunternehmen zum Einreichen von Formularen bei einer Aufsichtsbehörde) verwenden wollen würden. Ebenso wichtig war uns jedoch, dass das Feature auf einer kompakten Teamwebsite zum Verwalten der meisten Prozesse verwendet werden konnte, bei denen mehrere Dokumente aneinander gebunden werden mussten (beispielsweise bei einem Team, das ein Pitch Book bzw. ein Verkaufsangebot zusammenstellen muss, das PowerPoint-Folien, ein Arbeitsblatt mit Kosten und ein Dokument mit einer Beschreibung der Verkaufsargumente umfasst).

Durch die Möglichkeit, das Dokumentenmappenfeature formlos und einfach zu verwenden, ist der Wert von ECM in der Meinung der SharePoint-Endbenutzer gestiegen.

Grundsatz Nr. 2: Thematische Computerfeatures und Unternehmensmetadaten sind radikale Innovationen.

Als wir mit dem Entwerfen der Dokumentverwaltungsfeatures für diese Version begannen, erkannten wir schnell das Potenzial der Metadaten – sowohl strukturierter Taxonomien als auch kompakter Folksonomien (Schlüsselwörter) – als transformierende Kräfte im Bereich der Dokumentverwaltung. Ein SharePoint 2010-Dokumentrepository würde beide Konzepte in vollem Umfang nutzen müssen.

Es gibt zwei Schlüsselprinzipien, die Benutzern von SharePoint 2010 die Nutzung von Metadaten ermöglichen. Das erste bezieht sich auf die Verwendung von Kategorien: Es ist einfach, auf einer Website unternehmensweite Inhaltstypen und Taxonomien zu verwenden, und es ist für Benutzer ebenso einfach, diese als Kategorien zu verwenden.

SharePoint 2010 bietet konsistente Verwaltung von Metadaten, die von jeder SharePoint-Website praktisch ohne Aufwand genutzt werden können. Auf diese Weise spricht das gesamte Unternehmen die gleiche Sprache. Praktisch bedeutet dies, dass Sie beispielsweise die Liste der von Ihnen verkauften Produkte einmal definieren und diese Daten dann auf allen SharePoint-Websites zur Verfügung stehen.

Beachten Sie, wie Benutzer dank der AutoVervollständigen-Funktionalität einfach einen Wert aus dieser Folksonomie auswählen können. Außerdem wurde die Kategorie West Coast automatisch für den Benutzer ausgefüllt, da die Kategorie als Standardwert für alle Dokumente in dieser Bibliothek festgelegt ist.

Das zweite Schlüsselprinzip ist die Nutzung dieser Kategorien in SharePoint. Beispielsweise kann eine SharePoint 2010-Dokumentbibliothek so konfiguriert sein, dass Metadaten als primäres Navigationspivot verwendet werden. Sie können sich die metadatenbasierte Navigation als virtuelle Ordnerstruktur vorstellen, die zum Filtern der Elemente in der Bibliothek verwendet werden kann:

Anstatt durch herkömmliche Ordner zu navigieren, hat ein Benutzer die Bibliothek in den virtuellen Ordner gefiltert, der nur Verkaufsmaterial zu den Zeltprodukten von Contoso enthält.

Es handelt sich hier um eine positive Dynamik: Aufgrund der einfachen Eingabe von Metadaten können Elemente kategorisiert werden, was sich positiv auf die Navigation auswirkt. Und da Benutzer die Metadaten für die Navigation im Repository benötigen, ist dies für sie ein Anreiz, die Elemente zu kategorisieren.

Grundsatz Nr. 3: Der Browser als leistungsstarke Dokumentverwaltungsanwendung.

SharePoint wurde immer für viele Szenarien verwendet, ist möglicherweise aber vor allem aus zwei Gründen bekannt:

· Optimales Tool für die Erstellung von Webseiten und-sites

· Ort für die Speicherung, Verwaltung und Zusammenarbeit an Dokumenten

In SharePoint 2010 wird darauf gesetzt, dass bei der Erstellung eines Repositorys für Wissensmanagement das Beste aus beiden Welten zusammengeführt werden muss. Der Browser wird zunehmend zur Schlüsseltechnologie für Information Worker – sowohl innerhalb der Unternehmensfirewall als auch beim Kontakt mit dem Verbraucher. Natürlich werden die Benutzer immer Dokumente herunterladen wollen, die sie mitnehmen können, aber sie möchten auch den Browser verwenden, um mit dem Dokument zu interagieren und umfangreichen Kontext zum Dokument zu sehen (beispielsweise Metadaten, verwandte Dokumente und Wikiseiten zum Thema des Dokuments).

Schon bald wird von Dokumentverwaltungssystemen erwartet werden, dass sie auch gut zum Erstellen von Seiten geeignet sind oder von Wikis, die dem Inhalt des Dokuments Kontext hinzufügen. Jedes System, das diese Möglichkeit nicht bietet, wird bald antiquiert aussehen.

In SharePoint 2010 wird diese Vision in mehrerlei Hinsicht verwirklicht. Erstens kann, wenn Sie die (als Bestandteil der Office 2010-Suite lizenzierten) Office Web Apps installiert haben, der Standardklick für eine Dokumentbibliothek so konfiguriert werden, dass Office-Dokumente im Browser geladen werden:

Benutzer können schnell in SharePoint gespeicherte Office-Dokumente anzeigen, ohne den Browser zu verlassen.

Zweitens haben wir bei dieser Version viel Zeit darauf verwendet, zu überlegen, wie die Web Content Management-Features im Dokumentrepositorys verwendet werden können. So kann beispielsweise das beliebte Webpart für Inhaltsabfragen verwendet werden, um ein Rollup aller zu einem bestimmten Thema gehörenden Dokumente auszuführen:

Ein Inhaltsverantwortlicher kann eine Seite zu einem bestimmten Thema erstellen (beispielsweise zu einem neuen Produkt). Diese Seite enthält Text zum Produkt, Marketingbilder sowie Rollups aller Dokumente, für die das Produkt als Kategorie verwendet wurde.

Dank dieser Vision können Sie zwei in hohem Maß leistungsstarke Aspekte von SharePoint zu einer Lösung für die Suche nach Wissen in einer Organisation kombinieren. Dabei werden ein Unternehmenswiki und ein herkömmliches Unternehmensdokumentrepository zusammengeführt.

Schlusswort: Das war noch lange nicht alles!

Ich hoffe, dass dieser Beitrag etwas Kontext zu unseren Zielsetzungen für die Dokumentverwaltung in SharePoint 2010 und darüber hinaus vermittelt. Was die Features angeht, so haben wir tatsächlich nur ein paar der vielen Dokumentverwaltungsfeatures behandelt, aus denen sich SharePoint 2010 zusammensetzt. In zukünftigen Beiträgen werden wir auf viele weitere Details eingehen. Wir freuen uns auf Kommentare dazu, was Sie in den Beiträgen lesen möchten (insbesondere, wenn Sie die Betaversion heruntergeladen und SharePoint 2010 bereits getestet haben.)

Vielen Dank, dass Sie diesen Beitrag gelesen haben.

Adam Harmetz

Lead Program Manager, Document and Records Management

Es handelt sich hierbei um einen übersetzten Blogbeitrag. Sie finden den Originalartikel unter Introducing Document Management in SharePoint 2010