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SharePoint Server 2010 中的文档 ID

  • 아티클

原文发布于 2011 年 10 月 13 日（星期四）

文档 ID 概述

一个常见的内容管理问题是文档会被移到其他位置，从而导致链接失效。另一个问题涉及向存储库中提交内容并确保以后能够找到该内容。这些类型的问题正是文档 ID 可以处理的问题。文档 ID 是一个网站集级别功能，激活该功能后，它会向所有文档内容类型添加列。每次创建或上载项目并将项目设置为从文档继承的内容类型时，它都会获得一个文档 ID。文档集内容类型是一种也将获得文档 ID 的特殊的非文档内容类型。

快速提示： 您可能需要在已经包含大量文档的网站集上激活文档 ID 功能。由于该事件会对文档内容类型触发内容类型下推，因此该过程可能需要一段时间。文档 ID 激活操作通过默认情况下在夜间运行的计时器作业完成。如果您想要立即激活文档 ID 功能，请在管理中心运行文档 ID 启用/禁用作业。那里有一个单独的计时器作业，用于向现有文档分配文档 ID。

文档 ID 设置

文档 ID 由两部分组成：一个前缀（默认情况下根据每个网站集随机生成）和两组数字。示例文档 ID 如下所示：J2W3DN6QF6XW-2-10。第一个数字是最初在其中创建文档的列表的 ID，第二个数字是该列表中的项目 ID。前缀可以针对每个网站集分别指定，并且可以在“文档 ID”设置页上轻松更改。

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可以在网站集根目录的“网站设置”中访问“文档 ID”设置页，该页将位于“网站集管理”类别中。在“文档 ID”设置页上，您可以指定是否分配文档 ID 并指定使用的前缀。默认情况下，前缀是随机生成的，因此文档 ID 在整个服务器场中具有唯一性。您可以将它更改为可读性更强的前缀，例如某种缩写形式。如果更改前缀，将会出现一个复选框，您可以选中该复选框来重置所有文档 ID。如果选择重置现有文档的 ID，则会中断文档 ID 的预期功能（ID 不再起使用，因为将找不到具有以前 ID 的文档）。应该只在初次分配 ID 后不久（此时人们还没有开始使用文档 ID）重置文档 ID。在设置页上，您还可以指定要使用的搜索范围（默认情况下是“所有网站”范围），以便跨其他网站集查找文档 ID。

文档 ID（链接到文档）列 

在列表视图和文档的视图属性中，可以显示文档 ID 列。文档 ID 列是具有如下格式的 URL：https://site/_layouts/DocIdRedir.aspx?ID=J2W3DN6QF6XW-2-40。当单击此 URL 时，将使用搜索功能查找文档。这样一来，即使文档已移至别处，URL 仍然起作用。

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文档 ID 发送至提示 URL 

在管理中心，您可以配置“发送至”位置以允许您将内容提交到其他网站，内容管理器会自动将文档传送到其最终目的地。这种情况下，会返回一个文档 ID 查找 URL（如果目的地上激活了文档 ID 功能），该 URL 的最后包含一个 HintURL，因此即使搜索功能可能尚未将文档编入索引，用户也可以立即找到该文档。下面是一个 HintURL 链接的示例：

https://sites/_layouts/DocIdRedir.aspx?ID=J2W3DN6QF6XW-2-96&hintUrl=DropOffLibrary/A1.docx

文档中的文档 ID

文档 ID 的使用场景之一是使用文档的打印版本跟踪电子版本。例如，您可以打印一份文档并将它交给别人，但他们无法查找电子版本以查看是否进行过更新。您可以使用一个 Word 文档部件在文档中插入文档 ID。

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您甚至可能需要创建一个模板，以便每次用户创建内容类型的新实例时，文档的页眉或页面中都包含文档 ID。为此，请将文档上载到 SharePoint，在那里，文档将会获得文档 ID。然后下载该文档，按适用于您的内容类型的方式自定义模板，然后使用 Word 的“插入”功能区中的文档部件插入文档 ID 值属性。随后将文件保存为 Word 模板 (dotx) 并创建内容类型。在内容类型的高级设置中，上载您的模板。现在，当人们使用“新建文档”下拉菜单创建内容类型的新项时，他们会将文档 ID 值作为文档部件嵌入。

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“按文档 ID 查找”Web 部件

可以使用“按文档 ID 查找”Web 部件，用户可在其中输入文档 ID 来查找文档。您可以在 Web 部件的“搜索”类别中找到该 Web 部件。可以将文档 ID Web 部件与物理文档中打印出来的文档 ID 结合使用，以便用户可以查找物理文档。

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当然，用户也可以通过将文档 ID 复制到通常的搜索框中来查找文档。DocID 是一个托管属性，因此您可能需要使用以下搜索语法：docid:doc id 值；例如，在搜索框中键入 – docid:J2W3DN6QF6XW-2-96。

文档 ID 是一项新的 SharePoint Server 2010 功能，它使用户即使在文档已移至其他位置时也能够轻松地找到文档。在复制文档时，将分配一个新文档 ID，在移动或剪切并粘贴文档时，将保留其文档 ID。您也可以使用文档 ID 通过电子版本跟踪物理文档。

 

Quentin Christensen

文档和记录管理项目经理

这是一篇本地化的博客文章。请访问 Document ID in SharePoint Server 2010 以查看原文